縣級醫(yī)院科室直接成本數據采集方法探討

■ 江蒙喜 李衛(wèi)平

1 數據采集方法設計背景

成本核算數據的采集是核算工作的基礎，數據采集的質量直接影響核算結果的準確性。目前縣級醫(yī)院缺乏統一的科室成本核算體系。大多數縣級醫(yī)院按照自己的科室、會計科目等設置情況，通過手工或信息系統采集數據，自行決定各級各類分攤標準，以致各家醫(yī)院的成本核算結果口徑不一致，無法比較。數據采集的標準化是標準成本核算的基礎，本方法通過規(guī)范縣級醫(yī)院科室成本核算7大類成本數據的采集，以形成統一口徑。

縣級醫(yī)院成本核算工作較為薄弱?？h級醫(yī)院財務科人員緊缺，新財務會計制度的實施又增加了財務人員的工作量，手工核算很難實施；成本核算復雜且繁瑣，涉及到數據的歸集、分攤標準的確定及報表分析，對財務人員素質要求較高。本方法通過醫(yī)院現有的HIS和財務等信息管理系統采集電子數據，手工數據極少，降低了工作量，同時也提高了核算數據的準確性。

2 采集過程

以醫(yī)院財務部門會計核算周期為準，依據規(guī)范文本，從醫(yī)院HIS、財務等信息管理系統采集數據，再通過手工微調轉化為可用的標準化醫(yī)院各科室直接成本核算數據文檔。

表1 人員經費數據采集項目表

依據《醫(yī)院會計制度》第六部分成本報表參考格式中醫(yī)院各科室直接成本表可知，成本項目由人員經費、衛(wèi)生材料費、藥品費、固定資產折舊、無形資產攤銷、提取醫(yī)療風險基金和其他費用等7項組成。為了核算結果準確，上述7部分成本數據首選采集相關原始數據，如相關信息系統缺失，則通過采集財務系統中的憑證數據來彌補。人員經費數據來源首選人事管理系統，衛(wèi)生材料費、藥品費和提取醫(yī)療風險基金數據來源于HIS系統，固定資產折舊和無形資產攤銷數據來源首選醫(yī)院資產管理系統，其他費用數據來源于財務系統中的憑證數據。

2.1 人員經費數據采集

表1數據采集于人事管理系統，沒有此系統的醫(yī)院可以通過財務系統憑證采集醫(yī)療業(yè)務成本——人員經費（憑證號500101）和管理費用——人員經費（憑證號530101）。應采集醫(yī)院向每一位職工發(fā)放的工資，包括離退休人員和實習人員。離退休人員所在科室填寫行政管理部門內的離退休管理科，實習人員所在科室填寫行政管理部門內的科教科。

2.2 衛(wèi)生材料費數據采集

從HIS系統的物資庫中導出衛(wèi)生材料代碼和衛(wèi)生材料名稱，將其分為以下5類：21表示血費，22表示氧氣，23表示放射材料，24表示化驗材料，25表示其他衛(wèi)生材料。

當醫(yī)院中同一種衛(wèi)生材料的不同規(guī)格或（和）不同產地使用同一代碼時，此處所采集的衛(wèi)生材料代碼即醫(yī)院本身的衛(wèi)生材料代碼和規(guī)格代碼、產地代碼的并集，以確保所采集的衛(wèi)生材料代碼的唯一性。

從HIS系統的衛(wèi)生材料進價庫導出各種衛(wèi)生材料的購入價。如遇到某一代碼衛(wèi)生材料在本月采購多次，則此處購入價為多次采購價的加權平均價，以確保每一個衛(wèi)生材料代碼只對應一種衛(wèi)生材料（平均）購入價。

從HIS系統采集本核算周期各科室所消耗的各類衛(wèi)生材料的消耗量。其中“消耗方式”填寫門診/住院，以區(qū)分此衛(wèi)生材料是臨床科室的門診還是病房消耗，如衛(wèi)生材料是醫(yī)療技術類或醫(yī)療輔助類科室消耗，則此列信息可留空。本核算周期各科室的衛(wèi)生材料費即衛(wèi)生材料（平均）購入價和消耗量乘積。衛(wèi)生材料費數據采集如表2所示。

