基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院人力資源管理模式探討

文/王秉姝

基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院人力資源管理模式探討

文/王秉姝

在信息化背景下，醫(yī)院的人事管理部門必須要立足于醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展方向，兼顧醫(yī)院短期績效與長期戰(zhàn)略，依據(jù)醫(yī)院和個人發(fā)展的需要，更好地借助于信息系統(tǒng)這一由計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規(guī)章制度組成的以處理信息流為目的的人機一體化系統(tǒng)對醫(yī)院人力這一特殊資源進行有效開發(fā)、合理利用與科學的管理，從而由傳統(tǒng)的醫(yī)院人事信息管理模式逐步蛻變成為緊跟時代發(fā)展潮流，有效提升人力資源管理效率和效果的全新的基于信息化的人力資源管理模式。

一、醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）考勤管理方面。目前很多醫(yī)院的考勤管理仍然停留在最為基礎(chǔ)的由臨床科室及其他行政部門手工填報月考勤統(tǒng)計報表，人工匯總科室當月人員出勤及請假情況至人事部門，再由人事部門考勤專員負責依據(jù)上報的統(tǒng)計表與請假單、補休單進行核對，最后錄入到固定模式的院Excel考勤統(tǒng)計報表內(nèi)的過程。這種原始的考勤信息收集、加工、處理方式，不但耗時、耗力，而且使人事部門考勤管理統(tǒng)計匯總效率低下，并且對保證數(shù)據(jù)的正確性、連貫性和完整性也存在一定的缺陷和漏洞。

（二）人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面。由于醫(yī)院人事部門經(jīng)常要面對來自醫(yī)院上級領(lǐng)導(dǎo)部門（如衛(wèi)生廳、人事廳等）、院領(lǐng)導(dǎo)及其他行政職能部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計支持需要，且每每統(tǒng)計口徑和所統(tǒng)計的項目（包括現(xiàn)有人數(shù)、醫(yī)療人員分布狀況、專業(yè)技術(shù)級別分布情況、年齡、科室崗位編制情況等）都呈現(xiàn)出較大的差異化需求，單純依靠原有的靜態(tài)化的人員基本信息報表進行分類匯總的統(tǒng)計，很難保證統(tǒng)計信息的準確性。

（三）人事檔案管理方面。大部分醫(yī)院的人事檔案管理仍然主要是采用紙質(zhì)的人事檔案管理形式，紙質(zhì)檔案的整理是一個系統(tǒng)而浩大的工程，需要花費醫(yī)院人事部門人員較多的時間進行精細化的操作，且信息反映的實效性不佳。許多醫(yī)院人事部門現(xiàn)有的所謂電子化的人事檔案信息資料也僅僅指得是建立了一份醫(yī)院人員基本信息登記表之類的電子文檔，并進行簡單的錄入、存儲和維護功能的使用。這使得醫(yī)院人員許多人事相關(guān)信息，例如晉升、調(diào)動、辭職、學歷變更等得不到及時地更新，且在聯(lián)合交叉查詢和分離剔除某些同類特質(zhì)信息的時候也顯得操作不便。

（四）合同管理方面。有鑒于醫(yī)院目前采取包括聘用制、臨時聘用制、普通工等多種用工形式，且由于我國醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展和醫(yī)療市場就業(yè)的靈活性和雙向選擇性所導(dǎo)致的人員流動性的增加，使得不少醫(yī)院年招錄和流失的人員數(shù)量也呈現(xiàn)增加的趨勢。隨之而來的就是如何更好地完善與現(xiàn)有人員的聘用合同簽訂工作，以防止勞動糾紛的產(chǎn)生。但在現(xiàn)有的合同簽訂信息的管理方面，對合同期限的管理缺乏預(yù)警機制，合同到期等信息仍需人工查詢獲得，缺乏按期預(yù)警、自動提示的輔助支持技術(shù)。

