淺議做好企業(yè)紙質檔案保護工作的重要性

文/新疆棉花產業(yè)集團有限公司辦公室 張超霞

紙質檔案作為企業(yè)綜合檔案室的主要構成部分，紙質檔案是企業(yè)工作者心血的結晶、成果的積累和歷史的見證，它不僅過去而且在將來都將在企業(yè)的生產經營中發(fā)揮重要作用，做為一名企業(yè)綜合檔案管理者，下面我就做好企業(yè)紙質檔案保護工作的主要性談點個人認識。

一、紙質檔案保護工作存在的問題

（一）檔案工作人員保護意識淡薄

隨著辦公自動化和數字檔案建設的推進，不少檔案工作者認為電子文件將逐漸取代紙質文件，從而忽視了紙質檔案的管理和保護，借閱檔案時一般只在紙張上登記借閱人和檔案名稱，沒有同時納入計算機管理范疇，因此無法及時準確知道哪些檔案的利用率較差，從而影響對利用率差的檔案紙張變化情況的掌控以及采取對應的保護措施。也有一些檔案工作者由于自身的專業(yè)素質較低，缺乏檔案保護的專業(yè)意識和專門技能，沒有按嚴格的技術規(guī)范去管理紙質檔案，加之部分檔案管理部門經費緊張，條件簡陋，庫房和設備達不到標準化安全保護要求，這些都影響了紙質檔案的完整與安全，直接影響了保存年限。

（二）保護檔案環(huán)境不佳

檔案庫房保管條件不同，加上新疆屬干燥地區(qū)，庫房未能嚴格按照標準進行溫濕度的控制和調節(jié)，在不適宜的環(huán)境下保管檔案，會加速檔案的老化和損害，加之缺乏完備的檔案管理標準化體系和管理制度，庫房內未放置防蟲防霉藥物，或原有藥物已放了很長時間而未添加藥物，致使藥效不佳，未能及時發(fā)現生蟲蛀霉變現象，從而延誤了檔案搶救時間。

（三）字跡材料影響紙質檔案的壽命

紙質檔案字跡材料指書寫或印制在紙張上的墨或墨汁、油墨、圓珠筆、復寫紙、印臺油等線條材料，這些字跡材料受其結構、性質、環(huán)境、紙張等因素的影響，容易發(fā)生褪變、擴散和模糊不清，直接影響檔案的閱讀、使用和保存。

（四）有些檔案利用者借出檔案后不注意保護

翻閱紙質檔案時不管桌面上有沒有灰塵，雙手干不干凈，這樣就很容易使紙質檔案受到損害，還有個別檔案利用者認為，只要需要就必須提供，想借多久就借多久，想怎樣用就怎樣用，工作人員催收多少次也不回應。雖有部分人員也可能由于工作原因出差在外，但更多的人是由于思想觀念問題，對檔案資料重視不夠。甚至有的檔案利用者對借出的檔案私自拆開，還有對資料借出大意丟掉后，寫個情況說明即了事，并沒有對使用人按照《檔案法》中有關規(guī)定給予相應的處罰。

二、做好紙質檔案正確保護方法

（一）強化紙質檔案保護意識，增強檔案人員的責任感

紙質檔案作為一種不可再生的“集體記憶”，具有脆弱性和不可替代性特征，存在正在遭到破壞或消失的危險，迫切需要檔案工作者以一種有效的方式保護和實施搶救，本著對“歷史負責，為企業(yè)服務，替未來著想”的高度政治責任感，采取積極有效的措施保護和搶救檔案。檔案人員不僅自身要有檔案保護意識，還要加強對檔案利用者的宣傳，使他們有意識地注意將紙質檔案旋轉在整潔的環(huán)境中，提醒某些人改掉翻書沾口水這類不良習慣，用干凈的手去翻閱檔案。一般不提供原件查閱，以減少對原件的損害。使用鐵皮檔案柜的，應把鐵皮柜門邊加裝密封膠條，加強防塵防濕作用。

（二）做好庫房的溫濕度調控

紙質檔案內除對通風、防曬、防灰塵、防蟲、防盜、空氣調節(jié)等基礎調協(xié)要求完善外，庫房應設置在空氣流通、光線好、防潮、防火好的樓層中，庫房要遠離鍋爐房、車間、試驗室等，防止二氧化碳、灰塵等有害物質和高溫、潮濕對紙質檔案的影響和損害，根據我們國家的情況，以庫房溫度為14-20℃，相對濕度50-65%較為合適，控制好相對更為重要，濕度高有利于霉菌生長，對紙質的檔案損害越嚴重，要徹底解決蟲霉問題，關鍵要在“防”上下功夫。必須配置空調機和去濕機，科學合理地控制庫房溫濕度，要通過多種途徑、方式、采取多種手段改善檔案的保護條件，最大限度地延長檔案保存壽命，考慮到既要利于檔案制成材料的耐久性、防止檔案有害生物的生長與繁殖，又要適合庫房內的工作條件等綜合性因素，進入庫房要穿上工作服，換上拖鞋，新接收和利用的檔案材料先滅菌再入庫房，防止微生物污染。

（三）提高檔案人員對各種突發(fā)事件的處置能力

目前多數企業(yè)檔案人員身兼數崗，因此大家把工作重點都放在對檔案的指導、收集、整編等工作上，各企業(yè)都應針對自身特點制定防火、防洪等應急預案，從思想上加以重視，從制度上加以規(guī)范，最大程度地保護紙質檔案。

（四）加強紙質檔案的修復力度

紙質檔案最常見的損壞，一是撕裂、斷裂、和破碎，特別是折痕和皺紋處；二是表面臟污易形成斑痕；三是易出現卷邊，折皺和殘損。這就要求檔案管理人員在存放中要認真檢查，發(fā)現問題及時處置，或進行小的修補，放置在耐用的硬紙夾中保持其清潔，防止進一步損壞，確保檔案安全，真實。

（五）加強學習交流，提高技術水平

企業(yè)要經常外派檔案工作人員到擁有較強技術力量的省、市檔案館拜師學習和實踐修復技術，學成后在本企業(yè)反復試驗實踐，經專家檢驗合格后，再在原件上進行修復。對重要檔案修復后應及時掃描轉換成電子檔案保存，對少數破損嚴重的檔案，可請富有經驗的專家?guī)椭迯汀?/p>