追蹤企業(yè)發(fā)展腳步 提高檔案管理水平

武志輝

2003年5月開工建設的首秦金屬材料有限公司（以下簡稱首秦公司）是首鋼落實科學發(fā)展觀，主動進行戰(zhàn)略性調(diào)整的重點項目，2006年10月實現(xiàn)鐵、鋼、坯、材等工藝流程全線貫通。

首秦公司從建廠初期就重視加強檔案管理工作，選派有豐富檔案管理工作經(jīng)驗的同志來從事工程檔案管理工作，完善檔案管理制度，加強工程文件收集工作。首秦公司正式投產(chǎn)后開始組建綜合檔案室、建設檔案庫房并開展檔案數(shù)字化工作。首秦公司檔案工作為首鋼生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作做出了突出貢獻，在首鋼檔案工作中起到了先進模范帶頭作用。

一、加強重點工程建設項目的檔案收集工作

首秦公司工程建設項目是首鋼搬遷調(diào)整的試驗基地，工程建設的前期人員是由首鋼內(nèi)部各單位抽調(diào)、支援組成。那時，大家對工程文件材料的形成、收集還不十分了解，為保證工程項目文件的齊全、完整，公司立即從首鋼板材公司抽調(diào)了一名從事檔案工作二十多年、具有豐富的工程檔案管理經(jīng)驗的科技檔案員。這名科技檔案員一到工作崗位，立即著手建立施工圖紙的接收、發(fā)放、借閱和一系列原始臺賬及管理制度，并建立起計算機三級管理目錄，以便于提供檔案利用。

首秦公司的各項工程項目在開工建設前，必須經(jīng)過嚴格的招投標，評定中標單位，簽訂工程施工合同后方能施工。組建初期施工合同中有關(guān)施工資料的內(nèi)容條款較少，也不夠充分，在公司領(lǐng)導的支持下，檔案員與專業(yè)人員進行多次溝通，編定了工程檔案歸檔范圍、歸檔時間、編制材料質(zhì)量等要求，作為附件增加到施工合同中，使施工單位在合同簽訂時就對竣工檔案引起重視。同時，除了在施工合同中加入檔案歸檔條款外，還在合同審批表中增設了檔案部門簽字確認欄，并且建立工程項目登記臺賬，記錄該工程的工期、負責人、資料員及公司專業(yè)配合人等內(nèi)容，使每一項工程的進展都在檔案部門的掌控中，這些工作為竣工后的檔案收集工作打下良好的基礎。

二、組建綜合檔案室，夯實檔案基礎管理工作

2006年10月，首秦公司正式投產(chǎn)運行后，檔案數(shù)量、種類越來越多，為使檔案工作有所創(chuàng)新和發(fā)展，在公司領(lǐng)導支持下，正式成立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理科技、文書、會計、人事、音像、實物和電子等全部檔案。

第一、領(lǐng)導重視為現(xiàn)代化檔案工作創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。公司領(lǐng)導在資金投入上給予大力支持，為綜合檔案室配備了0號曬圖機、0號復印機、0號掃描儀、防磁柜等各種專業(yè)的檔案設施、裝具。為進一步加快公司檔案工作發(fā)展步伐，公司又投入365萬元資金建設面積達644㎡檔案庫房，并配備了密集柜和檔案現(xiàn)代化、自動化以及數(shù)字化的辦公設備和設施。

第二、健全檔案制度和完善檔案網(wǎng)絡體系。根據(jù)國家檔案法規(guī)和總公司檔案管理制度，首秦公司制定下發(fā)了《首秦公司檔案工作制度匯編》，其中包括檔案制度21項，各種規(guī)范目錄、表格22種和各單位文件材料的收集歸檔范圍等，并建立了公司檔案人員網(wǎng)絡機構(gòu)，明確了部門兼職檔案人員，有效指導了檔案工作的有序開展。

第三、精心組織檔案收集工作。首秦公司多次組織召開檔案收集工作大會，公司黨委書記高度重視并在會議上反復強調(diào)了檔案收集工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。歷年來，檔案室累計收集了公司自組建以來圍繞生產(chǎn)經(jīng)營、設備運轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的文書文件材料近5萬卷，工程檔案3.6萬余卷，人事檔案近3000卷，會計檔案近3000卷，電子版文件、照片、音像檔案等近900GB，這些精心收集的檔案不僅豐富了檔案室藏還確保了檔案的查全率和查準率。

