加強園林科研檔案管理 為城市園林綠化建設(shè)服務(wù)

文/承德市園林管理局 姜東昕

園林科研檔案是園林科技工作者在園林科研活動過程中所形成的各種文字、圖表、聲像、電子材料等的總稱，園林科研項目主要包括花卉苗木引種、馴化課題研究、新品種栽培實驗課題研究、植物病蟲害研究、物候研究、土壤研究、園林生態(tài)研究、古樹名木保護研究等等。所有這些科學(xué)研究都要從課題立項、申報、進程、總結(jié)、結(jié)題到成果鑒定等一系列過程中形成各種檔案材料。多年來承德園林科研工作者孜孜不倦，研發(fā)了許多科研成果，并應(yīng)用于綠化實踐，對提高承德市的園林綠化水平發(fā)揮了重要作用。為保存和利用好園林科研檔案，更好發(fā)揮園林科研成果的作用，使科研檔案更好地服務(wù)城市綠化，是園林檔案工作者當(dāng)前一項的重要任務(wù)。

一、園林科研檔案的價值和作用

（一）園林科研檔案是進行科學(xué)研究的重要依據(jù)

科研檔案是科學(xué)研究不可缺少的憑證和參考材料，一切科研活動，都要有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)，都要吸取和借鑒已有的成果，充分了解前人研究的結(jié)果。同樣，園林綠化領(lǐng)域開展新的項目研究之前，必須查閱過去的檔案，只有占有大量、充分、可靠的材料，才能從中得到借鑒，受到啟迪，制定出新的計劃，研究出新的成果。

（二）園林科研檔案為科研人員提供科研信息

科研人員在進行科學(xué)研究前要查閱科研檔案，對自己工作的必要性和可行性進行論證，有利于合理確定研究方向，避免重復(fù)勞動，這也是科研檔案管理部門選擇確定科研項目和申請立項必須具備的條件。園林科技檔案是園林新技術(shù)進行試驗、示范、推廣活動的真實記錄，是人們勞動成果和智慧的結(jié)晶，對科研檔案利用的越多，越充分，所取得的成就就快，社會的經(jīng)濟效益也就越高。例如：我市園林部門開展的《優(yōu)良園林植物和野生景觀植物引種、馴化和應(yīng)用的研究》課題研究，馴化野生植物50多種，引種應(yīng)用新優(yōu)植物近20種，并應(yīng)用于城市園林綠化中，獲得“市科技進步二等獎”；《藥用植物的開發(fā)及在旅游城市生態(tài)環(huán)境中優(yōu)化配植的研究》課題研究，獲“市科技進步二等獎”；通過查閱科研檔案編著的《承德常見園林植物》和《承德地區(qū)園林綠化藥用觀賞植物實用手冊》兩部專業(yè)書籍填補承德市的空白。每一項成果的成功，都需要經(jīng)過幾年的試驗、示范、推廣，每一項工作的進行都離不開科研檔案的作用。通過查閱試驗、歷年資料數(shù)據(jù)，使每一項新技術(shù)、新品種都能夠有理有據(jù)的順利進行，充分有效地利用園林科研檔案，為我市城市綠化的發(fā)展起到了很大推進作用。

（三）有利于園林科研工作的延續(xù)和成果的形成

科研工作的延續(xù)性離不開科研檔案，科研檔案具有傳遞傳播功能，從一定程度上講，科研成果的形成均是由檔案中相關(guān)資料的概括、升華而來。近年來，由于園林其他因素的影響，園林技術(shù)人員流動頻繁，以前由于沒有建立規(guī)范的科研檔案管理制度，人員離職后造成相關(guān)研究資料的缺失，研究工作無法進行下去。建立規(guī)范的科研檔案除了可以有效地防止科研資料的流失外，還可為考查工作得失、撰寫論文、形成成果提供第一手資料，為擬定計劃、總結(jié)、報告等提供方便。

二、園林科研檔案規(guī)范化管理的主要做法

（一）規(guī)范原始檔案收集內(nèi)容

在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。我國檔案法規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機構(gòu)移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。園林科研檔案管理人員應(yīng)根據(jù)科研檔案的特點，歸納、總結(jié)原始檔案收集內(nèi)容，向科技人員發(fā)放“科研檔案歸檔范圍表”，內(nèi)容包括：課題申報表、實驗原始數(shù)據(jù)、各階段總結(jié)材料、論文、論著、獲獎情況等，要求課題研究人員嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，隨時將他們在科研活動中的原始記錄、進展情況、總結(jié)等材料按計劃分階段積累收集，并按規(guī)定及時整理移交檔案室，以保證所收集到的原始檔案材料統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)。

