淺談高校檔案信息化管理

文/裝甲兵學(xué)院訓(xùn)練部辦公室 唐昭春

高校檔案管理工作是高校建設(shè)的重要組成部分，在記載著高校的人才培養(yǎng)前進(jìn)步伐、科研成果、社會(huì)服務(wù)效益和開(kāi)展、組織各項(xiàng)活動(dòng)的同時(shí)，還在一定程度上衡量著高校教育質(zhì)量和管理水平，在整個(gè)高校教育管理體系中占有重要地位。隨著高校管理體制的改革和以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，勢(shì)必給高校檔案管理工作帶來(lái)新的變化并使之面臨新的問(wèn)題。高校檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)，理順管理體制，創(chuàng)新符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案信息管理模式，已成為高校檔案管理人員必須努力研究的新課題。

一、檔案信息化管理工作是促進(jìn)高校發(fā)展的重要因素

我國(guó)實(shí)施“科教興國(guó)”發(fā)展戰(zhàn)略的主陣地是高等學(xué)校。21世紀(jì),高校的合并重組導(dǎo)致高校檔案數(shù)急劇擴(kuò)增，高校工作及各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)飛速發(fā)展、日漸豐滿(mǎn)，教育管理體制突破性進(jìn)展。電子信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在高校的普遍應(yīng)用、強(qiáng)有力的滲透推動(dòng)著高等教育逐漸向著數(shù)字化、現(xiàn)代化這一方向成熟。在此同時(shí)，高校檔案管理業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，各種新型檔案紛至沓來(lái),圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理一體化，文檔一體化的建立迫在眉睫，這就需要我們建立起一種新穎并且科學(xué)高效的信息化管理模式，新的載體、新的辦法都將需要特定的保管技術(shù)、保管條件和利用手段;高校的快速發(fā)展與先進(jìn)、高效、科學(xué)檔案管理息息相關(guān)。因此,我們必須重新審視高效信息化管理工作的重要性。

二、當(dāng)前高校檔案信息化管理面臨的現(xiàn)狀

（一）檔案信息資源管理力度不夠，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題亟待解決

由于辦公自動(dòng)化、一體化進(jìn)程的高速發(fā)展，檔案信息的數(shù)量也是以驚人的速度在擴(kuò)大，文件的電子歸檔就將成為檔案管理主流趨勢(shì)。但是，絕大多數(shù)高校對(duì)于電子文件歸檔管理這一新形式還沒(méi)能做到足夠重視，快捷有效的計(jì)算機(jī)技術(shù)還未被充分探索挖掘和發(fā)揮。許多檔案管理部門(mén)至今仍在沿用著傳統(tǒng)的手工資料檢索、調(diào)閱檔案等。部分學(xué)校僅僅是把檔案目錄、個(gè)人信息輸入計(jì)算機(jī)，沒(méi)有建立起完善的文檔資料檢索及查閱系統(tǒng)。過(guò)分的擔(dān)心計(jì)算機(jī)病毒入侵，使得我們無(wú)法開(kāi)展新工作，這樣不僅不利于檔案保管，同時(shí)又影響工作效率，導(dǎo)致高校檔案信息處理嚴(yán)重滯后，教學(xué)科研和管理工作需求之間的差距日趨明顯。

（二）檔案信息資源的管理缺乏健全的章程

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，導(dǎo)致高校資源信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為高校進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略性資源，高校對(duì)文件和信息的需求量大幅度增加。與此同時(shí)，電子文件的管理歸檔問(wèn)題就需要我們亟待解決。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著顯著區(qū)別：1.電子文件涵蓋廣泛，包括有文字材料、數(shù)據(jù)、表格圖像、聲音、視頻等不同形式內(nèi)容；2.新型的電子文件管理缺乏系統(tǒng)的管理規(guī)范、管理制度以及管理軟件；這將給我們的檔案信息管理工作帶來(lái)相當(dāng)大的難度。從目前看，要建立起完善的管理章程還面臨許多技術(shù)難題。各高校在實(shí)際的操作過(guò)程中，隨意性較大，沒(méi)有建立起統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)程序，這將造成這些寶貴資源的流失。