（五）人事審批流程管理方面。對于職工請假、出境旅游、外出學習培訓(xùn)、職稱評聘申報、轉(zhuǎn)正定級考核、崗位調(diào)整、辭職、調(diào)動等需要職工提出申請并按照人事相關(guān)規(guī)定進行審批的手續(xù)，仍不能做到無紙化申請和電子在線審批。一個簡單的手續(xù)要經(jīng)過多人手工傳遞逐級審批，難免效率低下，難免引起職工對人事部門效率和效能的不滿。

（六）人員考核方面。根據(jù)衛(wèi)生部門的要求對醫(yī)療人員的考核應(yīng)包含對業(yè)務(wù)技術(shù)能力和醫(yī)德醫(yī)風作風這兩大類包含眾多細分項目的硬性量化指標的考核和評價，加之根據(jù)醫(yī)院自身情況所制定的院內(nèi)以工作量、醫(yī)療質(zhì)量、合理用藥和貢獻度等為依據(jù)的績效考核標準。顯然簡單的手工評定和數(shù)字計算已經(jīng)無法滿足龐大的量化統(tǒng)計指標和數(shù)據(jù)信息分析的要求。

（七）信息共享方面。對于已經(jīng)建立了與自身醫(yī)院規(guī)模相適應(yīng)的人事信息數(shù)據(jù)庫的醫(yī)院，往往也分別建立了醫(yī)療、教學、科研等相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，并且各個數(shù)據(jù)庫自成體系，彼此之間很少存在交集，無法實現(xiàn)信息的資源共享，無法統(tǒng)一整合，為各職能部門所使用，常常造成數(shù)據(jù)更新不及時、收集不全面，重復(fù)采集等問題，無法為醫(yī)院工作的開展提供及時、準確、最新的數(shù)據(jù)信息參考。

二、建設(shè)醫(yī)院人力資源管理信息化的必要性及意義

（一）有利于打破信息共享的局限性，提高信息利用程度。通過建立和完善醫(yī)院人力資源信息化系統(tǒng)，能夠更好地彌補醫(yī)院人員人事檔案、考勤管理、薪酬管理、績效考核、招聘和培訓(xùn)等傳統(tǒng)人事管理模式存在的不足，提供實時更新的人事信息資源共享平臺，突破信息利用的局限性，提高醫(yī)院各行政職能部門（包括醫(yī)療、護理、科研、教學等部門）和臨床科室對信息的利用率，避免不必要的重復(fù)收集和統(tǒng)計工作，尤其是能夠?qū)⑷耸虏块T人員從事務(wù)性的重復(fù)勞動中解放出來，騰出手來參與到醫(yī)院人力資源戰(zhàn)略的調(diào)研、規(guī)劃、設(shè)計中去，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的參考意見。

（二）有利于規(guī)范醫(yī)院人事管理，提高人事工作效率。近年來，我國醫(yī)院的規(guī)模建設(shè)不斷增長，醫(yī)院的職工身份多樣化，職工數(shù)量不斷增加，新職員大量補充，給醫(yī)院的人事管理工作帶來了很多新的問題，也提出了更高的要求。醫(yī)院整合并應(yīng)用基于信息化的人力資源管理系統(tǒng)能有效地為每位員工建立專屬的個人電子化檔案，使得人員的相

關(guān)數(shù)據(jù)信息得到及時地更新、統(tǒng)計、分析、反饋、預(yù)警和提示，從而更好地規(guī)范動態(tài)變化著的醫(yī)院人力資源管理工作，使人事部門從容應(yīng)對醫(yī)院人力資源需求的預(yù)測、需求計劃和規(guī)劃的制定、定崗定編的調(diào)研和控制、醫(yī)院人力資源隊伍的結(jié)構(gòu)狀況(知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職務(wù)結(jié)構(gòu)等)把握等工作。簡單規(guī)范的系統(tǒng)操作方式能夠極大地簡化手工操作的繁復(fù)和節(jié)省時間，并提高人員工作效率，這從某方面來說，也為醫(yī)院節(jié)省了人力成本。

