談機關(guān)文書檔案員如何管理檔案

文/濟寧市園林管理局 趙恩芳

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展以及社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷完善，我國國家機關(guān)工作情況受到的關(guān)注度越來越高。文書檔案一直以來都是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，記錄著工作的具體事項，它在一定程度上體現(xiàn)著單位的發(fā)展歷程，對具體工作做出了客觀的記錄。機關(guān)文書檔案員工作的重點內(nèi)容之一就是做好文書的管理工作，整理資料數(shù)據(jù)庫，保證資料的正確保管。從本質(zhì)上來說，做好檔案管理工作有助于幫助機關(guān)掌握以往的工作動向，并以其為基礎(chǔ)做好目前的工作，提升機關(guān)管理能力和服務(wù)水平，其對機關(guān)的發(fā)展具有非常巨大的意義。

一、機關(guān)文書檔案管理的概述及其重要作用

機關(guān)文書檔案是機關(guān)部門在長期的社會工作中形成的，對工作的文字、圖表等記錄，它具有長期歷史性，是對機關(guān)重要事務(wù)的詳細記載。檔案的方式多種多樣，而文書檔案就是其中最為重要的一種，它能夠準確反映機關(guān)的工作情況，對其進行研究和管理也具有非常重要的作用。

目前文書檔案員在檔案管理中要做的主要任務(wù)包括對文件材料的歸檔情況進行監(jiān)督并予以指導；負責全部文書檔案的管理工作，和資料整理等。因此，其工作具有全面性和科學性，屬于基礎(chǔ)服務(wù)項目，它能夠直接影響機關(guān)部門工作的有效發(fā)揮，是機關(guān)單位職能履行的關(guān)鍵，在具體工作中具有不可忽視的作用。

二、機關(guān)文書檔案管理工作存在的主要問題

第一，檔案管理意識薄弱。文書檔案是機關(guān)歷史的反映，是工作內(nèi)容的詳實記錄，對機關(guān)的未來發(fā)展建設(shè)具有非常重要的意義。但是，很多機關(guān)的領(lǐng)導和檔案管理者都忽略了其重要性，將其片面的認為是管理員的事，阻礙了檔案的管理。

第二，檔案資料不健全。我國國家機關(guān)部門出現(xiàn)的時間較早，在歷史的發(fā)展變遷中，其檔案記錄內(nèi)容多且豐富繁雜，業(yè)務(wù)記載細化，很多文書檔案已經(jīng)成為了零散內(nèi)容。這樣一來，就給檔案管理員的工作帶來挑戰(zhàn)，檔案資料不夠全面，具體工作的記錄不符合實際，甚至出現(xiàn)了空白現(xiàn)象。經(jīng)調(diào)查顯示，某些機關(guān)的文書檔案還出現(xiàn)了錯記、亂記現(xiàn)象，影響了檔案意義的凸顯。

第三，現(xiàn)代化設(shè)施無法有效運用。隨著社會科技的進步，計算機、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)施已經(jīng)普及到了各行各業(yè)，利用先進技術(shù)進行機關(guān)文書檔案的管理也成為了大勢所趨。但是，很多機關(guān)在具體工作中卻沒有將先進設(shè)施進行科學使用，不利于管理效率的提升。

三、機關(guān)文書檔案員如何做好檔案的管理工作

從以上內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了我國機關(guān)文書檔案員在具體的檔案管理工作中面臨的主要問題。為了盡可能的改善這些弊端，做好檔案的管理工作，相關(guān)機關(guān)一定要采取有效的對策對文書檔案員的工作予以完善。

（一）做好機關(guān)文書檔案的保存工作

眾所周知，我國的機關(guān)文書檔案類型、內(nèi)容多樣，檔案繁雜，要真正做好其保存工作，主要要從三方面入手。

首先，確保文書檔案的有序管理，提升管理的整體性。我國機關(guān)文書檔案的形成時間相對久遠，種類數(shù)量較多，在實施保存的過程中一定要將其按順序進行排序管理，按時間順序排列，并優(yōu)化整體效果，分清主次，加強檔案聯(lián)系；其次，把握好檔案管理的科學性和專業(yè)性。檔案管理工作不是簡單的資料管理，在工作實施過程中要借助現(xiàn)代化設(shè)施，將計算機等融入管理之中，并提升工作的科學性，做到高效管理；最后，明確檔案的歷史性、現(xiàn)實性和未來性。既要尊重檔案的歷史價值，又要保存其本來面目，并結(jié)合機關(guān)的發(fā)展趨勢做好未來的管理，提升其管理效率。

（二）健全完善檔案管理的制度體系

科學規(guī)范的制度規(guī)章，是保證機關(guān)文書檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。對此，相關(guān)機關(guān)單位要完善健全有效的檔案管理制度體系，細化管理的具體內(nèi)容、形式、工作方法等等，協(xié)調(diào)各部門做好管理工作，建立單獨的檔案管理部門，派專人進行管理。與此同時，還要加強監(jiān)管，對檔案管理行為進行監(jiān)督，減少管理錯誤，提升其保存期限。

（三）提升機關(guān)文書檔案的管理質(zhì)量

想要有效提升機關(guān)文書檔案員工作的有效性，做好檔案的管理工作，就要保證其具有良好的工作質(zhì)量。

第一，要提升機關(guān)職工的認識，明確文書檔案管理與自身的關(guān)系，了解其重要意義；第二，做好檔案記錄、撰寫等工作，確保檔案資料的詳實度；第三，積極引進現(xiàn)代化設(shè)備，將新興技術(shù)運用到其中，提升管理效率。

四、結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理工作是機關(guān)工作的重點，檔案是機關(guān)以往工作的記錄，對其未來發(fā)展建設(shè)具有非常重要的意義。為了切實提升文書檔案管理員工作的實效性，各機關(guān)要完善檔案管理的主要方法，健全制度體系，并提升工作的有效性和科學性，為機關(guān)工作的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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