醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用管見

文/荊州市中心醫(yī)院 吳琳

一、引言

現(xiàn)代社會(huì)信息科學(xué)的出現(xiàn)，大大加速了人們認(rèn)識(shí)世界的進(jìn)程，信息在社會(huì)中的地位已經(jīng)為人們所認(rèn)識(shí)。從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度看，情報(bào)資料、圖書、文獻(xiàn)和檔案都是一種信息。由于檔案自身所具有的連續(xù)性、真實(shí)性特征，它將為生產(chǎn)、建設(shè)及各項(xiàng)工作提供可靠的憑證和參考的依據(jù)，它所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是巨大的、深遠(yuǎn)的。檔案信息是整個(gè)社會(huì)信息資源的組成部分，它自身潛在的價(jià)值只有通過開發(fā)利用才能顯示出來。開發(fā)檔案信息資源的目的是為了更好地利用和服務(wù)，促進(jìn)檔案的利用、傳播，是擴(kuò)大檔案社會(huì)效益的途徑。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事管理、醫(yī)療、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有重要保存價(jià)值的歷史記錄，涵蓋醫(yī)院多方面信息，是醫(yī)院十分重要的信息資源庫。如何開發(fā)利用醫(yī)院檔案，充分發(fā)揮其信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)于社會(huì)和醫(yī)院建設(shè)工作，正是醫(yī)院檔案管理人員必須研究和思考的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

二、醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的意義及現(xiàn)狀分析

檔案信息資源的開發(fā)利用，是醫(yī)院檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的根本目的，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果。抓好這一工作對(duì)于醫(yī)院具有重要意義，這不僅是醫(yī)院檔案工作從封閉走向開放的需要，也是進(jìn)一步開創(chuàng)醫(yī)院檔案工作新局面的需要。通過檔案信息有效開發(fā)利用，既能促進(jìn)醫(yī)院管理、醫(yī)療、科研等工作的開展，為院務(wù)公開、醫(yī)院評(píng)估提供依據(jù)和憑證，也有利于提高醫(yī)院和社會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案工作的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)。同時(shí)，這一工作的開展也能有力地促進(jìn)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)其他各項(xiàng)檔案工作如收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等起到推動(dòng)作用，這無疑會(huì)進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的整體水平和檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作能力。

但從目前醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀來看，其情形并不樂觀，尚存在不少問題。其主要表現(xiàn)在：一是重視不夠。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)由于認(rèn)識(shí)上的偏差，認(rèn)為檔案部門只需做好檔案保管即可，對(duì)檔案的開發(fā)利用支持不足，而醫(yī)院檔案部門自身也存在檔案開發(fā)利用意識(shí)不強(qiáng)、缺乏主動(dòng)性、積極性等問題。二是醫(yī)院檔案開發(fā)利用缺乏豐富多樣的室藏基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊，豐富的室藏是醫(yī)院檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。很多醫(yī)院檔案室藏內(nèi)容不豐富，室藏結(jié)構(gòu)也不盡如人意，影響了檔案開發(fā)利用。三是深層次開發(fā)檔案信息資源不夠。許多醫(yī)院檔案室的編研工作思路狹窄，僅限于醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)沿革、醫(yī)院工作大事記、醫(yī)院情況介紹等，對(duì)深層次的開發(fā)利用缺乏研究和規(guī)劃，檔案編研成果的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和社會(huì)效應(yīng)不高。四是檔案信息資源開發(fā)利用方式傳統(tǒng)、技術(shù)手段落后，不少醫(yī)院主要依賴于手工操作，基本上未能做到電子化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息開發(fā)利用效率低。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的舉措

（一）提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，大力支持醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展，并采取必要的激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極主動(dòng)性。作為新時(shí)期的醫(yī)院檔案工作者，更應(yīng)提高對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的認(rèn)識(shí)，緊跟社會(huì)和醫(yī)院發(fā)展的步伐，以開拓進(jìn)取的精神，充分盤活現(xiàn)有檔案室藏，進(jìn)一步加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高檔案服務(wù)的及時(shí)性、針對(duì)性和時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，為醫(yī)院和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)，大力開展檔案宣傳工作。醫(yī)院檔案部門要不斷完善檔案宣傳體系，通過開展座談會(huì)、講座、報(bào)道等形式及院內(nèi)網(wǎng)站等途徑，積極主動(dòng)宣傳《檔案法》等檔案法規(guī)，介紹本院檔案信息系統(tǒng)和利用方式，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

（二）豐富醫(yī)院室藏資源，規(guī)范檔案管理

只有豐富的室藏資源才能為開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案部門要盡可能地收集檔案資料，最大程度地豐富室藏。檔案收集工作要全面，做到廣角度、多層次收集，涵蓋醫(yī)院教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面，力求種類齊全、內(nèi)容完整、結(jié)構(gòu)合理。同時(shí)，要規(guī)范醫(yī)院檔案管理，及時(shí)做好檔案的收集、整理、分類、鑒定等工作，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案開發(fā)利用工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

（三）重視醫(yī)院檔案信息資源的深層次開發(fā)，努力使檔案信息資源開發(fā)由基礎(chǔ)型向高深型方向轉(zhuǎn)變

檔案信息資源的基礎(chǔ)開發(fā)就是基于檔案信息原文的匯編和檔案信息要素的匯編，屬于檔案的基礎(chǔ)編研，而檔案信息資源的深層次開發(fā)是對(duì)檔案信息的精華凝煉，屬于較高層次的編研。目前醫(yī)院檔案編研一方面應(yīng)擴(kuò)展編研視野，多關(guān)注那些涉及社會(huì)熱點(diǎn)的新鮮事物和題材獨(dú)特、有重大可塑性內(nèi)容的檔案編研；一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)深層次編研的研究和規(guī)劃，開發(fā)更多深層次的具有較高價(jià)值的編研成果，確保這些深層次檔案信息產(chǎn)品帶有實(shí)用性、啟發(fā)性，能真正用于醫(yī)院經(jīng)營決策、科學(xué)研究、工作創(chuàng)新，體現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。

（四）改進(jìn)醫(yī)院檔案開發(fā)利用的方法與手段，提高醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用效率

21世紀(jì)是信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，必然給醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用工作帶來新的改變，在檔案信息的加工手段和傳輸方式上都有很大變化。在新的信息環(huán)境下，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)與利用的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，才能滿足時(shí)代發(fā)展的要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門要對(duì)此有充分認(rèn)識(shí)，加大經(jīng)費(fèi)投入，積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，搞好醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立性能良好的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用工作由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變。

[1]韓靜.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案編研工作的思考[J].北京檔案,2012,(4)．

[2]王淑蘭.檔案信息資源如何為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)[J].學(xué)理論,2010,(5)．