（二）規(guī)范園林科研檔案管理制度

園林科研檔案管理可參照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，建立符合園林實際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，制定科研檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔手續(xù)的具體規(guī)范；在科研工作中引入“三納入”的制度，把科研文件材料的形成、積累和歸檔納入科研工作程序，納入工作計劃，納入科研人員職責(zé)。充分發(fā)揮科研管理部門在科研檔案建設(shè)中的作用，真正把科研檔案工作納入科研管理的長遠規(guī)劃和年度計劃，把科研立卷歸檔工作納入科研管理部門的崗位職責(zé)，把科研檔案建設(shè)與管理工作納入科研管理人員的職責(zé)范圍，從而保證“四同步”原則在科研管理過程中得以貫徹落實；并引入獎懲機制，將科研檔案建設(shè)情況與科研管理人員崗位業(yè)績評價掛鉤，進行定期考核。

（三）規(guī)范園林科研檔案整理方法

科研檔案整理的基礎(chǔ)工作包括的范圍很廣，從檔案材料的鑒定、整理、分類、立卷到編目、檢索、庫房存放、保護等。這些基礎(chǔ)工作是否扎實、規(guī)范，直接影響到園林科研檔案的利用。原始檔案材料歸檔前要及時進行鑒定，園林科研檔案范圍包括：園林新技術(shù)、新品種推廣、植物保護、園林植物栽培等諸多領(lǐng)域，檔案管理工作者可根據(jù)不同的科研項目的不同特點和本單位研究機構(gòu)的設(shè)置情況分門別類進行整理、立卷、登記、歸檔。歸檔材料可按機構(gòu)分類，也可按學(xué)科分類；可按以下幾種方式分別編制：年度、作者（第一作者）、機構(gòu)（或部門）、學(xué)科。這樣便于查詢者方便地找到所需的材料，也便于檔案管理人員編輯加工，進行二次開發(fā)利用。

（四）規(guī)范園林科研檔案開發(fā)利用方式

編制各級各類目錄，豐富檢索手段。對于歸檔的材料要及時編制全引目錄、案卷目錄、分類目錄和全宗介紹，向本單位和外界報道介紹庫藏情況，開展園林科技信息交流，或為實行科技成果的有償轉(zhuǎn)讓編制成果簡介、文摘等引導(dǎo)人們索取園林科研檔案的信息資源。有條件的單位可利用計算機系統(tǒng)開發(fā)研制具有查詢、檢索、閱讀、打印和添加等功能的園林科研檔案數(shù)據(jù)庫，然后制成光盤。一方面可永久記錄和保存園林科研檔案；另一方面可開展有償信息服務(wù)；還可作為科研活動與科研交流的饋贈資料，擴大檔案的信息。

三、提高園林科研檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平

（一）提高科研人員檔案法制觀念

檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《檔案法》，做到嚴(yán)格執(zhí)法，依法治檔。必須牢固樹立紀(jì)律觀念，自覺遵章守紀(jì)，注重科研檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)，不斷地提高執(zhí)法的自覺性和執(zhí)法能力。同時要通過多種形式向科研人員宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等法律、法規(guī)及檔案知識，認(rèn)識科研檔案建設(shè)工作的重要意義，明確“負責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是科研人員其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔(dān)積累科研檔案資料的義務(wù)，主動履行科研檔案歸檔的職責(zé)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)理論知識和園林專業(yè)知識

隨著計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識外，還要學(xué)會計算機處理技術(shù)。同時還要具備園林專業(yè)科研知識。檔案管理人員要主動參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，注重自身專業(yè)水平的提高。

（三）提高檔案管理人員的保密意識

每一項科研成果都溶入了科研人員無數(shù)的心血，許多涉及知識產(chǎn)權(quán)，還包括許多不能對外界透露的資料。作為科研檔案的管理人員，必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，制訂嚴(yán)格的保密制度和查閱審批制度，不得利用職務(wù)之便，為自己或他人謀利，不得泄露不能對外公開的檔案信息內(nèi)容，自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣。如果這些資料被一些別有用心的人獲得，往往會給個人和單位造成無法估量的損失。

[1]宋喜梅等.農(nóng)業(yè)科研檔案管理芻議[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2012(5).

[2]涂立超,梅方竹.試論高?？蒲泄芾碇械目蒲袡n案規(guī)范化建設(shè)問題[J].科技管理研究,2006(5).

[3]韓千紅.農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化管理初探[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué),2003(6).