數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必要性

文/中國(guó)萬(wàn)向控股有限公司 陸瑩潔

一、數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必要性分析

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，使得人們進(jìn)入到高速發(fā)展的信息時(shí)代當(dāng)中來(lái)，在這樣一種現(xiàn)實(shí)的狀況之下，數(shù)字信息化幾乎就成為了人們?nèi)粘Ｉ畈豢苫蛉钡闹匾糠?，在這樣一種趨勢(shì)之下，檔案管理工作的進(jìn)行也必然受到一定的沖擊和影響，必須通過(guò)對(duì)自身的優(yōu)化和更新來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理工作的完善，上文當(dāng)中已經(jīng)較為詳盡的闡述了數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的基本應(yīng)用狀況，并分析我們國(guó)家目前面臨的實(shí)際情況，下文當(dāng)中著重分析數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的必要性。

（一）數(shù)字信息化技術(shù)能夠使得檔案管理工作更加方便快捷

傳統(tǒng)檔案管理工作受到條件限制，一般都需要檔案管理人員手工操作來(lái)完成日常工作，這樣一種工作模式一方面是考慮到檔案管理工作人員的重復(fù)性工作較多，另一方面也是考慮到檔案管理工作本身的效率被大大降低。而數(shù)字信息計(jì)劃的應(yīng)用則能夠針對(duì)性的解決上述問(wèn)題，解放檔案管理工作重復(fù)性勞動(dòng)的同時(shí)還能夠保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用依靠于計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)作為檔案管理的基本平臺(tái)，就能夠使得管理人員隨時(shí)隨地的對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理和處理，既能夠較好的避免在工作環(huán)節(jié)當(dāng)中出現(xiàn)不必要的低級(jí)錯(cuò)誤，也能夠在大幅提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。除此之外，數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)還包括所占據(jù)空間的成本，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用相當(dāng)大空間，且在查詢時(shí)相對(duì)而言難以快速定位所需材料，而數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去后，檔案基本上都是以數(shù)據(jù)的形式存在，既不會(huì)占據(jù)實(shí)際的無(wú)力空間，對(duì)于數(shù)字空間的占用率同樣不大?？偠灾?，數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中優(yōu)勢(shì)顯著，能夠協(xié)助檔案管理工作更加方便快捷良好的完成工作，因此有必要在檔案管理工作當(dāng)中大力推行。

（二）有利于提高檔案信息的使用效率

聽(tīng)過(guò)數(shù)字信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案構(gòu)建，就能夠保證所構(gòu)建系統(tǒng)內(nèi)的全部檔案都具備其自身特有的屬性信息，這樣一些特有屬性信息的存在主要有利于檔案管理人員對(duì)使用部門(mén)選擇性的確定權(quán)限，這樣就能夠在較好保證信息分類(lèi)準(zhǔn)確且使用權(quán)限不同的情況下實(shí)現(xiàn)資源共享最大化。在這樣一種模式之下，任何一個(gè)部門(mén)如果需要相關(guān)方面的資料，就不需要到檔案局去進(jìn)行調(diào)取，而是根據(jù)自身所具備的權(quán)限在網(wǎng)絡(luò)上直接搜索和查閱，使得檔案管理工作以及檔案利用工作都不再受到地域或者是時(shí)間的限制，檔案信息的使用率自然會(huì)極大程度的提高。

（三）加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)檔案一體化工作模式

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)以及檔案管理工作的實(shí)際需求都決定了檔案數(shù)字化信息化管理模式將是大勢(shì)所趨，各種資料在經(jīng)過(guò)處理完成之后歸檔時(shí)都可以相應(yīng)的存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中去，經(jīng)過(guò)相關(guān)方面工作人員整理歸檔之后，就可以再整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)輕松實(shí)現(xiàn)一體化管理。一體化工作模式對(duì)于檔案管理工作而言既是大的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理工作本身的追求和目標(biāo)，因此通過(guò)數(shù)字化信息技術(shù)來(lái)在促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展與進(jìn)步同樣是非常有必要的。