表2 衛(wèi)生材料費數據采集項目表

2.3 藥品費數據采集

從HIS系統的物資庫中導出藥品代碼和藥品名稱，將其分為以下3類：31表示西藥，32表示中成藥，33表示中草藥。數據采集項目見表3。

表3 藥品費數據采集項目表

同一種藥品的不同規(guī)格或（和）不同產地使用同一代碼時、遇到某一代碼藥品在本月采購多次及從HIS系統采集本核算周期各科室所消耗的各類藥品的消耗量時，參照衛(wèi)生材料費用采集處理方式。

2.4 固定資產折舊數據采集

從資產管理系統中采集各科室名下所擁有的各類固定資產在本核算周期的計提金額。經費來源寫財政資金、科教資金或自籌資金，用于核算財政補助固定資產折舊金額和科教項目固定資產折舊；資產類型填寫房屋及建筑物、專用設備、一般設備或其他固定資產，其中一般設備金額作為器械科成本向各臨床服務類科室分攤的系數。數據采集項目見表4。

表4 固定資產折舊數據采集項目表

如醫(yī)院沒有資產管理系統，則通過采集財務系統憑證數據獲取會計科目中資產類——固定資產（憑證號1601）。

2.5 無形資產攤銷數據采集

從資產管理系統中采集各科室名下所擁有的各類無形資產在本核算周期的計提金額。經費來源寫財政資金、科教資金或自籌資金，用于核算財政補助無形資產折舊金額和科教項目無形資產折舊。無形資產攤銷數據采集項目見表5。

表5 無形資產攤銷數據采集項目表

如醫(yī)院沒有資產管理系統，則通過采集財務系統憑證數據獲取會計科目中資產類——無形資產（憑證號1701）。

表6 提取醫(yī)療風險基金數據采集項目表

2.6 提取醫(yī)療風險基金數據采集

從HIS系統采集本核算周期內各科室開展各項診療項目的收費情況，匯總各臨床服務類科室本核算周期內的收入總額，按1‰-3‰的比例計提，各臨床服務類提取醫(yī)療風險基金即各臨床服務類科室本核算周期內的收入總額與計提比例乘積。提取醫(yī)療風險基金數據采集項目見表6。

2.7 其他費用數據采集

從財務系統采集本核算周期費用類——管理費用（憑證號5301）中的其他費用。此類費用主要包括各科室在本核算周期內的辦公費、水電費、差旅費、物業(yè)管理費、公務接待費等等。數據采集項目見表7。

表7 其他費用數據采集項目表

3 采集過程中數據缺失的問題

3.1 部分醫(yī)院財務系統不能核算到科室

部分地區(qū)由于事業(yè)單位納入財政部門統一核算，使醫(yī)院內部錄入憑證的科室均為全院，以致財務系統核算不能到醫(yī)院內部各個科室。本方法通過人員數將全院其他費用分攤到各科室。

3.2 部分醫(yī)院固定資產管理不規(guī)范

部分醫(yī)院在錄制資產管理卡片時未包含資產經費來源信息，以致在采集固定資產和無資產折舊數據時缺失經費來源信息。本方法通過手工錄入彌補所缺失的信息。

部分醫(yī)院固定資產清查不到位，未將固定資產折舊計提到各個科室，如醫(yī)院大樓的折舊都記在總務科等；部分醫(yī)院財務賬面固定資產和實際擁有固定資產不符，醫(yī)院未能及時進行清產核資。本方法通過要求固定資產管理部門定期對院內固定資產進行盤點，與財務賬進行核對，確保財務資產賬屬實。

3.3 部分醫(yī)院部分數據未錄入信息系統

個別醫(yī)生偶爾還有手工開單現象，未通過電子病歷將成本數據錄入HIS系統；體檢科等個別科室收入數據未錄入HIS系統；個別醫(yī)院耗材采購數量、價格及消耗量數據未錄入信息系統。本方法通過手工錄入彌補所缺失的信息。

3.4 部分醫(yī)院衛(wèi)生材料在不同管理環(huán)節(jié)上存在問題

在申請、采購環(huán)節(jié)，出現科室或個人自行采購，后期再從程序上完善申請手續(xù)的情況。在領用環(huán)節(jié)，出現領料單只填數量，不填寫價格，無法進行成本核算的情況。在使用環(huán)節(jié)，出現無二級庫管理，領回科室后均以庫房為準，消耗非“實耗實消”，科室內部未建立賬本，無賬可查；消耗去向不明確，物資領用后，可能為多個小科室共同使用，也可能門診和病房共同使用，物資使用具體流向不清。本方法通過規(guī)范衛(wèi)生材料的管理來彌補所缺失的信息。

