淺談如何做好人事檔案管理工作

文/廣東省肇慶復(fù)退軍人醫(yī)院 鐘雪柏

人事檔案是指在人事管理活動(dòng)中形成的，記述了個(gè)人在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織中的活動(dòng)情況包括個(gè)人學(xué)習(xí)歷程、工作經(jīng)歷、家庭背景情況、品德才能業(yè)績(jī)等方面，同時(shí)以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查證的資料，傳統(tǒng)上存在文字、表格、照片、錄音及其他等形式。

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案法制意識(shí)薄弱限制了檔案資料的收集

檔案資料的收集是完成檔案歸檔工作的基礎(chǔ)工作，雖然檔案工作制度已對(duì)檔案的收集、整理、歸檔等進(jìn)行了明確規(guī)定，但在執(zhí)行過(guò)程中，由于部門(mén)與部門(mén)之間，部門(mén)與個(gè)人之間缺乏溝通，以至于個(gè)別部門(mén)或個(gè)人往往以資料自我保存方便查閱利用等理由，不主動(dòng)或不按時(shí)移交應(yīng)歸檔資料，導(dǎo)致資料歸檔不及時(shí)，檔案資料的完整性也得不到有效保證。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案工作任務(wù)重、時(shí)間緊、要求高，而大多數(shù)檔案人員在實(shí)際工作中身兼數(shù)職，忙于應(yīng)付日常工作，無(wú)法將所有的精力都投入到人事檔案工作中，疏于對(duì)檔案管理工作深入調(diào)查研究和工作方式方法創(chuàng)新。甚至有部分檔案管理人員從沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，不具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱等有關(guān)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能，以至于他們對(duì)人事檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不太了解，嚴(yán)重削弱了人事檔案管理力量。

（三）檔案管理設(shè)備設(shè)施滯后限制了檔案工作的開(kāi)展

受條件限制，部分單位未能按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定實(shí)行三室分開(kāi)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案辦公室、檔案庫(kù)房以及檔案閱覽室。檔案人員辦公、對(duì)外服務(wù)、技術(shù)加工、檔案保管等日常工作只能在分管科室進(jìn)行，限制了檔案工作的開(kāi)展，給檔案的保密及日常管理等工作帶來(lái)了一定的困難。

二、對(duì)目前人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度

人事檔案管理工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全。一是進(jìn)一步建立健全人事檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。二是嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的工作實(shí)際，進(jìn)一步完善《檔案保管制度》《檔案保密》《檔案查借閱利用制度》《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》等各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）加大投入，完善設(shè)施

一是在硬件方面，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)買(mǎi)密集柜，并應(yīng)當(dāng)做好防盜、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲(chóng)、防光和防污染等安全設(shè)施。二是在軟件方面，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取防泄密、防電子病毒等措施，確保檔案的完整與安全。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入，購(gòu)置統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件，及時(shí)錄入人事變更內(nèi)容，不斷充實(shí)檔案信息庫(kù)，完善檔案信息。

（三）加強(qiáng)教育，提高素質(zhì)

各級(jí)組織、人事部門(mén)要選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有中專(zhuān)（或高中）以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作。組織上要關(guān)心他們的工作、生活，落實(shí)管檔人員待遇，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。對(duì)新接手檔案員要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，并不定期組織檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)部門(mén)舉辦的各類(lèi)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，組織檔案人員到先進(jìn)單位、地區(qū)實(shí)地學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)和做法，讓他們及時(shí)掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解檔案管理的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。

（四）把握重點(diǎn)，規(guī)范管理

在材料的歸檔及管理中，要嚴(yán)格把好“四關(guān)”：一是把好材料收集關(guān)，要將記載本人德、能、勤、績(jī)、廉的各方面材料收集齊全，使人事檔案能夠反映其本人的基本面貌，確保材料的齊全完整。二是把好材料整理關(guān)，確保材料歸檔規(guī)范。整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是鑒別，具體來(lái)說(shuō)，鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫(xiě)規(guī)范、手續(xù)完備；對(duì)經(jīng)過(guò)鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同的情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷(xiāo)毀等不同方式進(jìn)行處理。三是把好材料保管關(guān)，根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。人事檔案管理部門(mén)，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置專(zhuān)用檔案柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查。檔案庫(kù)房、閱覽室和檔案人員的辦公室應(yīng)做到三室分開(kāi)。四是把好材料保密關(guān)，檔案管理人員要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等有關(guān)規(guī)定，不得泄露或擅自對(duì)外公布檔案內(nèi)容；嚴(yán)禁涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添檔案。

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性兼具系統(tǒng)性、科學(xué)性、專(zhuān)業(yè)性的工作，需要各級(jí)各部門(mén)的重視、支持和配合，這是人事檔案管理工作更好的服務(wù)于單位和個(gè)人的重要前提。總之，只有提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，才能更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)服務(wù)。

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