新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

文/山東省德州市人民醫(yī)院 常德海

縱觀我國(guó)各地醫(yī)院，普遍存在著人事檔案管理工作不到位的情況，很多醫(yī)院對(duì)人事檔案管理不夠重視且管理手段比較落后，造成很多檔案原件的永久性損毀。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一些醫(yī)院開(kāi)始將先進(jìn)的信息化手段引入到人事檔案管理工作中，極大地提高了工作效率和工作精度，這非常值得在我國(guó)其他醫(yī)院進(jìn)行推廣和應(yīng)用?；诖耍疚墓P者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，就醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及相應(yīng)的改進(jìn)措施進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

雖然人事檔案管理工作對(duì)于提高醫(yī)院的人力資源管理水平至關(guān)重要，但是目前很多醫(yī)院人事檔案管理工作比較混亂，沒(méi)有形成完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，造成醫(yī)院無(wú)法對(duì)員工綜合素質(zhì)進(jìn)行全面的掌握和客觀的評(píng)價(jià)。具體說(shuō)來(lái)：

（一）醫(yī)院管理層和員工的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)

一方面，醫(yī)院管理層將主要精力和資金都用在提高服務(wù)水平、購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備等方面，對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。由于人事檔案管理是一項(xiàng)默默無(wú)聞且保密性較強(qiáng)的工作，因此很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地將其理解為材料的簡(jiǎn)單收集和傳遞，認(rèn)為人事檔案管理不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此沒(méi)有將其列入工作議程，致使人事檔案管理長(zhǎng)期處于維持現(xiàn)狀和被動(dòng)應(yīng)付的狀況。

另一方面，醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)人事檔案管理缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，很多員工都認(rèn)為人事檔案主要是記錄員工的個(gè)人隱私和思想政治情況，是便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)掌握員工的個(gè)人情況。由于醫(yī)院人事檔案一般不對(duì)外，員工是不能查閱個(gè)人檔案的，因此醫(yī)院?jiǎn)T工多數(shù)忽視人事檔案的重要性。例如，一些員工在填寫(xiě)反映自己某方面成績(jī)的材料（如職業(yè)資格證書(shū)、學(xué)歷）時(shí)，沒(méi)有及時(shí)將相關(guān)材料歸檔，從而影響了個(gè)人的待遇；一些員工貪圖方便，在填寫(xiě)表格時(shí)出生日期陰陽(yáng)歷不分，從而造成表格內(nèi)容前后不一致。這些行為不僅會(huì)降低醫(yī)院?jiǎn)T工檔案的真實(shí)性和可利用性，也會(huì)給員工的升職和各類評(píng)審造成阻礙。

（二）醫(yī)院人事檔案管理手段和方式比較落后

近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣，很多醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)始步入信息時(shí)代，使用了醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)。但目前醫(yī)院人事檔案管理的操作還只限于信息條目的管理，相關(guān)數(shù)據(jù)都需要工作人員手工錄入，檢索、分析和統(tǒng)計(jì)功能還比較薄弱，難以滿足醫(yī)院的實(shí)際需求。

此外，目前醫(yī)院人事檔案的管理主要以單位內(nèi)部的組織和人事檔案部門(mén)來(lái)進(jìn)行封閉的管理，人事檔案供組織或醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)使用，一般不對(duì)外。此種封閉式管理造成醫(yī)院人事檔案管理的系統(tǒng)運(yùn)行秩序不完善，醫(yī)院人事檔案管理信息化的采集比較被動(dòng)，不能為醫(yī)院的人事改革提供豐富材料。

（三）醫(yī)院人事檔案管理人員的工作量較大

現(xiàn)在很多醫(yī)院只配置了一兩名員工來(lái)專門(mén)負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作，而他們負(fù)責(zé)大量的常規(guī)性材料歸檔工作，還不加上新招員工的檔案?jìng)鬟f和檔案核查等非常規(guī)性工作，因此工作量較大且工作時(shí)間較長(zhǎng)。以常規(guī)性材料的歸檔為例，工作人員需要先核實(shí)材料內(nèi)容的真實(shí)性，然后檢查材料的紙張情況，根據(jù)需要進(jìn)行紙張的裁剪、加紙裱糊和打孔工作，上述工作非常細(xì)瑣，一旦工作人員整理不及時(shí)將導(dǎo)致員工利益受損。

此外，很多人事檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專門(mén)的培訓(xùn)，在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，通常是按照經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案中存在的問(wèn)題，也不會(huì)通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)提高自身的綜合素質(zhì)，從而造成醫(yī)院人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，處于醫(yī)院的邊緣地帶。

二、新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化

針對(duì)傳統(tǒng)手工管理醫(yī)院人事檔案存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理勢(shì)在必行。一般而言，醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需要經(jīng)過(guò)如下幾個(gè)階段：系統(tǒng)規(guī)劃階段，這個(gè)階段要明確醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目標(biāo)、應(yīng)用范圍和服務(wù)對(duì)象，制定系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)所需的各類資源計(jì)劃；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段，這個(gè)階段要求醫(yī)院通過(guò)合適的開(kāi)發(fā)方式（如自主開(kāi)發(fā)、外包、合作開(kāi)發(fā)等），來(lái)開(kāi)發(fā)出符合自己實(shí)際需求的系統(tǒng)；系統(tǒng)運(yùn)維階段，這個(gè)階段醫(yī)院要根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)進(jìn)行解決；系統(tǒng)更新階段，這個(gè)階段醫(yī)院要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、優(yōu)化和更新。

醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的功能通常包含以下部分：存入檔案的管理、檔案的查詢情況、檔案查詢的申請(qǐng)、檔案查詢的審批、檔案庫(kù)存的管理、轉(zhuǎn)出檔案的管理、人事檔案的利用。通過(guò)上述功能模塊，醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)可以用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和相容性，一旦組織、人事部門(mén)或醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)想要查詢某個(gè)員工的信息，只要按照要求輸入查詢條件，便可以很快地查閱所需信息并且進(jìn)行打印。通過(guò)實(shí)施醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)，可以有效降低人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高人事檔案管理的工作效率，將人事檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體拓寬到現(xiàn)代化的電子載體上。

（二）提高人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

1.做好人事檔案管理的基礎(chǔ)工作?？紤]到人事檔案管理工作的重要性，醫(yī)院在選派人事檔案管理工作人員時(shí)要重點(diǎn)考察他們的責(zé)任心和政治素質(zhì)，確保他們?cè)诜爆嵉娜耸聶n案管理工作中保持高度責(zé)任心；醫(yī)院要加大人事檔案管理工作人員的數(shù)量，變兼職為專職，讓工作人員將精力和時(shí)間都放在人事檔案管理工作中；醫(yī)院要加大相應(yīng)的硬件投入，設(shè)置專門(mén)的人事檔案庫(kù)房，嚴(yán)格遵守人事檔案管理“庫(kù)房、整理室和辦公室”分開(kāi)的原則，確保人事檔案材料從收集環(huán)節(jié)就進(jìn)入到專門(mén)區(qū)域。

2.做好人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作。新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作向工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，因此開(kāi)展培訓(xùn)工作刻不容緩：一方面，工作人員要通過(guò)自學(xué)等方式加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并且對(duì)工作中遇到的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，努力使自己成為既懂計(jì)算機(jī)操作又懂人事檔案管理的復(fù)合型人才。另一方面，醫(yī)院要積極開(kāi)展各種培訓(xùn)工作，對(duì)工作時(shí)間較長(zhǎng)的老員工要重點(diǎn)培訓(xùn)醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用和最新人事檔案管理措施，確保老員工能夠不斷更新人事檔案管理知識(shí)和觀念，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐；對(duì)工作時(shí)間較短的新員工要重點(diǎn)培訓(xùn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)操作及人事檔案管理的基本要求，尤其要求新員工掌握材料的分類和借鑒方法，確保新員工能夠盡快進(jìn)入工作角色。

3.做好人事檔案管理工作人員的待遇落實(shí)工作。醫(yī)院人事檔案管理工作人員的待遇在醫(yī)院相對(duì)比較低，并且不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此要做好人事檔案管理工作人員的待遇落實(shí)工作。醫(yī)院要重視人事檔案管理工作人員的勞動(dòng)保護(hù)工作，為他們配備相應(yīng)的用具和用品，確保他們?cè)诮佑|大量紙張（很多紙張比較陳舊）不會(huì)對(duì)健康造成危害；醫(yī)院要對(duì)工作優(yōu)異的人事檔案管理工作人員進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，甚至可以提拔當(dāng)中優(yōu)秀者從事人事管理的其他工作。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理工作的宣傳力度

醫(yī)院要加強(qiáng)人事檔案管理工作的宣傳力度，提高醫(yī)院管理層和全體工作人員的人事檔案管理意識(shí)。醫(yī)院可以通過(guò)講座、展板、座談等方式，讓更多的工作人員了解人事檔案的相關(guān)法規(guī)制度，提高全體工作人員的檔案意識(shí)，指引工作人員準(zhǔn)確、真實(shí)的填寫(xiě)相關(guān)人事材料。

此外，醫(yī)院要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)：一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)要不斷強(qiáng)化，將檔案管理納入到日常工作議程，并且將其作為醫(yī)院的發(fā)展重要內(nèi)容常抓不懈；另一方面，醫(yī)院普通工作人員的檔案意識(shí)要不斷強(qiáng)化，讓普通工作人員認(rèn)識(shí)到檔案與自身生活和工作的重要聯(lián)系，積極配合醫(yī)院各項(xiàng)人事材料的填寫(xiě)，并且嚴(yán)肅且認(rèn)真的進(jìn)行填寫(xiě)。

（四）加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理

現(xiàn)代生活節(jié)奏很快，醫(yī)院工作人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案變更的情況（如婚姻狀況）。為了確保醫(yī)院工作人員人事檔案的真實(shí)性和新鮮性，醫(yī)院要強(qiáng)化人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理。當(dāng)醫(yī)院工作人員的婚姻、健康狀況、家庭、學(xué)歷等信息發(fā)生變化時(shí)，工作人員自身可以向醫(yī)院人事部門(mén)申請(qǐng)檔案信息的更正，經(jīng)人事部門(mén)核實(shí)后更改并歸檔。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，要定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)過(guò)期且沒(méi)有保存價(jià)值的材料進(jìn)行剔除，對(duì)新鮮且不完整的材料進(jìn)行補(bǔ)充，從而確保其能夠滿足醫(yī)院人力資源管理的要求。

三、討論

從全文的分析可知，醫(yī)院人事檔案管理工作水平的高低，關(guān)系著醫(yī)院人力資源的挖掘及醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃?，F(xiàn)代快節(jié)奏的生活，使得醫(yī)院工作人員的檔案經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)（如學(xué)歷、婚姻和健康狀況等），如果不重視人事檔案管理工作，那么將給醫(yī)院和醫(yī)院工作人員帶來(lái)無(wú)法估計(jì)的損失。

醫(yī)院人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，不是一朝一夕可以完成的事情，這就要求醫(yī)院從強(qiáng)化人事檔案管理人員綜合素質(zhì)、進(jìn)行動(dòng)態(tài)化人事檔案管理、構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)和提高全體工作人員檔案意識(shí)等角度出發(fā)，切實(shí)提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平。

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