3.5 醫(yī)院各信息系統內部科室設置不統一

在采集數據過程中發(fā)現，目前大多數醫(yī)院HIS系統、財務系統、人事管理系統和資產管理系統內部科室設置情況不統一，導致采集于不同系統的各數據文檔內的科室代碼和科室名稱不一致，無法核算，即存在人們常說的“信息孤島”現象。本方法通過將上述各系統內的科室設置建立對應關系，梳理出一套科室代碼和科室名稱，作為醫(yī)院科室成本核算的核算單元。

4 討論與分析

4.1 縣級醫(yī)院的快速發(fā)展致使相關管理跟不上其發(fā)展步伐

部分縣級醫(yī)院的信息化建設跟不上醫(yī)院臨床醫(yī)療實踐和學科建設的發(fā)展速度，部分臨床診療活動未通過信息系統來管理；部分醫(yī)務人員和管理者還沒有跟上信息化管理的進程，不適應信息化管理的要求，仍然采用手工記錄信息。

經過改革開放30年的發(fā)展，醫(yī)院資產經費來源多元化，財政投入的手段變化了，醫(yī)院自身也有一定的積累能力，但是財務人員在錄入固定資產信息時未明確資產經費，以致核算在采集固定資產和無資產折舊數據時缺失經費來源信息。

4.2 規(guī)范縣級醫(yī)院的藥品和衛(wèi)生材料管理勢在必行

隨著縣級醫(yī)院規(guī)模的擴大、業(yè)務量的增長和臨床醫(yī)學技術的發(fā)展，縣級醫(yī)院使用的衛(wèi)生材料種類越來越多，價值越來越高，但是部分縣級醫(yī)院沒有落實衛(wèi)生材料的管理流程，反映了材料物流的管理跟不上臨床醫(yī)療實踐的發(fā)展，而且這些環(huán)節(jié)易于產生醫(yī)療活動中的腐敗。

4.2.1 建立衛(wèi)生材料購置工作流程，規(guī)范衛(wèi)生材料采購的管理。由于目前大部分地區(qū)衛(wèi)生材料未采用政府統一招標采購，因此應規(guī)范衛(wèi)生材料采購的管理。由有采購衛(wèi)生材料意愿的科室提出資產及物資購置申請，提交主管院長審批后，醫(yī)院衛(wèi)生材料相關管理部門對提交的采購計劃進行考察論證、招標、議標，通知供貨方及相關人員實施購進，醫(yī)院衛(wèi)生材料庫房驗證發(fā)票后由保管員驗收貨物入庫，填寫實物會計制入庫單并登記入賬，整理相關憑據提交財務科，服務科按合同上的報付款計劃，經院長審批后按審批計劃匯款。

4.2.2 建立藥品和衛(wèi)生材料供應管理流程，規(guī)范醫(yī)院藥品和衛(wèi)生材料的管理。藥品和衛(wèi)生材料經保管員驗收物資入庫，保管員依據領取審批單開具出庫單，領取人簽字后領取相應物資并出庫，實物會計制消耗報表報相關科室；定期與財務科核對賬目，每季度盤點并查明賬實不符原因，填寫盈虧報廢申請表，院長審批，報財務科，調理賬目。

4.3 規(guī)范醫(yī)院各信息系統的科室設置

多年來的醫(yī)院信息化建設使各醫(yī)院都建立了多個管理信息系統，但是各系統之間標準和口徑的不一致，大大降低了管理效能，對醫(yī)院管理的現代化造成了很大障礙。醫(yī)院在信息化建設過程中應規(guī)范各信息系統內部的科室設置，確保其規(guī)范、統一。在數據采集中遇到的問題反映了縣級醫(yī)院管理中存在不足，醫(yī)院應規(guī)范信息、固定資產、藥品和衛(wèi)生材料的管理工作，確保醫(yī)院實際運行情況與財務賬務情況保持一致。

成本核算數據的采集工作尤為重要，本方法通過采集HIS、人事、資產管理及財務等信息系統信息，確保采集數據的原始性和準確性，以保證核算結果的準確、可比較。

[1]國家財政部,原衛(wèi)生部.醫(yī)院財務制度[M].（2010-12-28）[2014-01-03].http://sbs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201101/t20110118_418577.html.

[2]國家財政部.醫(yī)院會計制度[M].北京:經濟科學出版社,2011.

[3]張秀治,李思軍,王一博,等.新編醫(yī)院工作流程[M].北京:中國科學技術出版社,2009.