信息化手段在醫(yī)院文書檔案管理中的應用

文/惠州市中心人民醫(yī)院 朱詩聰

當前，信息化已經(jīng)深入到社會經(jīng)濟發(fā)展的各個方面，文書檔案也同樣受到信息化的影響，醫(yī)院文書檔案管理部門必須高度重視信息化工作，并積極探討如何發(fā)揮信息化作用，提高文書檔案管理水平。

一、醫(yī)院文書檔案管理必須積極發(fā)揮信息化的作用

醫(yī)院文書檔案較多，不僅包括各種政策性文件，醫(yī)院出臺的各項制度，還包括會議記錄、醫(yī)院的計劃與總結(jié)等，這些材料有些需要長期保存，有些只需要保存一段時間即可，有些需要常用，有些則難以用到，因此，必須充分利用信息化手段強化管理，提高管理效率。

（一）文書檔案管理能力的提升需要發(fā)揮信息化手段的作用

1.檔案文書總量規(guī)模不斷擴大需要提升管理能力。隨著時間的推移，醫(yī)院檔案文書總量不斷增多，這種量的增加導致管理工作量大幅度的增加，單純的人工管理效率不高、難度較大，利用信息化手段則可以實現(xiàn)高效、便捷的管理。

2.部分珍貴文書檔案亟需利用信息化手段加強管理，傳統(tǒng)模式下，文書檔案必須由按照規(guī)定規(guī)范書寫，這不僅加大了文書管理的難度，而且可能出現(xiàn)由于字跡不工整、紙質(zhì)文檔損毀等問題，特別是部分檔案由于保管期限長，如果繼續(xù)借閱則容易出現(xiàn)損害，這就需要通過檔案電子化以加強保護。

3.在辦公自動化等發(fā)展態(tài)勢下，文書檔案被分為電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種，其中電子檔案管理必須利用信息化工具。

（二）文書檔案管理水平的提升需要發(fā)揮信息化手段的作用

首先，信息化有利于促進文書檔案的標準化，在信息化條件下，各種文書檔案模塊被標準化并被廣泛應用，從而提高了檔案管理水平。其次，有利于促進文書檔案的規(guī)范化，信息化模式下特別是開發(fā)了文書檔案管理系統(tǒng)模式下，文書檔案輸入信息系統(tǒng)的內(nèi)容如標題等都已規(guī)范化，從而便于管理。再次，有助于文書檔案管理系統(tǒng)化，通過信息管理系統(tǒng)等工具，能夠?qū)⑺械奈臅鴻n案輸入到系統(tǒng)中，從而達到全面性的目標。

二、信息化在醫(yī)院文書管理中的應用途徑

從醫(yī)院文書檔案管理的任務來看，其應用途徑主要包括檔案內(nèi)容、檔案管理、檔案應用三個方面。

（一）文書檔案內(nèi)容信息化

文書檔案內(nèi)容的信息化主要包括兩個方面的內(nèi)容，首先，通過錄入、掃描的方式將醫(yī)院各種文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閃ORD文檔、PDF格式文檔等進行保存。其次，通過拍攝、掃描等方式將文書檔案變?yōu)閳D片、PDF等模式保存。當前，自動掃描儀等工具已經(jīng)較為成熟，能夠為文書檔案電子化提供支持。

（二）文書檔案管理的信息化

文書檔案管理的信息化主要有兩條途經(jīng)，首先，利用硬盤、光碟等工具保存文書檔案等資料，這種保管方式更不容易遭受破壞，通過設計修改、訪問密碼也能夠保障文書檔案信息安全。其次，開發(fā)文書檔案信息管理系統(tǒng)進行管理，當前市場中已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)，醫(yī)院可以根據(jù)發(fā)展需要，與軟件供應商合作開發(fā)出適合于文書檔案管理的軟件模塊。

（三）文書檔案應用的信息化

首先，文書檔案的查詢，在信息化條件下，通過利用計算機或者軟件管理系統(tǒng)中的搜索、查詢工具能夠便捷的查詢文書檔案的相關信息。其次，文書檔案的統(tǒng)計，包括檔案的進入、移出、保管、銷毀和利用等的統(tǒng)計，如可以按照年份統(tǒng)計每一年度納入存檔的文書檔案數(shù)量，再如按照發(fā)文的主體（黨辦、院辦等部門）統(tǒng)計檔案的數(shù)量。

三、發(fā)揮信息化手段作用提升醫(yī)院文書檔案管理水平的思考

信息化是文書檔案管理的基本趨勢，發(fā)揮信息化工具的作用，醫(yī)院要科學規(guī)劃制定文書檔案信息化管理方案，加大投入積極開發(fā)信息化管理系統(tǒng)，明確崗位職責加強人才培養(yǎng)提高信息化管理水平。

（一）制定文書檔案信息化管理方案

首先，要明確醫(yī)院文書檔案信息化管理的重大意義，通過對文書檔案管理環(huán)境的分析，充分認識外部環(huán)境的重大變化，認識信息化對于加強和改進醫(yī)院文書檔案管理的重大意義。其次，要明確醫(yī)院文書檔案信息化的目標和原則。再次，要明確文書檔案信息化的任務和途徑。最后，要明確保障措施，即為達到信息化管理的目標，醫(yī)院將采取哪些舉措予以保障，以推動信息化落到實處。

（二）加大投入積極開發(fā)信息化管理系統(tǒng)

首先，要對醫(yī)院文書檔案信息化需求進行分析，即明確信息系統(tǒng)所需要具備的基本功能，此外還要具有加密或者授權(quán)訪問功能，避免文書檔案被篡改。其次，要加強與軟件服務供應商的合作，醫(yī)院要注重與軟件供應商的互動，對開發(fā)出的系統(tǒng)進行有效的測試，包括系統(tǒng)容量、安全性、開放性等，特別是開放性即要能與辦公自動化系統(tǒng)等系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換，以提高系統(tǒng)的可用性。

（三）明確崗位職責加強人才培養(yǎng)提高信息化管理水平

首先，要從組織上對文書檔案管理信息化進行明確，醫(yī)院要在院辦或者檔案室明確文書檔案管理信息化崗位，并清晰地描述這一崗位的崗位職責。為保障職責落實到位，醫(yī)院要加強對文書檔案信息化的監(jiān)督與稽核工作，醫(yī)院內(nèi)部有關部門要定期或者不定期的對文書檔案信息化管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)文書檔案管理信息化中存在的問題并積極予以改進。其次，要加強人才培養(yǎng)，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)，如組織文書檔案管理人員參加計算機相關培訓、組織文書檔案管理人員參加檔案管理業(yè)務培訓等，以提高其利用信息系統(tǒng)管理文書檔案的能力。

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