淺談高校人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

文/廣東醫(yī)學(xué)院人事檔案室 葉冠群

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理開(kāi)發(fā)的重要性越來(lái)越明顯。人事檔案信息的開(kāi)發(fā)可以極大的提高人事檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人才的最大開(kāi)發(fā)與匹配。21世紀(jì)是“以人為本”的時(shí)代，人事檔案中的人才更是信息時(shí)代中的關(guān)鍵。當(dāng)下，如何開(kāi)發(fā)人事檔案，發(fā)揮檔案的價(jià)值成為擺在我們面前不容忽視的問(wèn)題。

一、高校人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必要性

（一）有助于提高人事檔案管理部門(mén)效益

高校人事檔案是一種重要的信息資源，在高校中有檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)該資源的收集、整理、分類(lèi)。這些工作需要花費(fèi)一定的人力、物力、財(cái)力，但長(zhǎng)期以來(lái)卻很少有收益產(chǎn)生，這就是因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案信息開(kāi)發(fā)力度不夠所造成的。而加大高校人事檔案的開(kāi)發(fā)，形成檔案信息產(chǎn)品化，將有助于高校相關(guān)部門(mén)開(kāi)源節(jié)流，提高效益。

（二）實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值最大化

高校人事檔案不僅僅是記錄信息的資料，也是記錄人才檔案的價(jià)值文本。高校職工的檔案反映了他們的工作經(jīng)歷、學(xué)歷水平、業(yè)務(wù)能力，是重要的憑證。通過(guò)開(kāi)發(fā)人事檔案可以極大的實(shí)現(xiàn)人才資源的增值，一方面可以充分發(fā)揮人才的專(zhuān)長(zhǎng)，更好的服務(wù)于學(xué)校。另一方面可以充分的調(diào)動(dòng)人力資源的配置效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)人才與工作的最大化匹配與對(duì)接。簡(jiǎn)而言之，人事檔案的開(kāi)發(fā)就是對(duì)人事檔案價(jià)值重新發(fā)現(xiàn)的過(guò)程。

（三）有助于發(fā)揮高校人才的社會(huì)價(jià)值和個(gè)人價(jià)值

與社會(huì)人事檔案相比，高校人事檔案人才密集、集中度高，具有極大的開(kāi)發(fā)價(jià)值。一所綜合類(lèi)大學(xué)往往更是具備社會(huì)各領(lǐng)域、各專(zhuān)業(yè)的優(yōu)質(zhì)人才。從宏觀上來(lái)看，高校具有極大的社會(huì)價(jià)值，是國(guó)家軟實(shí)力的重要體現(xiàn)，是一筆豐厚的無(wú)形財(cái)產(chǎn)。

而從狹義上講，高校人才資源的開(kāi)發(fā)，將極大的提高人才的個(gè)人價(jià)值，做到人才就業(yè)信息的完美匹配和銜接。高校也只有在充分了解人才資源配置的基礎(chǔ)上，才會(huì)更好的分配資源，安排就業(yè)崗位、分配教學(xué)任務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人才價(jià)值的最大化利用。

二、高校人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)的現(xiàn)狀分析

（一）信息化管理意識(shí)缺乏

“重保管、輕開(kāi)發(fā)”一直是高校人事檔案管理長(zhǎng)期存在不容忽視的問(wèn)題。在很多工作人員眼中，檔案就是收集整理后便妥善存放起來(lái)的資料而已，需要查閱時(shí)再按圖索驥尋找即可。恰恰是這種觀念阻礙了人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。工作人員必須意識(shí)到，人事檔案不僅僅是資料庫(kù)、信息庫(kù)，還是重要的人才開(kāi)發(fā)寶庫(kù)，只有改變舊觀念，不斷開(kāi)發(fā)利用才能真正發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

（二）高校人事檔案信息集中度差

在當(dāng)前的許多高校中，人事檔案的管理工作并不盡如人意，甚至出現(xiàn)了管理混亂、錯(cuò)綜復(fù)雜、效率低下的局面。比如令許多高校大為頭疼的人事檔案“多頭管理”問(wèn)題。人事檔案中的學(xué)歷、學(xué)位等信息可能掌握在人事部門(mén)，而科研論文、科研成果等則掌握在科研處，一些課堂工作業(yè)績(jī)考核則屬于教務(wù)處負(fù)責(zé)。這種多頭化的管理模式，很大程度造成了人事檔案管理的難度。多部門(mén)之間難以協(xié)調(diào)，甚至無(wú)法第一時(shí)間共享，效率極其低下。在這種高校人事檔案信息集中度低下情況下，又何談人力資源的開(kāi)發(fā)了。

（三）高校人事檔案信息管理落后

在目前高校中，人事檔案的管理普遍存在管理技術(shù)落后的問(wèn)題。雖然隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及高校，但大多數(shù)檔案管理人員對(duì)檔案管理技術(shù)的掌握并不嫻熟。而在計(jì)算機(jī)檔案管理配套軟件的開(kāi)發(fā)上，我國(guó)也處于落后水平，很難與世界比肩。

當(dāng)下，雖然多數(shù)檔案工作已經(jīng)轉(zhuǎn)移至計(jì)算機(jī)上，但卻只是形式上的轉(zhuǎn)移，檔案管理工作遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化。比如檔案的自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，都欠佳，這些都為高校人事檔案的開(kāi)發(fā)增添了難度?？傮w而言，我國(guó)檔案管理的信息化進(jìn)程基本仍處于初級(jí)階段，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理思路，正所謂經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，這和我國(guó)多數(shù)高校對(duì)人事檔案管理工作投入不足有很大的關(guān)系。

