高職改革背景下檔案工作的難點(diǎn)及對策

文/廣東省佛山市佛山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉紅立

近年來，隨著我國教育改革的發(fā)展，高等職業(yè)技術(shù)教育已經(jīng)成為我國職業(yè)教育的主體，受此影響，高等職業(yè)技術(shù)教育改革的成果也成為關(guān)乎我國職業(yè)教育成敗的關(guān)鍵。高職院校檔案工作是推動高職院校全面發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，在高職改革的背景下，檔案部門必然成為高職改革的實(shí)施部門之一。

一、高職改革背景下高職院校檔案管理工作的特點(diǎn)與意義

（一）特點(diǎn)

首先，在高職改革背景下，高職院校在培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方式、課程設(shè)置、考試方式等方面均有顯著變化，而且很多高職院校都致力于建立全面、穩(wěn)定的校企合作機(jī)制。這種轉(zhuǎn)變，對高職院校的檔案管理部門來說，既是一種機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)。

其次，檔案管理手段的不斷發(fā)展促進(jìn)了檔案管理效率的提高。

再次，高職院校原有的行政強(qiáng)制、過度集中的檔案管理模式隨著高職改革而逐漸發(fā)生變化，檔案不再過度強(qiáng)調(diào)其政治作用，而轉(zhuǎn)為強(qiáng)調(diào)其科研價(jià)值、社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

（二）意義

隨著各高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大、招生人數(shù)的不斷增加，檔案的數(shù)量也在快速增長。搞好高職院校的檔案建設(shè)，不僅有利于發(fā)揮檔案建設(shè)在學(xué)校各個方面的功能，而且會有效地促進(jìn)學(xué)校的改革和發(fā)展。

隨著高職改革的發(fā)展，反映高職院校辦學(xué)過程的管理檔案與高等職業(yè)技術(shù)教育形成的科技及智力成果的社會價(jià)值不斷提升，社會對高等職業(yè)技術(shù)教育檔案的需求程度也將不斷提升。因此，盡可能充分地開放其檔案資源，提供其檔案資源的使用效益，有助于擴(kuò)大高等職業(yè)技術(shù)教育的社會影響，為高職院校的發(fā)展贏得越來越多的優(yōu)質(zhì)社會資源與社會環(huán)境。

二、高職改革背景下高職院校檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）檔案意識相對比較薄弱

大部分高職院校都有一定的檔案意識，制定了本校的檔案管理規(guī)章制度，劃撥了專門的檔案專門經(jīng)費(fèi)，配備了一定數(shù)量的專職或兼職檔案管理人員，開展學(xué)校的部分檔案工作，但有些高職院校的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把主要精力集中在擴(kuò)大招生規(guī)模和學(xué)生就業(yè)上，檔案資源建設(shè)很不完善，管理制度不成體系，制度之間相互重復(fù)或相互矛盾。有的院校完全照搬其他院校的檔案制度文件，不經(jīng)過自身的思考，在管理過程中因不符合自身的實(shí)際難以實(shí)施。

（二）檔案保存分散

很多高職院校都是由各種中等專業(yè)學(xué)校整合、重組而成的，此類學(xué)校的檔案隨著學(xué)校的變遷，因管理不善而丟失損壞，導(dǎo)致歸檔不全面，利用率降低。此外，部分高職院校的檔案是由兼職檔案管理員管理，這部分人員流動頻繁，容易造成歸檔材料不規(guī)范，檔案材料遺失等問題。

（三）檔案信息化建設(shè)程度不足

目前高職院校的檔案管理制度缺少改革創(chuàng)新的決心和動力，大部分高職院校雖然保存了大量電子形式的信息資源，但對信息只是簡單地保存，并沒有進(jìn)一步開發(fā)和整理，尚未達(dá)到信息化的要求。筆者瀏覽各個高職院校的官方網(wǎng)站，幾乎沒有發(fā)現(xiàn)檔案部門或檔案信息相關(guān)鏈接。由此可見，高職院校的檔案信息資源還沒有形成一個科學(xué)、完整、系統(tǒng)的開發(fā)利用體系。

