檔案管理中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)的研究

文/空軍西安局 李建舒 程博 張龍軍

全球一體化的進(jìn)程促使現(xiàn)代通信科技技術(shù)飛速的發(fā)展，現(xiàn)代的檔案儲存正在從傳統(tǒng)的紙張檔案向數(shù)字化檔案儲存技術(shù)與紙張檔案相結(jié)合的方式轉(zhuǎn)變，作者從最新的信息科學(xué)技術(shù)方面出發(fā)，概述如何看待現(xiàn)代科學(xué)的數(shù)字技術(shù)在現(xiàn)代的檔案管理中發(fā)揮的重要的作用。

一、檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的意義

通過現(xiàn)代的科技手段，將圖片文字等自然能夠識別的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成計算機(jī)能夠識別的二進(jìn)制的數(shù)字之后，再進(jìn)行數(shù)據(jù)處理同時能夠儲存和傳播及還原的這種技術(shù)手段我們就稱之為數(shù)字技術(shù)。數(shù)字技術(shù)隨著計算機(jī)的生產(chǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的傳播，將互聯(lián)網(wǎng)上面分散的信息資源進(jìn)行一個有效的整理與融合的過程。數(shù)字技術(shù)是從九十年代中期開始發(fā)展起來的一種新型的信息科學(xué)技術(shù)，它的實(shí)現(xiàn)使得信息能夠得到共享，讓人們能夠很方便的獲取到知識和信息。數(shù)字技術(shù)是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，將圖片、聲音、文字、影音等信息用數(shù)字的方式整理好然后利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行存儲，然后再把這些信息通過整理之后上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有資源替代的功能，能夠?yàn)橘Y源的開發(fā)利用提供了很好的條件。

二、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的策略

（一）引入網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)介入到檔案管理中

互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)使得現(xiàn)代檔案管理方式更加方便快捷，要是只是單靠一臺機(jī)器操作的話是遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法將檔案的服務(wù)功能最大限度的發(fā)揮出來的。只有利用互聯(lián)網(wǎng)，將分散在各個單機(jī)上面的信息收集整合儲存起來，實(shí)現(xiàn)檔案的共享?；ヂ?lián)網(wǎng)可以分為英特網(wǎng)和局域網(wǎng)兩種。局域網(wǎng)是指為了讓事企單位更好更靈活的展開內(nèi)部的交流而設(shè)置的，局域網(wǎng)能夠讓內(nèi)部的員工更好地共享資源，同時實(shí)現(xiàn)檔案的自動化管理，從而使得企業(yè)的最終效率得到提高。因特網(wǎng)是針對所有能夠上網(wǎng)的用戶，因特網(wǎng)側(cè)重的是網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定和安全。聯(lián)網(wǎng)用戶可以在任何想要閱讀的時候都能查閱檔案資料，能夠讓檔案中的所有資源得到最大化的應(yīng)用，使得更好地為社會服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理中已經(jīng)開通了在線服務(wù)，使用者不用出門就能夠查閱想要檔案，這樣也方便了檔案工作者繁瑣的整理檔案的過程。對所有檔案中存在的問題，以及檔案的匯編審核的過程都可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。但是所有的事情都有利弊之分，所以在使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時候同時也要進(jìn)行高技術(shù)的安全防范措施。首先需要對檔案數(shù)據(jù)的訪問設(shè)置權(quán)限，對檔案閱讀者需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止其進(jìn)行越權(quán)訪問，然后在對檔案閱讀之前必須要先登陸檔案管理系統(tǒng)，這時檔案管理系統(tǒng)需要詳細(xì)的記錄下用戶的信息，以備今后查閱使用。

（二）縮微影像技術(shù)和數(shù)字影像技術(shù)結(jié)合應(yīng)用于檔案管理

運(yùn)用縮微技術(shù)能夠解決珍貴的檔案和大型圖紙在儲存和法律效力以及標(biāo)準(zhǔn)化方面的問題。比如寶島臺灣的“國史館”就是臺灣方面修訂歷史的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，他們所采用的數(shù)字和縮微技術(shù)來儲存和檢索信息。在經(jīng)過了欲用數(shù)字化技術(shù)代替縮微的技術(shù)的波動之后，最終還是選擇了縮微保存技術(shù)，因?yàn)樵谒麄兛磥磉@是最為安全和保存時間最長的一種技術(shù)手段。檔案管理部門由于對縮微技術(shù)的操作非常熟悉并且理解這種技術(shù)的重要性，所以在其他技術(shù)還沒有成熟之前仍然堅持使用縮微技術(shù)?？s微技術(shù)在檔案管理中占有比較大的比重，并且有自己獨(dú)立的系統(tǒng)。所以縮微技術(shù)和數(shù)字影像技術(shù)相互合作共同發(fā)展是一種趨勢。

（三）加強(qiáng)服務(wù)器建設(shè)

將檔案信息建立成數(shù)據(jù)庫是高校成人檔案管理的第一點(diǎn)，這是為了適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的第一步，檔案管理人員在建立數(shù)據(jù)庫的時候應(yīng)該在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上運(yùn)用多種操作系統(tǒng)和硬件平臺，能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行多任務(wù)多用戶同時操作運(yùn)行，讓客服機(jī)器和服務(wù)器相互結(jié)合的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立一個可以集中所有的信息的集成mis系統(tǒng)，并且能夠覆蓋整個校園。通過這個系統(tǒng)來連接數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫web鏈接軟件，用戶能夠很方便的從web上面獲取想要的信息。應(yīng)用IP時，就是利用 IP之間的互聯(lián)構(gòu)成一個區(qū)域網(wǎng)SAN，然后通過SAN中的交換機(jī)多路接入局域網(wǎng)LAN回來，從而形成一個廣義的附網(wǎng)存儲NAS，再經(jīng)過設(shè)備轉(zhuǎn)換成為IP接口，接入基于IP協(xié)議SAN中還可以通過單純使用本地IP存儲技術(shù)，來擴(kuò)展已有的存儲網(wǎng)絡(luò)，或構(gòu)建新的存儲網(wǎng)絡(luò)。

三、結(jié)語

由以上分析可知，新型科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對在檔案管理的行業(yè)在處理信息技術(shù)的迅速變化。隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的普及，人們在新舊技術(shù)的結(jié)合中不斷的創(chuàng)造出更多的更先進(jìn)的技術(shù)。

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