影響中小企業(yè)ERP實(shí)施的關(guān)鍵因素

司亦超

摘要：ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息。中小企業(yè)要想在激烈的市場競爭中處于不敗之地，通過信息技術(shù)改變管理流程，提高競爭優(yōu)勢(shì)以增強(qiáng)競爭力與發(fā)展能力。中國ERP經(jīng)過十幾年的發(fā)展，中小企業(yè)ERP實(shí)施仍存在阻力大，困難重重的現(xiàn)狀。本文通過對(duì)ERP實(shí)施過程中的軟件的選型、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建、ERP實(shí)施過程中的管理基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)關(guān)鍵因素進(jìn)行分析并同時(shí)提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：ERP軟件 實(shí)施 中小企業(yè) 項(xiàng)目

Enterprise Resource Planning 簡稱 ERP，即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，并為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營業(yè)績?cè)u(píng)估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)是一種管理理論和管理思想，不僅僅是信息系統(tǒng)。它利用企業(yè)的所有資源，包括內(nèi)部資源與外部市場資源，為企業(yè)制造產(chǎn)品或者提供服務(wù)創(chuàng)造最優(yōu)的解決方案，最終達(dá)到企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

一、中小企業(yè)實(shí)施ERP的必要性

中小企業(yè)（Small and Medium Enterprises），又稱中小型企業(yè)或中小企，它是與所處行業(yè)的大企業(yè)相比人員規(guī)模、資產(chǎn)規(guī)模與經(jīng)營規(guī)模都比較小的經(jīng)濟(jì)單位。2011年6月18日，工業(yè)和信息化部、國家統(tǒng)計(jì)局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)、財(cái)政部聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于印發(fā)中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的通知》，以定量的方式規(guī)定各行業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)。中小企業(yè)特別是量大面廣的小微企業(yè)已經(jīng)成為國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱。數(shù)據(jù)表明：截至2013年底，全國各類企業(yè)中，小微企業(yè)約1170萬戶，占到企業(yè)總數(shù)的76.57%。若將4436萬戶個(gè)體工商戶視作微型企業(yè)納入統(tǒng)計(jì)，則小微企業(yè)在工商登記注冊(cè)企業(yè)中所占的比重就達(dá)到了94.15%。中小企業(yè)的ERP管理軟件實(shí)施仍在進(jìn)行中而且也有必要得到進(jìn)一步優(yōu)化。

二、中小企業(yè)實(shí)施ERP的關(guān)鍵因素

（一）ERP軟件選型

對(duì)自身行業(yè)認(rèn)識(shí)清醒、需求明晰、目標(biāo)明確、調(diào)研充分、合理選擇ERP軟件是影響中小企業(yè)ERP實(shí)施的一個(gè)關(guān)鍵因素。企業(yè)在決定實(shí)施ERP之后，前期過程中的最后一步是軟件選型。企業(yè)實(shí)施ERP軟件選型很重要，中小企業(yè)通常面臨的競爭環(huán)境復(fù)雜，為此都有相對(duì)靈活的應(yīng)對(duì)機(jī)制和模式，不崇拜大而全的產(chǎn)品，只有選擇適合自己的才是最好的。

首先做好需求分析，一個(gè)擬實(shí)施ERP的中小企業(yè)是否真的了解自己需要什么樣的軟件。通過需求分析，公司實(shí)施ERP軟件后效率會(huì)提升多少，組織流程優(yōu)化完善程度，目前存在的主要問題能如何解決，ERP軟件采購綜合成本如何更經(jīng)濟(jì)，為ERP系統(tǒng)的選型提供依據(jù)。有些中小企業(yè)自上而下的認(rèn)為一定要上ERP軟件來優(yōu)化流程、提高效率，但是企業(yè)以前沒有過軟件實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)聽過ERP軟件廠商的介紹后，全面預(yù)算+庫存管理+供應(yīng)鏈管理+財(cái)務(wù)模塊一股腦的都要上。由于對(duì)軟件的選擇沒有方向上的重點(diǎn)，對(duì)ERP軟件需要解決的問題沒有深入的需求分析，以ERP軟件廠商的銷售好壞做為購買軟件的重要參考依據(jù)，最終結(jié)果ERP實(shí)施后又決定暫緩部署。中小企業(yè)所處行業(yè)不同并非實(shí)施ERP軟件都是企業(yè)最好的選擇，有些行業(yè)的中小企業(yè)采用協(xié)同管理平臺(tái)+行業(yè)管理軟件（項(xiàng)目管理軟件）+財(cái)務(wù)核算軟件往往能夠發(fā)揮最大的效率，選擇ERP軟件當(dāng)成行業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用往往事倍功半、勞民傷財(cái)，最終企業(yè)所付出的的代價(jià)往往也是比較沉重的。

