文/中冶長天國際工程有限責任公司 王尚晟

成功的產(chǎn)品研發(fā)和營銷策略，讓企業(yè)得以生存，而讓企業(yè)偉大的，是企業(yè)的文化。文化對企業(yè)的支撐和推動作用越來越明顯，偉大的企業(yè)文化在企業(yè)逐步成長路上的不可或缺性已經(jīng)得到了越來越多企業(yè)的充分認可。

企業(yè)檔案，特別是文書檔案，真實記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和文化建設(shè)從起點到結(jié)果的全過程，承載了企業(yè)文化的過去與當下。我們不妨做這樣一個判斷：企業(yè)文化正是由于植根于以文書檔案為代表的企業(yè)檔案，才得以福澤企業(yè)的發(fā)展與效益提升。企業(yè)文書檔案的充分開發(fā)和利用，服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)，為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升提供了無形資產(chǎn)保障，反過來也為文書檔案工作自身的建設(shè)提出了更高的要求。

一、從概念說起

（一）文書檔案是什么

1.檔案。在學術(shù)研究中，檔案的定義很多。在《中華人民共和國檔案法》中，我們看到了這樣的定義：“檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”①。

基于這個官方定義，我們總結(jié)檔案的形成，有如下幾個要點：其一，檔案的來源有二，公共機構(gòu)或者公民本人；其二，必須是社會活動的產(chǎn)物；其三，必須有保存價值，對國家或者對社會；其四，形式多樣，可以是文字、圖像、聲像等一切可以保存，并固定于某一載體上的任何形式；最后，“檔案是反映真實的歷史面貌的載體，我們保存檔案的重要目的之一就是為了將事物的本來面貌原原本本的呈現(xiàn)出來?！雹?/p>

2.文書檔案。所謂“文書檔案”，顧名思義，則是以“文書”為主要收歸內(nèi)容的“檔案”，按照上述“檔案”定義，文書可以分為公務(wù)文書和個人文書，將“文書”的范圍做一些細化，公務(wù)文書包括政府部門在管理國家、處理政務(wù)時使用的工具，用以頒布法律、傳達政策和政令、請示問題、報告情況、商談事務(wù)、制訂計劃及記載各種活動，在進行上述活動中產(chǎn)生的有憑證作用的各種形態(tài)的材料也可以“文書檔案”的名義進行收歸；個人文書是指個人在社會活動中撰寫的傳記、回憶錄、書信、日記，保留下的手稿和獲得的證書、獎牌等。其載體既可以是文字，也可以以圖片、聲像、實物等為載體。

（二）企業(yè)文化是什么

1.文化。所謂文化，是一個群落（既可以是國家，也可以是民族與企業(yè)等）在其歷史發(fā)展過程中創(chuàng)造的物質(zhì)文化和精神文化的總合，包括思維方式、行為準則、風俗習慣、英雄人物等。

2.企業(yè)文化。從廣義上說，企業(yè)文化作為社會文化的細胞，立足于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，建立起的企業(yè)生產(chǎn)方式、機構(gòu)組成，價值觀念，經(jīng)營方式及處事哲學，并對企業(yè)經(jīng)營效益產(chǎn)生深遠影響。從狹義上說，企業(yè)文化，強調(diào)精神的凝聚，希望用文化無形的手，團結(jié)企業(yè)員工，使他們對企業(yè)的價值產(chǎn)生強烈的認同，并由此增強員工的歸屬感，引導員工把企業(yè)的發(fā)展內(nèi)化為自己人生價值的一部分。我們可以說，企業(yè)文化，是一家企業(yè)在他的成長過程中形成的理念及其素養(yǎng)的總和，是企業(yè)對自我身份的體認，他是讓企業(yè)與其他企業(yè)區(qū)別的精神氣質(zhì)與魅力所在。

二、文書檔案與企業(yè)文化

（一）文書檔案通過存史資政，塑造制度文化和經(jīng)營哲學

文書檔案資政的作用主要表現(xiàn)在兩個方面：其一，總結(jié)經(jīng)驗的教訓。文書檔案形成歷史，那么讀史的意義在哪里？與其說是為學歷史知識而學習歷史，毋寧說是通過這些從檔案中來的歷史事實，學習如何處事——這樣的行為會導致這樣的結(jié)果，而想要獲得那樣的成果，你必須付出那樣的努力。這是歷史的意義，更是全面收集與保存文書檔案的意義所在。

