文/華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 葉小泮

高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案是高校審計(jì)部門在經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案工作起步較晚，專業(yè)性強(qiáng)，到目前還沒(méi)有一套成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，許多高校只歸檔保存了一份審計(jì)報(bào)告，很多重要的審計(jì)工作資料分散存留在審計(jì)人員手中，沒(méi)有統(tǒng)一歸檔保存。隨著時(shí)間的推移和人員的變動(dòng)，許多重要的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案資料散失。為此，高校檔案館有必要對(duì)學(xué)校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案工作做進(jìn)一步的探討。

一、高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)文件材料形成的特點(diǎn)與歸檔管理

業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)和范圍，決定了文件材料形成的特點(diǎn)，也決定了歸檔管理的方法，只有弄清和掌握文件材料形成和處理的特點(diǎn)和規(guī)律，才能有效地管理好文件材料。高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)文件材料按形成主體不同，其來(lái)源主要分為上級(jí)部門對(duì)審計(jì)工作的指示和批復(fù)、審計(jì)人員在審計(jì)活動(dòng)中形成的文件材料和被審計(jì)對(duì)象的相關(guān)資料等三部分；按審計(jì)活動(dòng)的時(shí)間順序不同，其內(nèi)容分為立項(xiàng)階段、實(shí)施階段和審計(jì)終結(jié)階段等三部分文件材料。高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)文件材料形成的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

1.專業(yè)性。審計(jì)工作的專業(yè)性質(zhì)決定審計(jì)檔案是一種專門檔案，專門反映審計(jì)監(jiān)督業(yè)務(wù)。高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)是對(duì)經(jīng)濟(jì)責(zé)任人及其單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支活動(dòng)進(jìn)行查證、核實(shí)、分析和評(píng)價(jià)，從而正確反映其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。因此，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)文件材料是專業(yè)性較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督材料。

2.成套性。審計(jì)工作由立項(xiàng)、實(shí)施、終結(jié)等審計(jì)程序組成，缺少了任何一個(gè)環(huán)節(jié)都將影響審計(jì)活動(dòng)的連續(xù)性和審計(jì)結(jié)論的科學(xué)性。審計(jì)工作在每步程序上都會(huì)形成相應(yīng)的文件材料，這些材料聯(lián)系密切，不可分割，有著內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，具有成套性的特點(diǎn)。

3.保密性。高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)文件材料不僅反映了審計(jì)部門的審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)，而且記錄了被審計(jì)單位執(zhí)行國(guó)家政策、法律、法規(guī)的情況，有的文件材料涉及到審計(jì)對(duì)象的部分保密材料，有的還記錄了被審計(jì)單位或個(gè)人違反財(cái)經(jīng)政策與犯罪的事實(shí)和證據(jù)。這些材料一旦泄密，會(huì)給審計(jì)部門和被審計(jì)對(duì)象帶來(lái)危害和損失。因此，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)文件材料具有一定的保密性。

上述特點(diǎn)表明，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案工作適合采用審計(jì)人員立卷歸檔責(zé)任制，堅(jiān)持“誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷”的原則，歸檔工作和審計(jì)工作同步進(jìn)行。每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目從審計(jì)任務(wù)下達(dá)后就應(yīng)指定一位審計(jì)人員負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)審計(jì)程序上形成的文件材料，隨時(shí)收集，以備整理、選用。審計(jì)終結(jié)后，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)有序整理檔案，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行精選、排序、裝訂，形成案卷，定期歸檔。

二、高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)

高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)會(huì)產(chǎn)生大量的各種各樣的審計(jì)文件材料，正確區(qū)分文件的歸檔和不歸檔范圍，關(guān)系到檔案材料的齊全完整和質(zhì)量。按照審計(jì)署與國(guó)家檔案局一九九一年聯(lián)合發(fā)布的《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》的要求，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案材料分為結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料、備注性文件材料等四個(gè)單元，并按單元依次排列組卷。根據(jù)高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作實(shí)際，這四類材料的歸檔范圍如下：

1.結(jié)論性文件材料。審計(jì)工作報(bào)告，審定審計(jì)報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要，審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)，被審單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書(shū)面意見(jiàn)，審計(jì)結(jié)論和決定，被審計(jì)單位執(zhí)行審計(jì)結(jié)論和決定的情況的報(bào)告，有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示、會(huì)議記錄等文件材料。

2.證明性文件材料。審計(jì)承諾書(shū)，被審計(jì)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)范圍、職責(zé)分工等相關(guān)資料，審計(jì)工作底稿，審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的證明材料，依法做出審計(jì)結(jié)論的法律法規(guī)等政策依據(jù)，上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)本審計(jì)項(xiàng)目問(wèn)題處理的政策界限。

3.立項(xiàng)性文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本項(xiàng)目審計(jì)任務(wù)的指示和部署意見(jiàn)，與本審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的教職工來(lái)信來(lái)訪記錄，上級(jí)有關(guān)審計(jì)工作的文件，委托審計(jì)通知書(shū)，本項(xiàng)目的審計(jì)計(jì)劃或?qū)徲?jì)工作方案，單位自查報(bào)告，審計(jì)通知書(shū)。

4.備注性文件材料。被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部的基本情況、任職時(shí)間、離任時(shí)間及原因，被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部主持或參與進(jìn)行的高校重大經(jīng)濟(jì)決策的相關(guān)材料及會(huì)議記錄，被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔自律情況，被審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議及黨組會(huì)議記錄，審計(jì)部門對(duì)被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任履行情況的民主測(cè)評(píng)與調(diào)查情況，檢查審計(jì)意見(jiàn)書(shū)的落實(shí)情況和審計(jì)決定執(zhí)行情況的報(bào)告和記錄，本項(xiàng)目工作總結(jié)或經(jīng)驗(yàn)介紹。

為了保證歸檔案卷的質(zhì)量，方便以后查詢利用，歸檔文件材料要做到“齊全完整、準(zhǔn)確精煉、規(guī)范有序”。齊全完整，即每一季度執(zhí)行審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃所形成的文件材料，每一審計(jì)項(xiàng)目所形成的文件材料，每一案卷內(nèi)重要文件的各種稿本，均應(yīng)收集齊全。準(zhǔn)確精煉，即要求所收集的每一份文件材料，來(lái)龍去脈清楚，有理有據(jù)，符合中心內(nèi)容要求，對(duì)需要立卷的文件材料，特別是證明材料，應(yīng)細(xì)心分析文件材料的保存價(jià)值和審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的需要，再進(jìn)行嚴(yán)格的鑒別和挑選，以決定取舍。規(guī)范有序，即立卷歸檔的文件材料的簽批手續(xù)和相關(guān)程序應(yīng)該完備，材料的格式、書(shū)寫、裝裱等應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，卷內(nèi)文件材料按單元排列，保持材料的內(nèi)在歷史聯(lián)系。

高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案是重要的資源，檔案人員應(yīng)嚴(yán)格按照審計(jì)檔案規(guī)范要求，加強(qiáng)歸檔管理，明確歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行科學(xué)分類和排序，使檔案管理做到規(guī)范、科學(xué)、方便利用。

[1]蔣萍.高校審計(jì)檔案管理工作淺探[J].檔案與建設(shè),2009(12).

[2]潘桂萍.高校審計(jì)檔案探析[J].蘭臺(tái)世界,2008(13).