（三）檔案信息資源利用主體局限

長(zhǎng)久以來(lái)，高校檔案主要是為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)職能部門(mén)的決策服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)的力度相對(duì)較為薄弱。檔案工作人員還沉浸在傳統(tǒng)的“坐等上門(mén)”、“你查我調(diào)”的封閉工作管理模式，查取獲得一份資料信息要進(jìn)過(guò)大量繁瑣的手續(xù)才能實(shí)現(xiàn)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大影響了工作效率。檔案信息的最大價(jià)值在于其及時(shí)有效的為使用者提供所需信息，而不是當(dāng)成一件擺設(shè)來(lái)陳列，我們要把檔案信息化推向舞臺(tái)、落到實(shí)處，這樣才能更高效的服務(wù)社會(huì)。

（四）管理人員素質(zhì)有待提高

隨著高校近年來(lái)人事制度不斷深化改革，各科室內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員重組、競(jìng)聘上崗，使得原有檔案管理崗位的工作人員變動(dòng)過(guò)于頻繁，檔案人員不能及時(shí)有效的熟悉掌握檔案管理的工作流程。另一方面，部分檔案管理人員存在兼職現(xiàn)象，可想而知，他們根本不可能經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，因此不能深入的了解掌握檔案管理的重要性、要求以及材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)；兼職人員缺乏對(duì)檔案工作的熱情，管理意識(shí)淡薄，日常工作往往只是看管材料，根本談不上進(jìn)一步整理歸納，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理水平的進(jìn)步。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點(diǎn)措施

（一）加強(qiáng)人力資源建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

第一，提高職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案專(zhuān)業(yè)人員的職業(yè)道德素養(yǎng)是基于文件管理工作的職業(yè)特點(diǎn)所提出的行為準(zhǔn)則和規(guī)范。創(chuàng)造一個(gè)良好的職業(yè)道德素質(zhì)是高校檔案目前的首要任務(wù)。第二，繼續(xù)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。工作人員應(yīng)該按照"堅(jiān)決提高素質(zhì)、不斷深化業(yè)務(wù)、嚴(yán)格規(guī)范管理、加強(qiáng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)"這一宗旨要求，分層次、分階段、有計(jì)劃并且有步驟地為高校培訓(xùn)系統(tǒng)的檔案管理人員，促使管理人員的綜合素質(zhì)不斷進(jìn)步。定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)考核，使其充分認(rèn)識(shí)檔案材料的鑒別、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裁剪、裝訂等全過(guò)程；增強(qiáng)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，現(xiàn)代化觀念，強(qiáng)化信息技術(shù)變革。作為一個(gè)檔案管理人員不僅需要充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化管理的必要性，還需不斷充實(shí)自我，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究現(xiàn)代管理技術(shù)，熟悉掌握最新管理手段，爭(zhēng)取過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)高校信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

（二）建立完善檔案管理制度，革新檔案管理模式

健全完善的規(guī)章制度是學(xué)校檔案工作高效有序進(jìn)行的基礎(chǔ)和保證。學(xué)校應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為基礎(chǔ)指導(dǎo)，結(jié)合著相應(yīng)高校的檔案管理實(shí)際情況，再參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)要求，制定出適合自身學(xué)校持續(xù)發(fā)展的檔案管理辦法和具體實(shí)施細(xì)則，使檔案管理工作有章可循，有法可依。當(dāng)然，還要建立包括檔案法律與規(guī)章制度，《院校檔案管理工作實(shí)施細(xì)則》，《細(xì)則》主要包括檔案管理者的職責(zé)，檔案收集、保管、安全保密、鑒定、利用、銷(xiāo)毀制度等內(nèi)容。同時(shí)制定相對(duì)應(yīng)的配套考核制度也要隨之建立，把具體工作任務(wù)分別落實(shí)到個(gè)人，責(zé)任到人。其次，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿(mǎn)足當(dāng)前高校發(fā)展的需要，必須進(jìn)行改革創(chuàng)新。例如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作方法的創(chuàng)新，包括工作方法的改進(jìn)，立卷歸檔周期縮短，相應(yīng)部門(mén)單獨(dú)立卷等等。條形碼代替檔案號(hào)這一措施的改革，不僅安全可靠、方便快捷，同時(shí)還大大提高了檔案材料借閱、歸還的速度。最大限度地提高檔案管理效率，發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)。

