淺談如何增強(qiáng)企業(yè)檔案在企業(yè)知識(shí)管理中的作用

文/天津開(kāi)發(fā)區(qū)市政工程修建服務(wù)公司 司徒俊萌

伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)在我國(guó)社會(huì)已經(jīng)逐步走向了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，當(dāng)前時(shí)代是以知識(shí)作為領(lǐng)導(dǎo)的，所以說(shuō)在企業(yè)的發(fā)展方面，知識(shí)則是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要資源，不斷的創(chuàng)新新知識(shí)性科技則是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力，伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)興起，知識(shí)管理便也隨之產(chǎn)生。知識(shí)管理被認(rèn)為是當(dāng)前企業(yè)管理的新方向。

目前，我國(guó)各界企業(yè)人士在都在探討和研究企業(yè)檔案管理和企業(yè)知識(shí)管理的關(guān)聯(lián)，在發(fā)展和影響方面企業(yè)檔案管理和企業(yè)知識(shí)管理到底如何運(yùn)作。下面便是筆者在對(duì)如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理作出的以下幾點(diǎn)分析。

一、怎樣加強(qiáng)企業(yè)檔案管理在企業(yè)知識(shí)管理中作用

（一）加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化

檔案它是最寶貴的歷史記錄，為了保證檔案不被破壞，所以一定要加強(qiáng)檔案庫(kù)的建設(shè)，只有首先保證檔案庫(kù)的完善，才能夠使檔案更加安全，保證了檔案的安全從而在能夠加強(qiáng)檔案管理。首先檔案庫(kù)一定要滿(mǎn)足九防要求，那就是防火、防水、防潮、防熱等九點(diǎn)要求，一定要在最低限度的范圍以?xún)?nèi)滿(mǎn)足檔案材料的持久性。實(shí)行檔案管理一體化，也就是所謂的自動(dòng)化辦公，在實(shí)施了自動(dòng)化辦公以后，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和成產(chǎn)管理方面都起到了促進(jìn)作用，具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)人員可以在電腦上進(jìn)行對(duì)有關(guān)內(nèi)容的批閱，查詢(xún)文件，從而大大縮短了審閱時(shí)間。其次就是在文件的收發(fā)在電腦上進(jìn)行，這樣就會(huì)大大減少了文件在傳送時(shí)造成的污染和漏洞現(xiàn)象。最主要的就是實(shí)施檔案管理一體化之后它方便了檔案管理工作的科學(xué)管理，對(duì)那些運(yùn)作完成的文件和具有收藏價(jià)值的文件都自動(dòng)保存起來(lái)，形成檔案數(shù)據(jù)。以上等等便是加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)和實(shí)施一體化的具體措施，從而加強(qiáng)了檔案管理在企業(yè)檔案知識(shí)性管理當(dāng)中的作用。

（二）將企業(yè)檔案管理變成企業(yè)發(fā)展的沉淀器

企業(yè)檔案他是企業(yè)在顯示企業(yè)知識(shí)性管理的沉淀器，企業(yè)檔案它作為企業(yè)各種活動(dòng)的記錄，企業(yè)檔案總結(jié)了企業(yè)員工在工作當(dāng)中獲得的教訓(xùn)，知識(shí)和體驗(yàn)，是企業(yè)顯示知識(shí)管理的沉淀容器。IBML-otus公司曾經(jīng)在企業(yè)知識(shí)管理軟件當(dāng)中曾經(jīng)說(shuō)過(guò)“文檔就是知識(shí)的容器，是已經(jīng)被整理出來(lái)的顯性知識(shí)，在這些文檔當(dāng)中，包含了太多企業(yè)發(fā)展的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。所以企業(yè)在發(fā)展時(shí)一定要將檔案管理作為發(fā)展的沉淀器，將以往的教訓(xùn)，認(rèn)知都沉淀起來(lái)，只要這樣企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展當(dāng)中才更加具備斗爭(zhēng)能力。