（二）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建

適時(shí)組建強(qiáng)有力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也是影響中小企業(yè)ERP實(shí)施的一個(gè)關(guān)鍵因素。

1、領(lǐng)頭人

公司領(lǐng)導(dǎo)一把手。ERP系統(tǒng)通常都帶有著自己的管理思想和管理模式，企業(yè)在準(zhǔn)備購買和應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，就應(yīng)清楚地意識(shí)到即將應(yīng)用的ERP系統(tǒng)將會(huì)對(duì)自己原有的管理思想與管理模式產(chǎn)生沖擊。在ERP廠商正式調(diào)研開始后，這種沖擊開始顯現(xiàn)。操作層面的用戶頻頻抱怨不如以前的流程簡單、系統(tǒng)不方便，關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置不靈活；部分初級(jí)管理層開始觀望，自己的職責(zé)縮水產(chǎn)生不安全的感覺或者增大了本部門的工作量，導(dǎo)致本部門員工的怨聲載道。在員工開始不理解、中層開始觀望的時(shí)候，公司領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)持、信心和決心一定是ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的支持不能僅僅停留在表態(tài)、提意見、批評(píng)的口頭階段，而是真正深入到項(xiàng)目當(dāng)中去了解、去認(rèn)識(shí)，從內(nèi)心深處關(guān)心項(xiàng)目。企業(yè)在ERP實(shí)施階段，對(duì)于現(xiàn)有數(shù)據(jù)的梳理（存貨、固定資產(chǎn)、往來賬款）往往是問題的爆發(fā)點(diǎn)，IT部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門往往各持己見多次會(huì)議問題仍不能達(dá)成共識(shí)。公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的處理結(jié)論將傳遞很強(qiáng)的執(zhí)行信念，有效推動(dòng)ERP實(shí)施工作。反之一些中小企業(yè)在項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)，各部門互相推諉，領(lǐng)導(dǎo)不做決定，都不愿意承擔(dān)責(zé)任，必然影響ERP上線速度，從而也影響企業(yè)整體運(yùn)營。

2、團(tuán)隊(duì)核心

項(xiàng)目經(jīng)理及各部門關(guān)鍵用戶。項(xiàng)目經(jīng)理是整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的核心和靈魂，這個(gè)崗位要統(tǒng)觀全局，具有良好的溝通技巧和組織協(xié)調(diào)性，知識(shí)層面上既要懂管理又要懂專業(yè)技術(shù)。項(xiàng)目經(jīng)理這個(gè)人選應(yīng)具備以下條件：具有企業(yè)管理運(yùn)營基本方面的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)、是企業(yè)內(nèi)有影響的而不是無足輕重的人物、在企業(yè)內(nèi)工作了相當(dāng)長的時(shí)間且受人尊敬的管理人員。項(xiàng)目經(jīng)理人選最好以內(nèi)部提拔為主，最好不要以“空降兵”的方式進(jìn)行著陸。但是在現(xiàn)實(shí)工作中中小企業(yè)往往臨近實(shí)施了，急急忙忙招來一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來進(jìn)行實(shí)施。ERP信息化涉及企業(yè)的方方面面及復(fù)雜的人文環(huán)境，“空降兵”很難再短時(shí)間內(nèi)摸清思路與門道.“空降兵”陣亡，企業(yè)遭受損失這種情形已經(jīng)屢見不鮮。除了項(xiàng)目經(jīng)理以外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各部門的關(guān)鍵用戶高效的執(zhí)行力也是重點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理任命以后迅速從各部門抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干組成關(guān)鍵用戶組。各部門負(fù)責(zé)人把控部門整體規(guī)劃，理順流程邏輯關(guān)系，同時(shí)各部門業(yè)務(wù)骨干成立關(guān)鍵用戶組集中統(tǒng)一梳理流程細(xì)節(jié)、關(guān)鍵點(diǎn)，學(xué)習(xí)ERP操作規(guī)范這樣有助于部門之間的溝通銜接，避免了內(nèi)耗，快速推動(dòng)ERP實(shí)施。同時(shí)，關(guān)鍵用戶的引入增加了人員配置的梯次化（項(xiàng)目經(jīng)理-關(guān)鍵用戶-最終用戶），關(guān)鍵用戶在ERP實(shí)施和日后使用過程中整體學(xué)習(xí)操作手冊(cè)、規(guī)范流程，商榷處理問題，積累軟件使用經(jīng)驗(yàn)。在中小企業(yè)人員普遍流動(dòng)快的社會(huì)背景下，在某種程度上也是做了關(guān)鍵崗位人員儲(chǔ)備和培訓(xùn)工作。endprint

