淺析科技檔案數(shù)字化管理工作

文/新疆科技情報研究所 劉芳

科技檔案，科技檔案是指企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)保存的科技文件材料。網(wǎng)絡(luò)、信息化等技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案的數(shù)字化管理提供了重要契機，目前，不少單位都在將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，以克服傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的弊端，讓科技檔案更加容易保存、保密。但有利也有弊，由于數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展時間較短，還存在一些技術(shù)短板和缺點，導(dǎo)致科技檔案數(shù)字化管理依然存在不少的問題。

一、科技檔案數(shù)字化的管理現(xiàn)狀及原因分析

（一）檔案數(shù)字化意識不強

雖然不少企業(yè)或單位都在對科技檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，但是比例還不夠大。有些單位數(shù)字化管理剛剛起步，把其當(dāng)做一種探索模式，將一些不重要的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而真正一些重要的科技檔案，還是只用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，對于數(shù)字化管理顯然是不利的。一些單位對于數(shù)字化科技檔案認(rèn)識不深，認(rèn)為只有摸得見、看得著的實物檔案才叫做檔案。所以，對于數(shù)字化檔案進(jìn)程，還無法滿足現(xiàn)實的需要。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不足

科技檔案的數(shù)字化管理，需要必要的科技設(shè)備、基礎(chǔ)技術(shù)和檔案人才。但是，由于數(shù)字化科技檔案的技術(shù)支撐還有差距。缺乏必要的硬件設(shè)備。一般來說，檔案數(shù)字化通常需要電腦、存儲設(shè)備、打印機等設(shè)備，需要大量的資金，而很多單位不舍得投入。比如，電腦遲遲不更新升級，檔案上傳、查閱都很慢；存儲設(shè)備的光盤、U盤質(zhì)量差；掃描儀、打印機缺乏、質(zhì)量低劣等等。缺少軟件設(shè)備。在購買軟件上不舍得投入，導(dǎo)致在共享檔案很困難，而自己開發(fā)的軟件又不適用。

（三）安全意識差

影響科技檔案的數(shù)字化進(jìn)程的最大原因，是數(shù)字化檔案容易造成泄密，給企業(yè)或單位造成損失。這也是客觀事實，一些電腦黑客剽竊技術(shù)資料的事情時有發(fā)生。發(fā)生泄密事件的原因有許多。一是技術(shù)的問題。系統(tǒng)防火墻不夠強，導(dǎo)致漏洞很多，容易侵入；二是意識的問題。對于檔案的保密意識不夠，沒有設(shè)置密碼，不注意對電腦或者存儲設(shè)備進(jìn)行殺毒，等等；三是職業(yè)道德問題。故意主導(dǎo)或者聯(lián)合外部人員對科技檔案進(jìn)行竊取，為他人所用，給單位造成巨大傷害。

（四）缺少復(fù)合型人才

科技檔案數(shù)字化管理需要復(fù)合型的管理人才，但是目前普遍缺乏。不少管理人員依然只有管理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的經(jīng)驗和技術(shù)，不注重學(xué)習(xí)吸收先進(jìn)的信息技術(shù)和管理經(jīng)驗，也使得科技檔案的數(shù)字化管理不能夠滿足需要。

二、強化科技檔案數(shù)字化管理的對策

數(shù)字化的出現(xiàn),提高了工作效率，對紙質(zhì)類工作是一個質(zhì)的變化。對于科技檔案來說，需要利用好數(shù)字化，將科技檔案的輔助工作的作用發(fā)揮得更好。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理意識

數(shù)字化檔案，既節(jié)能環(huán)保，又經(jīng)濟方便，科技檔案數(shù)字化后，不需要專門的大空間進(jìn)行存儲，也不需要像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣防霉除蟲，而且，在查閱起來，只需要清點鼠標(biāo)或者插入存儲設(shè)備到電腦進(jìn)行點取。所以，數(shù)字化檔案的發(fā)展是必然趨勢。每一個有科技檔案存儲需求的企業(yè)或單位，都需要從思想上重視起來，將科技檔案的數(shù)字化管理當(dāng)做一項重要工作來抓，盡早將這項納入本單位的日程。特別是，已經(jīng)開始這項管理工作的單位，要加強研究，完善方法，將數(shù)字化科技檔案管理好。

（二）增加基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要增加科技檔案數(shù)字化管理的投入，做好相關(guān)預(yù)算，財政撥款上保證好相關(guān)投入。一是要優(yōu)化場地建設(shè)。保證科技檔案數(shù)字化管理所需要的場所，實現(xiàn)專地專用。二是要更新好設(shè)備。對于電腦、打印機、掃描儀等存儲設(shè)備，都要專用設(shè)備，并且，要及時更新，一些反映慢、影響正常工作的設(shè)備，要及時更換維修。三是要開發(fā)維護(hù)好軟件。很多企業(yè)都有自己的共享軟件系統(tǒng)，內(nèi)部人員在系統(tǒng)內(nèi)部可以進(jìn)行查閱，必須定期維護(hù)好，發(fā)現(xiàn)問題及時補好漏洞，讓軟件更好地為管理服務(wù)。

（三）加強安全責(zé)任意識

一是要健全保密制度。要對科技檔案數(shù)字化過程的各項工作職責(zé)進(jìn)行明確。對各個環(huán)節(jié)的保密責(zé)任也要進(jìn)行明確，建立誰泄密誰負(fù)責(zé)的制度。二是要建立更好的保密條件和機制。在科技檔案存儲上，要實現(xiàn)雙套制管理，即紙質(zhì)與電子并存管理；存儲設(shè)備、電腦、軟件等進(jìn)行定期殺毒。三是完善檔案借閱制度。檔案借閱的流程要清楚，誰借閱、誰保管、誰負(fù)責(zé)，同時設(shè)置好權(quán)限，對人員分成不同的級別，分別擁有查閱、下載、修改等不同的權(quán)限，防止檔案泄密。

（四）引進(jìn)復(fù)合型人才

管理是人為主導(dǎo)的工作過程，沒有優(yōu)秀的檔案管理人才，就沒有優(yōu)異的檔案管理。要將那些既懂傳統(tǒng)檔案管理，又懂信息技術(shù)、懂軟件操作、會維護(hù)的人員吸納進(jìn)管理隊伍，做好科技檔案數(shù)字化管理。同時，要加強技術(shù)人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)工作，制定好培養(yǎng)計劃，定期進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員能夠接觸掌握好最新的科技知識，促進(jìn)科技檔案的管理。

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