（四）高校人事梢案信息質(zhì)量欠佳

由于歷史原因，高校人事檔案在內(nèi)容質(zhì)量上存在很大的不足。很多高校人事檔案難以反映高校教職人員的全貌。這些檔案偏重與高校教職工政治歷史、社會(huì)關(guān)系、組織鑒定、政審等材料的采集，但缺乏對(duì)教職工個(gè)人業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平、心理素質(zhì)的評(píng)價(jià)。這種“政治化”傾向濃厚的檔案其實(shí)價(jià)值并不大，很多時(shí)候甚至是“千人一面”、缺乏個(gè)性的檔案。除此之外，一些人事檔案更新速度慢，無(wú)法及時(shí)客觀的反映高校人才的現(xiàn)狀。

在如今的信息化時(shí)代，一個(gè)完整的人事檔案需要客觀的評(píng)價(jià)教職工思想道德、業(yè)務(wù)能力、工作素養(yǎng)等各方面，而非拘泥于照本宣科的各項(xiàng)硬性指標(biāo)，人事檔案是“人“的檔案，而不是由指標(biāo)累積而成，只有這樣的檔案才真正具有開(kāi)發(fā)和利用的價(jià)值。

三、高校人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)對(duì)策

（一）拓寬高校人事檔案信息的利用途徑

拓寬高校人事檔案信息的利用途徑有助于提高其利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案開(kāi)發(fā)利用的最大化。人事檔案記載著教職工的個(gè)人及家庭詳細(xì)情況，充分利用人事檔案信息資源有助于充分了解職工。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)教學(xué)安排和管理工作，更易實(shí)現(xiàn)教學(xué)的科學(xué)化和管理的合理化，在一定程度上克服任人唯親以權(quán)謀私等不利于高校管理的事情發(fā)生。拓寬高校人事檔案信息資源的利用途徑可以從以下幾個(gè)方面入手。首先，對(duì)人事檔案進(jìn)行分級(jí)處理，根據(jù)不同的密級(jí)確定開(kāi)放范圍。其次，對(duì)于查閱人情況進(jìn)行查閱登記，對(duì)其身份、查閱文件的意圖進(jìn)行審查。再次，建立密件借閱室，對(duì)具有一定密級(jí)而可查閱的檔案進(jìn)行開(kāi)放，在保證不泄密的基礎(chǔ)上滿足查閱者的需求。

（二）加強(qiáng)高校人事檔案管理的制度建設(shè)

加強(qiáng)高校人事檔案管理的制度建設(shè)是實(shí)施人事檔案管理和推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的基本保障。高校人事檔案管理制度決定著人事檔案的管理模式。一方面，高校加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的重視程度，建立檔案管理工作委員會(huì)，形成有序的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。另一方面，將人事檔案管理工作歸入到全校檔案管理工作中去集中管理。由分散的管理模式到集中的管理模式的轉(zhuǎn)變有助于不同檔案部門(mén)的信息共享。從高校全局層面上考慮，有助于各檔案管理部門(mén)間的工作交流和進(jìn)步。

（三）加強(qiáng)高校人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

人是高校管理工作的實(shí)施者，其知識(shí)水平和工作水平對(duì)高校檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。隨著信息化的推進(jìn)，高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)急需集技能型和全能型為一體的人才。首先，高校要加強(qiáng)人事檔案管理工作的投入，結(jié)合政策傾斜吸引優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才，全面提高高校人事檔案管理工作的水平。其次，通過(guò)技能培訓(xùn)和政治理論學(xué)習(xí)加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。充分調(diào)動(dòng)現(xiàn)有工作人員的工作積極性和嚴(yán)謹(jǐn)工作的責(zé)任意識(shí)。再次，加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)，建立公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為人事檔案管理人員提供良性工作環(huán)境和廣闊的進(jìn)步空間。

（四）深入推進(jìn)高校人事檔案管理的信息化

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校人事檔案信息量增長(zhǎng)迅速，這為傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為滿足人們對(duì)人事檔案日益增長(zhǎng)的需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是應(yīng)對(duì)這一形勢(shì)的有力途徑。一方面，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，改進(jìn)傳統(tǒng)信息管理模式，建立人事檔案的信息庫(kù)和檢索體系。在提高人事檔案利用效率的同時(shí)，有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的系統(tǒng)化和一體化，加強(qiáng)人事信息的共享。另一方面，應(yīng)用信息處理技術(shù)對(duì)密級(jí)高的人事檔案信息進(jìn)行加密處理，確保人事檔案的保密性和安全性。建立高校人事檔案信息的安全管理系統(tǒng)是開(kāi)展一切檔案管理工作的基本保證。

（五）深入推進(jìn)高校人事制度改革

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)人才的需求觀念也發(fā)生著改變。例如，原來(lái)用人單位更注重人才的學(xué)歷，而當(dāng)今人們更注重人才的經(jīng)歷和工作能力。因此，建立突出人才業(yè)績(jī)和工作能力的人事檔案管理內(nèi)容，有助于高校人才和社會(huì)人才市場(chǎng)需求相吻合。近些年來(lái)，高校人才流失慘重，各種"棄檔"行為時(shí)有發(fā)生，高校疏通與人才市場(chǎng)的人才渠道顯得尤為重要。為保證高校人才的保留，高校必須在人事制度上進(jìn)行改革。例如，將教師在進(jìn)修期間的工資作為培養(yǎng)費(fèi)，對(duì)于進(jìn)修完不返校的教師實(shí)施違約金政策，在資金上對(duì)高校教師進(jìn)行約束。這種人事制度有利于高校的人事檔案管理的同時(shí)，還能為高校節(jié)約培養(yǎng)經(jīng)費(fèi)和挽留人才。與此同時(shí)，高校在引進(jìn)人才時(shí)，也要把人事檔案作為重要的考量標(biāo)準(zhǔn)，從根源上杜絕“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

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