淺議我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與優(yōu)化

周春蓮

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，我國檔案事業(yè)的發(fā)展也呈現(xiàn)出巨大的變化，檔案館正在逐步邁入數(shù)字檔案館的發(fā)展階段。但是，我國數(shù)字檔案館還處于信息時(shí)代的轉(zhuǎn)型期，在這個(gè)階段很容易出現(xiàn)與我國檔案事業(yè)發(fā)展不協(xié)調(diào)的問題。在這種情況下，使我國數(shù)字檔案館的建設(shè)、優(yōu)化與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，已經(jīng)成為不容忽視的問題之一。本文基于這個(gè)研究基礎(chǔ)，提出了個(gè)人的看法與見解，希望對(duì)我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與優(yōu)化起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；建設(shè)；優(yōu)化

一、數(shù)字檔案館概述

1.數(shù)字檔案館。顧名思義，數(shù)字檔案館就是運(yùn)用當(dāng)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)化方式實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館。數(shù)字檔案館的特征主要包括：網(wǎng)絡(luò)化傳輸方式，數(shù)字化信息模式，合理的空間布局，業(yè)務(wù)人員專才化。

2.數(shù)字檔案館的主要功能與意義。（1）數(shù)字檔案館建設(shè)的功能。在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案館的承載功能非常重要，它的主要功能可以概括為：一是數(shù)據(jù)存量相當(dāng)龐大，記憶功能難以想象；二是信息的多種類綜合，資源的多領(lǐng)域共享；三是訪問量超高，查詢內(nèi)容快捷、方便。（2）數(shù)字檔案館建設(shè)的意義。它的意義可以概括為：一是數(shù)字檔案館為科學(xué)研究、知識(shí)普及等提供了智能化服務(wù)；二是數(shù)字檔案館的檔案信息能夠支持決策和管理；三是數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代必不可少的一部分；四是改善檔案管理工作，提高檔案管理工作的社會(huì)地位。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題與對(duì)策

1.數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題。（1）數(shù)字化成果上網(wǎng)及共享存在安全隱患。由于數(shù)字化檔案館的主要特點(diǎn)是數(shù)字化，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，如果無法做好信息資源安全管理工作，很容易發(fā)生信息安全問題。（2）檔案的憑證價(jià)值難以保證。如何保證數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，是數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用時(shí)需謹(jǐn)慎考慮的難題。（3）網(wǎng)絡(luò)檔案信息保存技術(shù)的研究進(jìn)展緩慢。目前，我國對(duì)數(shù)字檔案信息保存技術(shù)研究較少，數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展尚待時(shí)日。（4）各地檔案館普遍面臨經(jīng)費(fèi)不足的問題。目前，我國有相當(dāng)數(shù)量的檔案館在硬件、軟件建設(shè)方面存在“硬件不硬、軟件很軟”的狀況。（5）缺乏宏觀的整體規(guī)劃。目前，我國數(shù)字檔案館的建設(shè)存在著由上至下、宏觀整體規(guī)劃不足的現(xiàn)狀。數(shù)字檔案館的建設(shè)只有做到整體宏觀規(guī)劃，才能有效解決資源浪費(fèi)的問題。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)的對(duì)策建議。（1）強(qiáng)化管理，重視安全，全面提高數(shù)字檔案館的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。要針對(duì)數(shù)字檔案資源是否涉密等問題，進(jìn)一步細(xì)化與規(guī)范數(shù)字檔案資源管理。要針對(duì)信息技術(shù)條件下存在的數(shù)據(jù)竊聽、計(jì)算機(jī)病毒等風(fēng)險(xiǎn)，采取相關(guān)的技術(shù)措施。（2）轉(zhuǎn)變觀念，落實(shí)立法，保證數(shù)字檔案憑證價(jià)值。傳統(tǒng)實(shí)體檔案的憑證價(jià)值是通過“白紙黑字”體現(xiàn)的。而數(shù)字檔案是以具體的軟件為依托來傳遞信息的。在這種情況下，只有通過完善規(guī)章制度，落實(shí)立法，才能從根本上保證數(shù)字檔案的憑證價(jià)值。（3）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)攻關(guān)，解決數(shù)字檔案存取難題。數(shù)字檔案需要依托軟件設(shè)備，才能以文字的形式呈現(xiàn)出來，但我國技術(shù)方面與國外相比相對(duì)滯后。因此，我國需要不斷研制新載體、攻關(guān)新技術(shù)，保證能夠順利存取檔案。（4）納入日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，積極爭(zhēng)取對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的投入。各級(jí)檔案部門要爭(zhēng)取獲得政府電子政務(wù)建設(shè)部門的支持，使其作為電子政務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要環(huán)節(jié)并同步實(shí)施。（5）循序漸進(jìn)，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。整體規(guī)劃要統(tǒng)籌考慮人員、場(chǎng)地、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、檔案和數(shù)據(jù)安全等各個(gè)方面因素，不能顧此失彼。

三、數(shù)字檔案館的優(yōu)化技術(shù)路線與優(yōu)化策略

1.數(shù)字檔案館的優(yōu)化技術(shù)路線分析。（1）檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。在信息時(shí)代背景下，檔案的數(shù)字化要與上網(wǎng)利用同步進(jìn)行。只有做到網(wǎng)絡(luò)化，才能突顯出檔案館數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)。

（2）多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步。一是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫，三是建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。（3）檔案鑒定與數(shù)字化同步。檔案開放鑒定問題是當(dāng)務(wù)之急，只有將這一問題解決好，才能邁出檔案信息資源共享的第一步。

2.檔案館數(shù)字化的優(yōu)化策略。（1）剔除無用信息策略。開展檔案價(jià)值鑒定工作，剔除無用信息，有效避免資源浪費(fèi)和數(shù)字化垃圾是最基礎(chǔ)的應(yīng)用策略。（2）本級(jí)為主策略。進(jìn)入信息時(shí)代，檔案館要向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，所以，地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。（3）需求導(dǎo)向策略。在信息社會(huì)背景下，社會(huì)需求是制訂和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。只有將人們對(duì)于信息的需求作為主要發(fā)展策略，才能突顯出檔案館數(shù)字化的優(yōu)化策略。

綜上所述，隨著信息化社會(huì)的不斷深入，盡管數(shù)字檔案館的理論研究取得了很大發(fā)展，但是在實(shí)踐與應(yīng)用方面卻處于起步階段。因此，只有將我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與優(yōu)化工作落實(shí)到實(shí)處，才能體現(xiàn)出數(shù)字檔案館存在的真正意義。

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