（三）加強(qiáng)原始資料的收集歸納，開(kāi)拓資源開(kāi)發(fā)新途徑

檔案管理工作最主要的工作包括兩方面：資料收集和整理。檔案資料的冗雜繁多導(dǎo)致其在收集過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)遺失、殘缺不全等問(wèn)題，這就要求管理人員盡量保持資料的完整。多方面實(shí)踐證明，只有完整的檔案資料，才能為廣大利用者提供更有價(jià)值的內(nèi)容信息。因此，越來(lái)越多的高校推行檔案館和立卷部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同責(zé)任制，以確保資料的收集齊全；同時(shí)，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)該對(duì)科研、基建等重要室藏檔案進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)補(bǔ)救。廣泛的開(kāi)發(fā)信息資源也是關(guān)鍵因素之一。檔案承載的信息，不僅僅是生動(dòng)形象地描述了人類(lèi)社會(huì)史實(shí)，更加是人類(lèi)社會(huì)精神財(cái)富積累的直接體現(xiàn)，具有很強(qiáng)的法律效力和憑證性。檔案管理人員只有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重大意義，深知檔案對(duì)人類(lèi)發(fā)展的重要性，才能準(zhǔn)確的把握檔案的信息化工作。檔案資料的收集、整理、利用是檔案工作中最關(guān)鍵的三個(gè)環(huán)節(jié)。收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。我們要主動(dòng)出擊，懂得善于開(kāi)發(fā)利用這些財(cái)富，將這些資料分門(mén)別類(lèi)、開(kāi)發(fā)加工；及時(shí)地將相關(guān)信息傳遞給有關(guān)職能部門(mén)以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供科學(xué)依據(jù)，為教學(xué)質(zhì)量的進(jìn)步和科研水平的提高添磚加瓦。

（四）加快檔案資源信息化建設(shè)

目前大多數(shù)高校檔案已經(jīng)開(kāi)始實(shí)行電子信息檔案管理模式，由于受到人才缺乏、硬件設(shè)備以及管理制度尚未健全等多方面因素制約，根本無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校各方面日益增長(zhǎng)的工作需要。尤其是近幾年的高校教學(xué)評(píng)估工作，堅(jiān)決強(qiáng)調(diào)高校檔案要求快捷地、有效地、精確地檢索。因而，檔案信息化飛速發(fā)展是大勢(shì)所趨，加強(qiáng)信息化管理水平以及相關(guān)人才培訓(xùn)工作勢(shì)在必行。教務(wù)、人事、科研等重要職能部門(mén)，更應(yīng)該率先建立起完備的檔案信息資料庫(kù)。通過(guò)學(xué)校局域網(wǎng)環(huán)境，有機(jī)地將辦公自動(dòng)化和檔案信息相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)管理辦公一體化，更好的完成信息采集、傳輸和服務(wù)工作，努力推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（五）樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，拓展檔案服務(wù)職能

首先，我們要明確建立高效檔案的宗旨是：為廣大師生等利用者服務(wù)。因?yàn)橹挥斜局鵀榇蟊姺?wù)的態(tài)度，才能在管理工作崗位上盡職盡責(zé)，才會(huì)在不斷學(xué)習(xí)中提高自身水平，優(yōu)化自身修養(yǎng)。其次，要摸清檔案需求主體人群，熟悉檔案使用者的需求。并且要從用戶(hù)心態(tài)、檔案利用效果、反饋的工作評(píng)價(jià)等幾方面總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在批評(píng)中進(jìn)步，從而提高檔案利用率。再次，檔案管理人員要擺正與檔案利用者之間的關(guān)系，因?yàn)槲覀儾粌H僅是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，同時(shí)也是服務(wù)人員，主動(dòng)為利用者提供服務(wù)是我們的職責(zé)所在，也正是我們工作的意義所在。最后，高校檔案管理員應(yīng)該多接觸相關(guān)職能部門(mén)人員，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、溝通采訪(fǎng)等不同方式，向其提供更全面、更及時(shí)、更有效的檔案信息，才能更好的服務(wù)于人群。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜但極其重要的工作，為廣大師生提供檔案信息促進(jìn)學(xué)校發(fā)展服務(wù)，并在一定程度上反映著該校的教育質(zhì)量和管理水平。當(dāng)下信息時(shí)代的高校檔案工作，要求良好的管理人員素養(yǎng)、健全檔案管理制度、新穎的檔案管理模式三位一體，本著為人民服務(wù)的宗旨，不斷加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、深化檔案管理體制改革、積極創(chuàng)新現(xiàn)代化技術(shù)，向需要服務(wù)的部門(mén)機(jī)構(gòu)、人群提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息為目的，從而促使檔案管理在經(jīng)濟(jì)、文化、民生飛速發(fā)展的新時(shí)代發(fā)揮其關(guān)鍵作用。

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