（四）檔案信息服務(wù)方式單一

高職院校檔案部門的檔案信息服務(wù)方式仍主要為查閱檔案、外借檔案、檔案展覽與陳列、復(fù)印檔案、開具證明、檔案目錄信息服務(wù)、事實(shí)性檔案咨詢、學(xué)生檔案派遣等幾個方面，已開展的檔案利用工作形式和內(nèi)容也比較單一，檔案編研力度不高。

三、高職改革背景下高校檔案管理的難點(diǎn)

（一）高職改革下檔案管理面臨著體制上的障礙

首先，高職院校普遍盛行的是學(xué)校行政機(jī)構(gòu)主導(dǎo)學(xué)校的發(fā)展。高職院校內(nèi)部的檔案資源不是依據(jù)學(xué)校的發(fā)展、人才的培養(yǎng)來分配利用，而是由行政權(quán)力來決定，學(xué)校行政部門控制檔案管理的發(fā)展方向。檔案部門的發(fā)展是由行政機(jī)構(gòu)計(jì)劃、決定出來的，這些計(jì)劃、決定沒有充分體現(xiàn)檔案管理人員的意愿和高職院校檔案管理的特點(diǎn)。其次，由各種中等專業(yè)學(xué)校整合、重組而成的高職院校的學(xué)校管理沒有徹底清除中專痕跡，決策的隨意性時(shí)常出現(xiàn)，管理體制跟不上高職教育改革發(fā)展的新形勢。與此同時(shí)，檔案部門的管理也相對混亂。

（二）高職改革下檔案管理面臨著材料歸檔范圍變化的難題

隨著高職改革的開展，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法(中華人民共和國教育部令第27號)》對高校檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門的歸檔范圍也隨之發(fā)生變化，其具體表現(xiàn)：

行政類：主要變化包括高職院校與企業(yè)合作過程中產(chǎn)生的學(xué)校與行業(yè)企業(yè)簽訂的校企合作協(xié)議書，學(xué)校重大校企合作實(shí)踐活動和成果材料、圖片等，校外實(shí)訓(xùn)基地統(tǒng)計(jì)材料。

教學(xué)類：除了課程設(shè)置的材料之外，注重收集高職改革過程中產(chǎn)生的實(shí)踐教學(xué)材料，即有關(guān)教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、頂崗實(shí)習(xí)的材料；典型或優(yōu)秀的實(shí)習(xí)安排、管理案例。

科學(xué)研究類：除了科研方面的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度科研計(jì)劃、專項(xiàng)合同、計(jì)劃任務(wù)書、專題研究計(jì)劃、各項(xiàng)調(diào)查材料、原始數(shù)據(jù)、專題總結(jié)、成果報(bào)告、論文、鑒定材料、推廣的文件材料等需要?dú)w檔之外，還要將行業(yè)企業(yè)的新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新設(shè)備、新工藝、新成果納入進(jìn)來。

外事類：高職院校在改革過程中國際交流方面也迅速發(fā)展，形成了很多外事類型的檔案。

出版類：主要變化包括校企合作時(shí)產(chǎn)生的文件和材料，如專業(yè)培養(yǎng)方案、課程設(shè)置、學(xué)生實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、合作編寫的實(shí)訓(xùn)教材。

產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類：根據(jù)高職改革的需要，需歸檔大量合作企業(yè)的專項(xiàng)技術(shù)檔案、圖紙。

基本建設(shè)類：高職院校規(guī)模的擴(kuò)大，很多學(xué)校都不斷改建、擴(kuò)建、合并或者建設(shè)新的校區(qū)。歸檔內(nèi)容中應(yīng)囊括基本建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)和施工等工作中形成的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料,設(shè)計(jì)任務(wù)書、總體設(shè)計(jì)、單項(xiàng)設(shè)計(jì)、工程預(yù)算與決算、開竣工報(bào)告、工程鑒定驗(yàn)收材料、竣工圖紙及有關(guān)審批文件、技術(shù)規(guī)程等;有關(guān)審批文件有關(guān)本單位的重大發(fā)明創(chuàng)造、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、合理化建議等有關(guān)技術(shù)文件材料。還有一些音頻、視頻文件。