（三）有利于實現(xiàn)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和普通員工的自助管理和服務(wù)。醫(yī)院人力資源信息化系統(tǒng)所提供的電子化的自助查詢和申請、審批功能，一個方面，能夠使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)便捷地通過權(quán)限設(shè)置查詢到實時更新的人事信息資料，同時在該系統(tǒng)上進行各種人事相關(guān)事務(wù)和申請手續(xù)的批復(fù)工作；另一方面，使得院內(nèi)職工能夠通過該系統(tǒng)完成請假、外出學習、出境等人事相關(guān)手續(xù)的申請和審批流程，方便職工及時查看自己的工資、福利待遇等信息，從而極大地促進醫(yī)院行政效能的提升和無紙化辦公在人事管理領(lǐng)域的實踐。

三、建立信息化的醫(yī)院人力資源管理模式的策略與步驟

（一）強化意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的主要決策者，應(yīng)提高醫(yī)院人力資源信息化管理意識，了解其重要性，從而倡導(dǎo)和推動醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)。醫(yī)院人事部門人員是醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)的主要操作者，應(yīng)適應(yīng)和掌握人力資源信息化系統(tǒng)的使用方法，充分利用該人力資源管理模式的優(yōu)勢，站在組織發(fā)展的戰(zhàn)略高度上，對未來醫(yī)院人力資源的供求總量、結(jié)構(gòu)層次及素質(zhì)要求等提出建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考與決策；醫(yī)院職工要學會如何使用好醫(yī)院人力資源信息化系統(tǒng)的便捷自助服務(wù)項目，按規(guī)范完成各項人事手續(xù)申報和審批流程。

（二）需求調(diào)研?！皼]有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，調(diào)研工作是進行人力資源信息管理系統(tǒng)構(gòu)建和開發(fā)的出發(fā)點和落腳點。系統(tǒng)是否能夠滿足醫(yī)院人事部門開展人力資源管理工作的實際需要，是否具有成熟的可操作性和實用性，其關(guān)鍵的重中之重是要做好需求的調(diào)研工作。通過需求調(diào)研、分析，制定系統(tǒng)具體的要求，例如：功能項目化、系列化，實現(xiàn)資源共享、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、安全穩(wěn)定、數(shù)據(jù)通用標準化、數(shù)據(jù)處理簡潔高效、空間長效延展、多任務(wù)多用戶的網(wǎng)絡(luò)化管理、操作便利、界面美觀等，都應(yīng)是需求調(diào)研所關(guān)注的問題。

（三）合作開發(fā)。醫(yī)院可結(jié)合自身實際，通過調(diào)研、考察和招投標的形式，確定一家軟件公司負責進行醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作。醫(yī)院人事部門應(yīng)指定專人負責跟進該系統(tǒng)的開發(fā)工作，包括向系統(tǒng)軟件設(shè)計人員提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，描述醫(yī)院人力資源管理的實際需求，經(jīng)常與系統(tǒng)軟件設(shè)計人員交流設(shè)計思路，共同研究系統(tǒng)流程的優(yōu)化方案，例如可預(yù)設(shè)醫(yī)院常用的人力資源管理表格和報表，明確行業(yè)管理的規(guī)范和控制標準等，使系統(tǒng)不但可處理日常醫(yī)院人事事務(wù)性管理工作，還可提供人力資源信息共享，并解決系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置等問題。此過程，不可能保證建設(shè)得一步到位，而是需要從最基礎(chǔ)的部分開始實施，并與軟件的開發(fā)企業(yè)進行積極溝通，體現(xiàn)出醫(yī)院管理流程的專業(yè)性。

（四）持續(xù)改進和不斷完善。正如面對新形勢下我國不斷深化的醫(yī)療體制改革對于醫(yī)院人力資源管理所提出的新問題和新挑戰(zhàn)，只有順應(yīng)醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境的變化趨勢才是可持續(xù)發(fā)展之道。同理，醫(yī)院的人力資源信息化管理系統(tǒng)也必須要具備一定的戰(zhàn)略前瞻性和預(yù)留升級空間，并根據(jù)實際需要和情況發(fā)展，做好持續(xù)性的改進和調(diào)整創(chuàng)新工作，從而使其在不斷打磨中得到完善。

（作者單位：福建省第二人民醫(yī)院）