三、更新觀念、創(chuàng)新管理，打造檔案文化精品為企業(yè)服務

檔案室將首秦公司積極推行的六西格瑪精細化企業(yè)管理理念引入檔案工作以促進檔案管理工作向精細化、標準化發(fā)展。同時以“項目帶動人”促進檔案人才隊伍建設。例如，利用六西格瑪理念實施完成的《規(guī)范作業(yè)部施工圖紙的管理》、《建立首秦公司大事記管理體系》、《提高技改、檢修增項資料歸檔率》、《創(chuàng)建數(shù)字檔案室，實現(xiàn)網(wǎng)上利用》等項目，不僅完成既定項目目標，而且在先進的管理思路下有效地提升了檔案管理水平。由此，這些項目評審成績也分別名列公司前茅。此外，《運用六西格瑪管理方法，促進檔案工作精細化發(fā)展》的課題研究報告還獲得北京市檔案學會2010-2011年檔案學術(shù)成果調(diào)研報告類一等獎。

如何利用好企業(yè)檔案，充分挖掘、開發(fā)、整合檔案信息資源，制作檔案編研精品，將“死檔”變?yōu)椤盎睢钡男畔?，直接呈獻給利用者檔案知識成果，是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的艱巨任務。檔案室在成立后，制定了“邊組卷、邊編研”的工作思路，先后組織編寫了大事記、中修匯編等一系列編研材料；2009年為紀念首鋼成立九十周年和首秦公司成立五周年，綜合檔案室利用組建后擁有的各門類檔案資源，編纂了《首秦公司創(chuàng)業(yè)發(fā)展圖文集-投產(chǎn)五周年回顧》，于2009年9月31日出版。該書包括37個專題，近7萬字，收錄照片616張，圖表122個，以全方位、多視角地記錄了投產(chǎn)五年來公司管理、工程建設、運行生產(chǎn)、財務管理、節(jié)能環(huán)保、科技創(chuàng)新、大事記等方面創(chuàng)業(yè)和發(fā)展變化。該書還榮獲首鋼總公司優(yōu)秀檔案編研成果獎。

四、努力推進數(shù)字化檔案室建設，實現(xiàn)資源共享

首秦公司的檔案數(shù)字化工作起步較早，2006年公司辦公自動化系統(tǒng)上線。為保證OA系統(tǒng)中的電子文件及時、準確、完整的歸檔，檔案室引進了先進的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件全部及時、準確、完整歸檔，同時還實現(xiàn)了首秦公司一期圖紙檔案的網(wǎng)上掛接工作，實現(xiàn)了檔案資源共享。

2010年初，首鋼總公司在集團內(nèi)部繼續(xù)開展數(shù)字檔案室建設，而首秦公司作為示范基地，率先進行了檔案數(shù)字化建設，開展了檔案數(shù)字化條文錄入、原文掃描、軟件升級、數(shù)據(jù)掛接等各項工作。在檔案系統(tǒng)中建立基建檔案、數(shù)字化圖紙目錄、工程前期檔案、科研檔案等66個數(shù)據(jù)庫表，編制圖紙掃描命名規(guī)則、檔號編制規(guī)則、掃描后電子圖紙命名、三級目錄錄入注意事項、EXCEL表整理規(guī)則等技術(shù)規(guī)范，整理導入各級目錄數(shù)據(jù)367978條，掃描圖紙124784張。

為確保掃描圖紙的準確性，檔案室組織各部門專業(yè)人員進行了圖紙審核，共審核設備、電氣、給排水等12個專業(yè)圖紙114538張。同時，為確保網(wǎng)上利用檔案的信息安全，制定了詳細的《科技檔案網(wǎng)上分級授權(quán)流程》、《科技檔案網(wǎng)上利用流程圖》，還制訂了用戶開通申請單。目前，公司文書檔案全部實現(xiàn)網(wǎng)上利用，科技檔案50%實現(xiàn)網(wǎng)上利用，從軟、硬件建設各方面有效地提高了檔案現(xiàn)代化管理水平。

在信息化建設迅猛發(fā)展的今天，首秦公司全體檔案人員在緊跟企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新步伐，大膽吸收先進管理理念，不斷完善檔案收集工作，不斷進行管理創(chuàng)新，不斷打造檔案精品，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持，為首鋼搬遷調(diào)整工作做出了積極貢獻。

作者單位：首鋼總公司檔案處endprint