3、ERP實(shí)施顧問是企業(yè)實(shí)施過程中的好幫手

ERP實(shí)施顧問有可能對(duì)企業(yè)沒有深刻的了解，不能為企業(yè)內(nèi)部事宜作出決策，但是他們對(duì)ERP軟件的了解和使用的熟悉程度是無可替代的。ERP實(shí)施顧問可以根據(jù)自己的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)軟件功能和模塊上的了解為中小企業(yè)提供管理改進(jìn)的建議和提供有效的技術(shù)支持。當(dāng)然，任何把ERP項(xiàng)目當(dāng)作是應(yīng)該項(xiàng)目實(shí)施方來運(yùn)作的話都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目不成功的，中小企業(yè)只有把ERP項(xiàng)目真正當(dāng)作自己的項(xiàng)目，才能充分發(fā)揮實(shí)施顧問的作用和實(shí)現(xiàn)管理變革的目標(biāo)。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)，提高ERP實(shí)施效率

選擇適合的ERP軟件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建成功，ERP成功實(shí)施還需要企業(yè)具備一定的基礎(chǔ)關(guān)鍵因素，又細(xì)分為管理基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

企業(yè)管理基礎(chǔ)不僅是ERP蘊(yùn)含的先進(jìn)管理理念在企業(yè)落地的基礎(chǔ)，還是保障ERP項(xiàng)目成功實(shí)施的前提。在ERP實(shí)施之初，企業(yè)根據(jù)自己的行業(yè)的特點(diǎn)、企業(yè)的目標(biāo)及需求詳盡的對(duì)流程進(jìn)行分析和梳理。對(duì)于不適合企業(yè)發(fā)展的組織架構(gòu)、管理模式、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，對(duì)于有效提高工作效率，提升客戶滿意度，有效利用信息資源，降低成本的流程給予不斷的完善和優(yōu)化。同時(shí)配套相關(guān)部門和崗位職責(zé)、管理制度、操作規(guī)程等，夯實(shí)管理基礎(chǔ)以實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，目的是更有利于企業(yè)信息化及ERP的實(shí)施。

數(shù)據(jù)基礎(chǔ)包括物料編碼、BOM結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目合同執(zhí)行情況、倉庫倉位、資產(chǎn)狀況、往來數(shù)據(jù)等等。底層數(shù)據(jù)是支撐ERP實(shí)施的根源，是ERP信息數(shù)據(jù)共享的重要組成部分。數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的梳理與集成成為整個(gè)ERP實(shí)施采集過程中的軸心。在數(shù)據(jù)基礎(chǔ)梳理的過程中要將工作量和數(shù)據(jù)量有效的形成一份工作計(jì)劃，約定達(dá)成時(shí)間。在項(xiàng)目組中承擔(dān)關(guān)鍵用戶的員工本身就是各部門的業(yè)務(wù)骨干，配合部門中最終用戶共同梳理數(shù)據(jù)，每日以工作量完成率與計(jì)劃時(shí)間相互比對(duì)，并將項(xiàng)目實(shí)時(shí)進(jìn)度通報(bào)給項(xiàng)目組成員，以便對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作進(jìn)行最大的程度的追蹤與支持，提高ERP實(shí)施的效率。

綜上所述，中小企業(yè)通常會(huì)面臨著復(fù)雜的外部環(huán)境，又時(shí)時(shí)被創(chuàng)新、整合與成本等問題相互困擾。要想在激烈的市場競爭中處于不敗之地，通過信息技術(shù)改變管理流程是非常必要的。中小企業(yè)需求明確、定位準(zhǔn)確，合理選擇適合自己企業(yè)特性的ERP軟件，優(yōu)化自身的管理流程，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)強(qiáng)力的執(zhí)行力下ERP實(shí)施終將取得不錯(cuò)的效果。

參考文獻(xiàn)：

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[2]2014年中小企業(yè)信息化服務(wù)信息發(fā)布會(huì).工業(yè)和信息化部網(wǎng)站，2014年5月5日endprint