做好企業(yè)檔案工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

文/金川集團(tuán)股份有限公司檔案館 張雪君

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，它作為企業(yè)歷史發(fā)展和文化建設(shè)的真實(shí)記錄，鮮明地反映了企業(yè)的形象和文化特性。在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案已成為企業(yè)不可替代的資產(chǎn)和財(cái)富,在維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和傳承企業(yè)文化,為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息服務(wù)方面發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通過履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)，反映和體現(xiàn)了企業(yè)的綜合管理水平和經(jīng)濟(jì)實(shí)力，所以高度重視并做好企業(yè)檔案工作對(duì)提升企業(yè)的整體管理水平、維護(hù)企業(yè)利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。

近年來(lái)，許多礦產(chǎn)資源型企業(yè)圍繞資源利用、節(jié)能降耗、污染物減排治理、新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)業(yè)鏈延伸和進(jìn)入新業(yè)務(wù)領(lǐng)域等生產(chǎn)實(shí)際進(jìn)行了大量的項(xiàng)目建設(shè)，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案資源，如何在企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型跨越的關(guān)鍵性歷史階段充分發(fā)揮企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，進(jìn)一步做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)，是我們企業(yè)檔案工作者面臨的一個(gè)重大課題，為此，我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作。

一、高度重視檔案制度建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作健康有序發(fā)展

制度先行，是做好企業(yè)檔案工作的首要保障。俗話說:“沒有規(guī)矩，無(wú)以成方圓”，所以企業(yè)檔案工作在貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及相應(yīng)的法規(guī)、規(guī)章的同時(shí)，必須要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際制定出相應(yīng)的管理制度和規(guī)定，并嚴(yán)格遵守和執(zhí)行，始終強(qiáng)調(diào)檔案工作是為企業(yè)保管發(fā)展成果、積累檔案資源，提供利用服務(wù)的重要工作，并要隨著時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步而不斷的修訂和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，與時(shí)俱進(jìn)。

因企業(yè)檔案工作的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，所以應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)職能部門共同起草并會(huì)簽制定各項(xiàng)檔案管理制度，對(duì)科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、特種載體檔案、對(duì)外投資與合作項(xiàng)目檔案管理、文件材料歸檔管理、建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求、檔案整理規(guī)范等制定相應(yīng)的規(guī)定，形成一套完善的企業(yè)檔案管理制度體系，對(duì)企業(yè)檔案工作的原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)，檔案的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，以及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則等都給予明確的規(guī)定和規(guī)范。通過制度建設(shè)，能有效地為企業(yè)積累各類高質(zhì)量的檔案資源，保證企業(yè)各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效提供利用。隨著科學(xué)實(shí)用的檔案資源體系建設(shè)逐步形成，企業(yè)檔案工作人員的檔案意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、法律意識(shí)也將不斷提高，企業(yè)檔案工作的法制化、科學(xué)化和規(guī)范化管理水平也會(huì)不斷加強(qiáng)。

二、高度重視員工素質(zhì)培養(yǎng)，提升企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)水平

人是做好檔案管理的工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)高低直接影響著企業(yè)檔案管理工作的好壞，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是提高企業(yè)檔案管理工作水平的重要前提，而提升個(gè)人素質(zhì)和能力的最主要途徑就是學(xué)習(xí)。江澤民同志曾指出:“現(xiàn)代的檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識(shí)，政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識(shí)，都要掌握一點(diǎn)，還要學(xué)習(xí)一點(diǎn)外語(yǔ)?！彼宰鰹槠髽I(yè)檔案工作人員，通過學(xué)習(xí)，首先要掌握檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能；其次要加強(qiáng)知識(shí)拓展，不僅要努力學(xué)習(xí)檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的知識(shí)，從而不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，成為一專多能的多面手；再次要加強(qiáng)深度研究，檔案工作人員不能僅僅滿足于收、整、管、用的傳統(tǒng)工作內(nèi)容，更應(yīng)該立足企業(yè)實(shí)際，結(jié)合企業(yè)發(fā)展，進(jìn)行深度的檔案研究、編撰，挖掘企業(yè)檔案資源的豐富內(nèi)涵。

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展壯大和信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的素質(zhì)要求。因此，企業(yè)管理者要始終堅(jiān)持人才第一資源思想，把培養(yǎng)企業(yè)檔案專業(yè)技術(shù)人才作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。檔案管理人員要堅(jiān)持把個(gè)人自學(xué)和集體學(xué)習(xí)結(jié)合起來(lái)、把專業(yè)培訓(xùn)和以會(huì)代訓(xùn)結(jié)合起來(lái)、把網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)和相互交流結(jié)合起來(lái)、把理論學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐結(jié)合起來(lái)；在學(xué)習(xí)內(nèi)容上不僅僅學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展實(shí)際，學(xué)習(xí)企業(yè)改革發(fā)展和項(xiàng)目建設(shè)的概況、學(xué)習(xí)企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程、資源利用情況、學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理、科技、法律等各方面的知識(shí)，努力拓寬視野和知識(shí)面。只有通過堅(jiān)持不懈抓學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能提高企業(yè)檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、學(xué)習(xí)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能培養(yǎng)一支政治覺悟高、文化基礎(chǔ)好、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，滿足企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