對于企業(yè)經(jīng)營來說，我們可以從自己豐富的企業(yè)館藏中找到以往成功經(jīng)營中總結(jié)出的經(jīng)驗，也可以從那些不那么成功的項目中總結(jié)出教訓，幫助企業(yè)不斷地成長。另外，企業(yè)的文書檔案館藏，也正如我們中華民族浩瀚的史籍一般塑造著企業(yè)的處世方式，進而在潛移默化中不斷強化企業(yè)的現(xiàn)行管理制度和經(jīng)營哲學。全面完備的企業(yè)文書檔案館藏以“歷史”的方式幫助企業(yè)形成并強化自己的文化特征與管理方式與經(jīng)營心得，每一家成功的企業(yè)都能從這些形成了自身特征的文書檔案中找到自己之所以成功的經(jīng)驗與教訓。

《商界》雜志上，有一則這樣的故事。2008年公歷新年來臨之前，上海市政工程管理局的信箱里，多了一封英國來信，恩·厄斯金設(shè)計公司是這封信的發(fā)出人。該公司在信中告訴上海方面:“我司于1907年交付使用的外白渡橋，設(shè)計使用期限是100年，現(xiàn)在已到期，去信提醒注意對該橋進行維修?！痹撌聞?wù)所隨信提供了外白渡橋的全套施工圖，上海市政工程管理局的工作人員發(fā)現(xiàn)這套歷經(jīng)百年、堪稱文物的圖紙依舊完好如初。③試想，如果沒有一套完善的文書檔案管理制度，何以在百年之后，依然能夠記得那份簽訂于20世紀初期的工程合同。這樣一套細致入微的售后服務(wù)理念和顧客至上的經(jīng)營哲學，離開了文書檔案、技術(shù)檔案的支持，何以淋漓盡致的發(fā)揮其效力？更不用說這種靠完善的文書檔案管理機制便可得以很好實施的“百年售后服務(wù)”理念，會產(chǎn)生強于昂貴的商業(yè)廣告多少倍的社會效應(yīng)和口碑效應(yīng)。

其二，以保存文字形式的管理制度，對自身的發(fā)展做出限定性的指向。在中國的檔案學語境中，一份文件，無論其現(xiàn)行與否，只要其完成了歸檔手續(xù)，即成為檔案。所以，在現(xiàn)行檔案管理體制之下，文書檔案館存之中有大量現(xiàn)行的法律、法規(guī)、制度、條例、措施等等制度性文件，正是這些文件構(gòu)成了我們社會、企業(yè)的制度文化本身。那些通過文書檔案反映出來的處事方式正是通過他們，完成了自身的具象化——這些制度性文件，無論他們是否還在執(zhí)行，將那些在空中飄渺著的文化，落地成為實實在在的法律條文，規(guī)范了一代代人的生活、工作與學習。這些東西，就是制度文化本身。也可以說，通過對這些館藏的法規(guī)的研究，也可以推動一個社會組織內(nèi)部的處事方式的變遷，或者使之固化。

筆者所供職的中冶長天國際工程有限責任公司，通過定期修訂《公司管理制度匯編手冊》，并印發(fā)公司各個部門，與公司法務(wù)部門一道進行定期宣傳、解答員工在執(zhí)行相關(guān)制度時的疑問、傾聽職工的需求和疑問，并及時對相關(guān)制度進行修訂，收到了不錯的反饋——“平時發(fā)的制度性文件，不便保管，也不便查閱，檔案館做的制度匯編強化了我們對制度的認識，也為我們的工作帶來了實際的便利?！庇新毠ぷ鬟^統(tǒng)計，一本小小的制度匯編，為他們每天的工作起碼節(jié)省半個小時以上的時間。這就是檔案的力量，制度的力量。

（二）文書檔案通過存史培育內(nèi)部凝聚力和價值認同

其實歷史研究除資政功能外，另一個很重要的功能就是教育功能。所謂歷史的教育功能就是指歷史對于人們的思想、道德倫理、品性情操等方面的影響和熏陶，特別是它可以通過凝聚民眾的價值認同，來振奮民族精神，增強民族自尊心和凝聚力，在弘揚和培育民族精神方面起重要作用。