四、高職改革下高職院校檔案管理的策略探索

（一）優(yōu)化制度環(huán)境

加強(qiáng)高職院校內(nèi)部民主管理，充分地去行政化，為檔案管理工作的開展在體制上給予保障。高職院校應(yīng)該為檔案部門的發(fā)展提供政策支持與保障，充分發(fā)揮檔案部門的自主性和積極性，不用行政命令來參與檔案管理的具體業(yè)務(wù)。檔案管理部門也要建立、健全自身的工作制度，對檔案的歸檔、保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等一系列工作加以規(guī)范，尤其是在檔案歸檔、分類和利用方面要適應(yīng)高職院校改革發(fā)展的需要，使檔案管理工作有章可循，有法可依。

（二）多途徑開展各種形式的信息服務(wù)

1.利用信息服務(wù)為高職院校改革出力。高職院校的改革和發(fā)展，尤其對于擬改制升本為高職、高專的職校來說，都可以從檔案資源中得到參考和幫助。高職院校的檔案部門應(yīng)該以學(xué)校改革發(fā)展的需求為導(dǎo)向，將檔案視為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的重要信息資源和知識資產(chǎn)，把檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向檔案信息、知識。檔案管理部門要善于捕獲文件，防止信息流失，追溯和考察文件的背景因素，挖掘文件深層的、隱含的信息和知識，服務(wù)于高職院校組織制度的構(gòu)建、人力資源管理改革、信息技術(shù)運(yùn)用，從而支持高職院校改革的運(yùn)轉(zhuǎn)，推動高職教育改革戰(zhàn)略落實(shí)。

2.利用學(xué)生檔案服務(wù)為學(xué)生就業(yè)助力。對于用人單位而言，學(xué)生在校期間的表現(xiàn)是重要的參考因素。學(xué)生檔案全面反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的情況，這為畢業(yè)生就業(yè)提供了重要的參考價(jià)值。加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生檔案的開發(fā)利用，管理好學(xué)生檔案，就可在關(guān)鍵時(shí)刻提供最有力的憑證，從而服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于社會。在此基礎(chǔ)上，注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級證書等；并積極開發(fā)學(xué)生檔案資源，如建立誠信檔案、心理健康檔案等新措施，并開展代管寄存畢業(yè)生檔案等服務(wù)。

3.加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)。

（1）高職院校檔案與院校辦公自動化系統(tǒng)接軌。為了保證高職院校檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，必須對從文件生產(chǎn)到歸檔進(jìn)行全程控制，從而避免數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率?？梢酝ㄟ^辦公自動化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理。

（2）加強(qiáng)高職院校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)。首先，加強(qiáng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化，利用掃描技術(shù)將現(xiàn)有的檔案資料、舊館藏資料存貯到計(jì)算機(jī)中，儲存到檔案信息管理系統(tǒng)。其次，加強(qiáng)對電子文件的歸檔和管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的實(shí)時(shí)接收、管理和利用。

（3）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強(qiáng)與相關(guān)行業(yè)檔案部門的協(xié)作。高職院校自身發(fā)展的特殊背景使其檔案有著不同于其他高校檔案的特點(diǎn)。比如團(tuán)校、糧校、鐵路職校、船舶職校、輕工業(yè)職校等有著不同行業(yè)背景的職校，與相關(guān)行業(yè)的檔案管理部門合作，構(gòu)建檔案信息合作網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)高職院校與相關(guān)行業(yè)共同發(fā)展的目標(biāo)。

借助于高職改革的蓬勃發(fā)展和不斷深入，目前高職院校的檔案管理工作正處于一個發(fā)展的良好時(shí)機(jī)。高職院校的檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案管理的規(guī)律和已有的檔案管理現(xiàn)狀，制定科學(xué)的檔案管理發(fā)展策略，在檔案的質(zhì)量和數(shù)量建設(shè)方面進(jìn)行改革，開展多途徑的信息服務(wù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等方面努力，做好達(dá)標(biāo)升級工作，早日實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，以建設(shè)高職院校改革發(fā)展所需要的高質(zhì)量檔案信息資源，支持我國高職教育的改革和發(fā)展。

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[3]李天明.高校檔案工作服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)[J].管理科學(xué)文摘,2007(3):89-91.