（三）將企業(yè)檔案管理變成企業(yè)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器

企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要包括商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、專(zhuān)利權(quán)，等三個(gè)知識(shí)權(quán)利，這三個(gè)權(quán)利它是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的勞動(dòng)創(chuàng)新成果，是一個(gè)企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。保護(hù)好企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的必須要具備的條件，只有將知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)得體，才能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)的創(chuàng)新提供有力條件。

企業(yè)檔案它真實(shí)的記錄了企業(yè)在知識(shí)管理下發(fā)展的全過(guò)程，一旦企業(yè)在運(yùn)作方面產(chǎn)生爭(zhēng)吵時(shí)，那時(shí)企業(yè)檔案管理便起到了關(guān)鍵憑證作用。比方說(shuō)如果我們企業(yè)在生產(chǎn)和發(fā)明新型專(zhuān)利產(chǎn)品在設(shè)計(jì)外觀方面發(fā)生了爭(zhēng)吵，那么這時(shí)檔案便起到了重要作用，產(chǎn)品在檔案中記錄的產(chǎn)品技術(shù)協(xié)議書(shū)等相關(guān)文件都會(huì)成為解決矛盾的有力證據(jù)，因?yàn)檫@些文件都是具備法律效益的，一旦發(fā)生了假冒，侵權(quán)等爭(zhēng)吵時(shí)，這些檔案文件變成為有力證據(jù)。所以說(shuō)企業(yè)檔案管理是保證企業(yè)知識(shí)性管理的有力保障武器。

（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的遵循原則

要想能夠更好的加強(qiáng)企業(yè)檔案在企業(yè)知識(shí)性管理當(dāng)中的作用，就一定要遵循企業(yè)檔案管理原則。

首先就是分級(jí)管理，在企業(yè)檔案管理當(dāng)中，一定要做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集體管理，設(shè)立一些統(tǒng)一的檔案管理制度，從而更加方便對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行全方位的管理。

其次，便是企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)一定要加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性，要以數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)而不是憑空捏造，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)是從事生產(chǎn)建設(shè)工作的技術(shù)依據(jù)。企業(yè)檔案管理是一個(gè)相對(duì)比較復(fù)雜的管理系統(tǒng)，單方面的去通過(guò)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理是行不通的，一定要確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能夠使管理系統(tǒng)正常運(yùn)作，從而不導(dǎo)致紊亂。

企業(yè)檔案管理的工作人員也一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和很好的社會(huì)道德，具備警惕性和組織性，從而能夠防止泄密等問(wèn)題的發(fā)生，實(shí)事求是的去辦好檔案管理的每一份業(yè)務(wù)工作。

二、總結(jié)

綜上所述，要想更好的去加強(qiáng)企業(yè)檔案在企業(yè)知識(shí)管理中的作用就一定要做到加強(qiáng)庫(kù)房的建設(shè)，保證檔案的安全不被破壞，將企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)積累起來(lái)，從而使企業(yè)在未來(lái)發(fā)展更具備競(jìng)爭(zhēng)能力，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，使其成為保障企業(yè)發(fā)展的有力武器，還有就是要遵循企業(yè)檔案管理原則，從而讓企業(yè)發(fā)展更穩(wěn)定。檔案管理不僅僅是知識(shí)的特征，還在企業(yè)知識(shí)管理中起到獨(dú)特作用。

[1]伍振華.檔案的知識(shí)特征初探[J].檔案學(xué)通訊,2002(3):18.

[2]田晨,畢小青.知識(shí)視角下的企業(yè)檔案管理[J].檔案學(xué)通訊,2001(1):17.

[3]王德祿.知識(shí)管理:競(jìng)爭(zhēng)力之源[M].南京:江蘇人民出版社,1999:85-89.

[4]比爾·蓋茨.未來(lái)時(shí)速:數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)與商務(wù)新思維[M].北京:北京大學(xué)出版社,1999:44-46.