身為一名優(yōu)秀企業(yè)的檔案工作者，應(yīng)當像那些受到史家旨趣的感召優(yōu)秀知識分子一樣，學習他們對國家民族懷抱高度責任感的精神，把為企業(yè)留史當作自己天然的職責，把以企業(yè)為己任上升為職業(yè)情懷，以企業(yè)的精進與騰飛為己任。同時，我們也應(yīng)當知道，正是中華民族輝煌燦爛的歷史進程凝聚了這些知識分子對國家、對民族、對社會既已形成價值的認同，形成了一股不可阻擋的力量，使得這些高度責任感成為了傳統(tǒng)，并使之不斷發(fā)展、得以繼承。

企業(yè)文化工作者和檔案工作者可以合理的利用企業(yè)優(yōu)質(zhì)的文書檔案資源，發(fā)掘傳統(tǒng)企業(yè)的精神要素，比如，可以以企業(yè)文書檔案館藏為基礎(chǔ)，對其進行編輯加工，制作成建制的“企業(yè)發(fā)展歷程”、“企業(yè)年鑒”、“先進人物事跡”等，在職工中宣傳推廣，與職工一起回顧本企業(yè)的光輝歲月與和企業(yè)一道成長的先進人物，喚起普通職工對企業(yè)的自豪感和認同感。

做好這項工作，能夠帶來對企業(yè)發(fā)展極為有利的成果。我公司自1957年建立以來搜集了數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富的文書檔案庫，并由此編撰了一套規(guī)模恢弘的企業(yè)史志。企業(yè)前輩們，將自己的理想、信念和強大的向心力融于其中。在世紀之交，企業(yè)在一度因行業(yè)不景氣而導致的經(jīng)營低谷時，在前輩精神的感召下，大多數(shù)企業(yè)技術(shù)骨干信念堅定、不受誘惑，堅守在了自己的崗位上，幫助企業(yè)成功的度過了行業(yè)的寒冬，迎來了公司經(jīng)濟效益的大發(fā)展。

在新的時期，我公司通過企業(yè)內(nèi)部刊物的連載、專欄的方式，刊載了由我館編撰的先進人物事跡和企業(yè)史志的相關(guān)內(nèi)容，通過這些先進事跡，鼓舞員工們不斷努力與奮斗，與公司共成長。

（三）文書檔案通過存史塑造企業(yè)形象

國家與民族的形象，不僅僅取決于當下，更取決于歷史。我們可以通過研究一個國家、一個民族和一個社會團體的歷史，去體認他們是一群怎樣的人，這個群體是一個怎樣的群體，從而對他們產(chǎn)生或是敬畏、或是輕視等等的情緒。

企業(yè)形象，是社會形象的構(gòu)成要素，也是國家與民族整體形象的直接表現(xiàn)之一，不僅僅只是關(guān)乎企業(yè)本身和他的目標客戶，從本質(zhì)上說，他是公眾對企業(yè)全部經(jīng)營及社會活動和表現(xiàn)的概括性印象和評價。在企業(yè)形象的培育和宣傳的過程中，文書檔案能夠以整體性歷史的方式，反映一家企業(yè)所特有的獨占性特征、文化精神內(nèi)涵和企業(yè)形象。

每一家企業(yè)在不斷進化、壯大的過程中都必然經(jīng)歷一個較為漫長的時期，才能最終登上一個全新高度，由此我們可以了解文書檔案是在一家家企業(yè)各自的經(jīng)營過程中產(chǎn)生，所以不同企業(yè)的各自特征都會在檔案中反映出來，最終成為企業(yè)文化建設(shè)的載體。企業(yè)之間的文書檔案會呈現(xiàn)出各自特點，而從企業(yè)自身來說，每一個成長階段所形成的文書檔案也會有所不同，所以企業(yè)形象的建設(shè)、宣傳與完整、齊備文書檔案是密不可分的，或者說，文書檔案為宣傳企業(yè)形象提供了原始、權(quán)威、可靠的資料來源。

只有在做好經(jīng)營工作的同時，利用企業(yè)豐富的文書檔案館藏，進行有效的修史、宣傳工作，以期建立良好的企業(yè)形象，并通過這種有據(jù)可查的堅實史料為基礎(chǔ)建立起來的企業(yè)形象，轉(zhuǎn)化形成豐厚的無形資產(chǎn)，在企業(yè)從殘酷的市場博弈中勝出的過程中起到積極的作用，并且?guī)椭髽I(yè)在獲得更加豐厚綜合回報的同時，消耗較少的有形資源。在這種潛在利益的鼓舞之下，現(xiàn)代企業(yè)的管理者更加有必要將這種工作上升到戰(zhàn)略高度；通過對文書檔案的利用來塑造企業(yè)形象，并有效運用之。