三、高度重視檔案安全保管，強(qiáng)化企業(yè)檔案的實(shí)體和信息安全

檔案是不可再生資源，由于檔案介質(zhì)、載體的性質(zhì)不同，檔案的保管存在諸多自然、人為因素的安全風(fēng)險(xiǎn)。確保企業(yè)檔案安全，始終是檔案工作的生命線和底線，是企業(yè)檔案部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)。所以一定要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的態(tài)度，按照檔案管理職能要求，保護(hù)和管理好企業(yè)的各類檔案資料，要讓這些承載著企業(yè)發(fā)展歷史和企業(yè)文化的寶貴檔案財(cái)富不斷的傳承下去。為此，要自上而下地將檔案安全責(zé)任落實(shí)到崗位，落實(shí)到個(gè)人。要嚴(yán)格按照“以防為主、防治結(jié)合”的方針和檔案管理“八防”的要求，落實(shí)各項(xiàng)安全措施，確保企業(yè)檔案絕對(duì)安全。

檔案安全包括實(shí)體安全和信息安全，在保證檔案實(shí)體安全的同時(shí)，對(duì)于信息安全，即檔案信息的保密要求也必須要做到。企業(yè)檔案工作人員一定要有安全和保密意識(shí)，要知道檔案安全絕不是小事，一旦檔案損失損壞，依法是要追究法律責(zé)任的，故一定要時(shí)時(shí)繃緊檔案安全這根弦，絕不放松。

四、高度重視檔案信息化，加快推進(jìn)企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，已經(jīng)從工業(yè)社會(huì)進(jìn)入到到信息社會(huì)，信息化已成為社會(huì)歷史進(jìn)步的主要推動(dòng)力。我國(guó)于2006年制定的國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略指出“信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。大力推進(jìn)信息化，是覆蓋我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、全面建成小康社會(huì)、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)和建設(shè)創(chuàng)新性國(guó)家的迫切需要和必然選擇”。作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行主體，生產(chǎn)力、生產(chǎn)技術(shù)發(fā)展最前沿的企業(yè)，是國(guó)家信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，必然會(huì)在信息社會(huì)里利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策的效率和水平，大力提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益。

在信息化社會(huì)的背景下，企業(yè)檔案工作就是要運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行現(xiàn)代化管理，不斷提高檔案管理和利用的效率和質(zhì)量，數(shù)字化檔案館的建設(shè)就是今后企業(yè)檔案工作的必然舉措和發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)既符合檔案安全管護(hù)要求，又滿足檔案保管、研究、文化傳播等功能要求的綜合性、數(shù)字化檔案館建成后，通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在確保信息安全的前提下，將最大限度地為企業(yè)各級(jí)管理人員提供廣泛的數(shù)字化檔案信息服務(wù)。

五、高度重視檔案利用，努力擴(kuò)大企業(yè)檔案利用的廣度和深度

檔案利用的本質(zhì)是服務(wù)，服務(wù)是檔案利用的中心環(huán)節(jié)，是企業(yè)檔案部門與其他部門聯(lián)系的紐帶和橋梁。要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案資源在服務(wù)企業(yè)發(fā)展中的重要作用，堅(jiān)持用以人為本的理念開展檔案利用服務(wù)工作。

做好企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，需要建立在對(duì)檔案資源深入了解和研究的基礎(chǔ)上，檔案管理人員只有熟悉“家底”才能為企業(yè)提供更好的服務(wù)。必須將被動(dòng)利用與主動(dòng)參與相結(jié)合，積極做好檔案利用趨勢(shì)調(diào)查，既可廣泛調(diào)查，也可有針對(duì)性地聯(lián)系有關(guān)部門，調(diào)查他們的利用需求，有計(jì)劃地確定各時(shí)期檔案利用重點(diǎn)，有目的地做好利用準(zhǔn)備。檔案管理部門要加大與其他部門、各類媒體、報(bào)刊的合作，深入挖掘企業(yè)檔案的歷史文化內(nèi)涵，以開放的思維推動(dòng)開展檔案開發(fā)利用工作，從多方面彰顯館藏檔案在企業(yè)發(fā)展中的獨(dú)特作用，擴(kuò)大影響。要積極爭(zhēng)取與相關(guān)部門以合作、聯(lián)辦或協(xié)辦等形式參與展覽、出書、開辟欄目等活動(dòng)，既為利用者擴(kuò)大檔案利用范圍，又利于檔案資源的功能發(fā)揮，同時(shí)也增進(jìn)檔案管理部門與其他部門的合作交流，擴(kuò)大檔案工作的影響，其效果將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出單純提供檔案資源的效應(yīng)。

在檔案服務(wù)上，要主動(dòng)向企業(yè)相關(guān)部門了解企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)情況，尤其是重點(diǎn)項(xiàng)目規(guī)劃，了解他們利用企業(yè)檔案要解決什么問題，要利用哪些類型的檔案信息材料，希望得到何種幫助等。要提前為項(xiàng)目建設(shè)做好檔案查閱準(zhǔn)備服務(wù)，可以提前做項(xiàng)目的相關(guān)檔案目錄匯編，主動(dòng)提供給建設(shè)單位，以提高查全率、查準(zhǔn)率?？傊?，要拓展檔案服務(wù)的內(nèi)容，就要在服務(wù)觀念上，從重“收藏、保管”變?yōu)榧戎亍笆詹?、保管”更重“開發(fā)、利用”；在收集方式上，從“等待送”變?yōu)椤爸鲃?dòng)收”；在檔案利用方面，從“坐等來(lái)”變?yōu)椤八蜕祥T”。

總之，做好企業(yè)檔案工作，就必須熱愛本職工作，樹立服務(wù)意識(shí)，要有責(zé)任心。企業(yè)檔案工作者要有堅(jiān)守信念的政治品格，踐行使命的執(zhí)著精神，甘于奉獻(xiàn)的價(jià)值追求，樂觀向上的人生情懷，要有甘當(dāng)無(wú)名英雄的精神追求。只有這樣，才能從心底認(rèn)可自己所從事的職業(yè)，才能充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，把企業(yè)檔案工作做好。