新時期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考

文/桂林旅游股份有限公司漓江游船分公司 關繼群

企業(yè)人事檔案是對企業(yè)員工個人經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等記載，準確、齊全、完整的人事檔案能夠歷史、全面地記錄一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)和業(yè)績等信息。隨著市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展與完善，企業(yè)人事檔案管理也逐漸顯露出一些新的問題，這些問題的存在影響了人事檔案管理的效率，也影響了企業(yè)的健康發(fā)展。因此，為了適應新時期市場經(jīng)濟發(fā)展的要求，必須要加強對人事檔案的管理，從而促進企業(yè)管理效率的全面提升。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

當前的企業(yè)人事檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)的管理思想無法與當前快速發(fā)展的經(jīng)濟形勢相適應，因此呈現(xiàn)出一定的滯后性，問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）人事檔案管理意識淡薄

經(jīng)濟快速發(fā)展的大背景下，人才的流動性也呈現(xiàn)出一些新的特點，這對于企業(yè)的人才管理來說，產(chǎn)生了更嚴峻的挑戰(zhàn)。對于個別企業(yè)來說，由于忽略人事檔案管理的作用，認為人事檔案管理時人才交流機構的工作內(nèi)容，對新進的員工和解除勞動關系的員工都不能及時的將相關的信息納入到檔案中，這對于企業(yè)的管理來說，有著很大的影響。

（二）缺乏完善的檔案管理機制

由于檔案管理意識淡薄，因此對于人事檔案的內(nèi)容和管理方式都缺乏足夠的重視，容易造成檔案內(nèi)容不完整、信息不全面的問題，這對于人事部門工作的開展也產(chǎn)生了較多不利的影響。由于缺乏完善的管理機制，在員工的晉升、績效評價等方面都無法科學的反映出一個員工的全面信息，無法為人事部門的工作提供全面的依據(jù)。

（三）檔案利用價值不高

由于人事檔案不能完全的體現(xiàn)出人才的全面信息，所以無法為人事部門的工作提供全面的依據(jù)，這造成了檔案的利用率偏低。另外，由于企業(yè)對員工的績效考核工作缺乏重視，因此也就忽略了人事檔案記錄相關工作的開展，容易造成人員和檔案分離的現(xiàn)象，這些問題都不同程度的影響了人事檔案的利用價值。

二、新時期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新舉措

針對上述問題，可以從以下幾個方面進行創(chuàng)新思考：

（一）加強對人事檔案管理的重視

針對人事檔案管理的重要性被忽略這一問題，必須要通過一定的宣傳提高管理人員對于人事檔案管理的重視，尤其是通過具體的事例讓管理人員客觀的認識到人事檔案管理工作中包含的管理關系。只有充分重視人事檔案管理工作，才能促進人事檔案價值的充分發(fā)揮，為企業(yè)的人才管理提供必要的依據(jù)和參考，促進企業(yè)管理效率的提升。

（二）促進人事檔案管理內(nèi)容的完善

企業(yè)在當前的人事檔案的收集方面，大部分處于靜止形態(tài)，停留在對個人的歷史進行記錄的狀態(tài)，卻不能全面的體現(xiàn)出人才的特點和未來發(fā)展趨勢。因此，必須要促進人事檔案管理內(nèi)容的不斷充實，通過擴大檔案收集范圍，加入關于人才職業(yè)道德和專業(yè)水平等方面的內(nèi)容，能夠為企業(yè)的人才戰(zhàn)略提供更多參考依據(jù)。同時，對于人才的日常表現(xiàn)也要收集到人事檔案中，應當包括人才的工作表現(xiàn)、個人誠信狀況等，有利于增強企業(yè)員工的誠信意識建設，為用人單位提供全面的依據(jù)。

（三）加強人事檔案管理的信息化建設

信息化技術的廣泛應用能夠有效的提高人事檔案管理工作的效率。信息化辦公軟件已經(jīng)成為當前企業(yè)管理中的重要組成部分，對于人事檔案管理來說，也必須要依靠先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理。在人事檔案的收集過程中，將檔案的相關信息輸入到計算機中，形成統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)和信息，存儲在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，同時對檔案的查閱、歸檔等工作進行有效歸納，提高信息檢索的效率。另外，要保證人事檔案管理系統(tǒng)的權威性，針對管理者的信息也要進行全面和客觀的收集，防止弄虛作假的現(xiàn)象，保證人事檔案的真實性和科學性。

（四）創(chuàng)新人事檔案服務方式

為了促進人事檔案作用的充分發(fā)揮，必須要創(chuàng)新人事檔案的服務方式，將以往被動的管理轉變?yōu)閯討B(tài)的管理方式。對于服務對象來說，人事檔案管理不僅是為企業(yè)自身服務，同時也為相關的行業(yè)和用人單位服務，因此在服務技術和服務理念上，要將以往輕視檔案開發(fā)和管理的思想進行轉變，加強對檔案信息資源服務效益的重視，充分利用社會資源，從而發(fā)揮人事檔案的重要作用。

三、結束語

隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理的重要性也受到了越來越多的重視。為了適應社會和經(jīng)濟發(fā)展的需求，新時期的企業(yè)人事檔案管理必須要向著科學化和規(guī)范化的方向發(fā)展，在檔案管理制度不斷完善的大背景下，不斷創(chuàng)新人事檔案管理的理念和服務方式，促進人事檔案作用的充分發(fā)揮，為社會和經(jīng)濟的發(fā)展提供更全面的保障。

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