三、企業(yè)文書檔案部門如何發(fā)揮在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

（一）檔案工作者要做好本職工作，爭取領(lǐng)導支持

首先，要建立健全文書檔案工作制度，完善文書檔案相關(guān)設(shè)施設(shè)備。企業(yè)在把制定各項管理制度時，要把檔案工作制度納入其中，在實際工作中不斷規(guī)范、完善檔案工作各項制度，靠制度促管理，并確保企業(yè)文書檔案齊全完備、利用有效、權(quán)屬明晰且專有。在檔案形成的各個階段，做到既管理嚴格，又方便利用。在檔案搜集階段，注意搜集、保管，確保檔案的完整并能夠從不同角度反映企業(yè)的特色。

其次，提升檔案管理人員自身素質(zhì)，積極服務(wù)。文書檔案工作是企業(yè)的一項重要工作，需要其工作人員不斷提高自身素質(zhì)。一方面，政治素質(zhì)是必須的，要認真學習黨對檔案工作的指示與要求，把高尚的職業(yè)道德作為對自己的要求，默默無聞、無私奉獻，愛崗敬業(yè)，在平凡中創(chuàng)造不凡。另一方面，要擁有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和過硬的業(yè)務(wù)技能，對每一卷檔案認真負責，并且認真學習與檔案管理相關(guān)的知識，提高自己的管理水平。

（二）做好檔案信息的開發(fā)，以期方便資源利用、強化文化屬性

在充分利用現(xiàn)有館藏文書檔案的同時，文書檔案部門要有針對性地提供服務(wù)，積極利用編研成果，編制成形式多元、內(nèi)容精彩的材料，助力企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)史、人物傳記、科技成果匯編等編研成果，從各個方面展示企業(yè)形象，提升了職工士氣。而明確企業(yè)檔案部門文化屬性，意在改變老檔案“庫房管理”的傳統(tǒng)工作方法，把文書檔案的收集、整理、保管、提供利用熔為一爐，將為企業(yè)提供各項市場信息，作為自己的目標，在鍛造企業(yè)文化的過程中持續(xù)發(fā)力，強健了自己，更塑造了企業(yè)。

（三）利用豐富資源，參與職工教育與文化宣傳活動

企業(yè)檔案館作為企業(yè)文化建設(shè)的基地，要充分發(fā)揮自己的知識庫作用，為企業(yè)文化建設(shè)提供真實、可靠、詳實的檔案文獻，把“死”檔案激活，從以往被視作“故紙堆”的檔案里汲取養(yǎng)料，并加以提煉升華，再重新注入到企業(yè)文化血液中去，使之成為企業(yè)當下的文化肌理。比如，企業(yè)檔案部門可以利用各種形式的文書檔案，舉辦檔案展覽，調(diào)動職工的積極性、創(chuàng)造力。檔案工作者不妨主動出擊，積極參與到企業(yè)文化建設(shè)的過程中去，在檔案管理和企業(yè)文化中尋找合適的契合點，從檔案用戶教育出發(fā)，搞好企業(yè)文化的宣傳。

四、結(jié)語

企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展過程中所起的作用顯而易見。在企業(yè)文化建設(shè)的過程中，我們看到了越來越多的檔案工作者的身影，他們用自己的汗水，為企業(yè)制度文化和經(jīng)營哲學的塑造添磚加瓦；在企業(yè)危難之時挺身而出，為提振職工士氣不懈努力；在企業(yè)經(jīng)營狀況良好時，秉承了“盛世修史”的職責，為企業(yè)良好形象的建立拾柴添火。只要檔案管理者不斷發(fā)揮自己的聰明才智，企業(yè)管理者給予這群人足夠的重視，他們必將發(fā)揮更加重要的作用。

注釋：

[1]國家檔案局.中華人民共和國檔案法[EB/OL].http://www.Sac.gov.cn/xxgk/2010-02/08/content_1704.htm.

[2]張旭.文書檔案整理過程中應(yīng)注意的原則[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,4.

[3]毛春韶.從“百年售后服務(wù)”看企業(yè)檔案工作[N].中國檔案報,2009,9,24.