（四）檔案管理工作本身存在缺陷和不足

以上三個(gè)方面探討數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用必要性時(shí)，主要是站在數(shù)字化信息技術(shù)的顯著優(yōu)勢(shì)之上，在實(shí)際工作環(huán)境下，數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的必要性不僅出于數(shù)字化信息技術(shù)自身優(yōu)勢(shì)，更多還是因?yàn)楝F(xiàn)代檔案管理工作存在著較多方面硬傷，必然需要通過(guò)管理工作的優(yōu)化和改革來(lái)實(shí)現(xiàn)完善。具體來(lái)說(shuō)，檔案往往都是需要長(zhǎng)期保存的，因此對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高，環(huán)境成本較大，每年相當(dāng)數(shù)量的存儲(chǔ)費(fèi)用都是不可避免的。除此之外，檔案往往都是需要經(jīng)過(guò)大量查閱的，因此非常容易出現(xiàn)原件被損傷或者是被遺失的狀況，這對(duì)于檔案管理工作而言就是非常大的阻礙。而數(shù)字化信息技術(shù)剛好能夠相當(dāng)完美的解決上述問(wèn)題，在較低成本條件下實(shí)現(xiàn)方便快捷訪問(wèn)，這也是數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用的主要原因之一。

二、數(shù)字化信息技術(shù)在我國(guó)檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀簡(jiǎn)述

上文當(dāng)中較為詳盡的分析和闡述了數(shù)字信息技術(shù)在我們國(guó)家檔案管理工作當(dāng)中的必要性，認(rèn)為數(shù)字化就是檔案管理工作的前景和方向，但值得注意的是，我們國(guó)家相當(dāng)數(shù)量的檔案管理部門(mén)的工作并沒(méi)有達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)和要求，雖然較多政府部門(mén)或者是企業(yè)內(nèi)的檔案部門(mén)都已購(gòu)入檔案信息化管理軟件來(lái)，但是在實(shí)際操作和應(yīng)用當(dāng)中仍然存在著較多方面的問(wèn)題，如一些軟件根本就不具備信息管理工程，難以在檔案相關(guān)部門(mén)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享，因此也就難以得到理想的檔案數(shù)字化信息管理效果，信息成果傳播的局限性就會(huì)在相當(dāng)大程度上影響到檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。除此之外，檔案管理工作本身的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化也是有待提高的，這主要是因?yàn)闄n案管理工作本身的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的必要前提和基礎(chǔ)，加之檔案管理過(guò)程當(dāng)中的各種歷史原因，還會(huì)在實(shí)際工作環(huán)節(jié)當(dāng)中遇到軟件版本不兼容的狀況，這樣一些移植性較差的軟件同樣會(huì)對(duì)檔案信息化管理進(jìn)程造成影響和破壞，當(dāng)然，發(fā)展到目前為止，檔案的數(shù)字化管理尚未建立起全面統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)，這樣一個(gè)事實(shí)對(duì)于檔案管理數(shù)字化的阻礙是客觀存在的。最后對(duì)檔案管理工作人員的水平和素質(zhì)同樣需要提出要求，這主要是因?yàn)闄n案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)和管理人員自身的素質(zhì)以及水平是完全分不開(kāi)的，管理人員必須通過(guò)自己較高的知識(shí)層次以及技術(shù)水平來(lái)促進(jìn)檔案管理信息化的順利推進(jìn)，但是在現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境下，絕大多數(shù)檔案管理工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作知識(shí)基本上就是一知半解，幾乎難以勝任檔案管理工作當(dāng)中的復(fù)雜部分，在這樣一種現(xiàn)實(shí)人員配備環(huán)境下，即便是企業(yè)內(nèi)配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，也是難以充分發(fā)揮出其應(yīng)用的作用來(lái)的。

基于此就不難看出，數(shù)字信息技術(shù)要想實(shí)現(xiàn)在檔案管理工作當(dāng)中的良好利用，一般需要從以下三個(gè)方面入手來(lái)進(jìn)行解決和處理：第一就是要在各個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間建立起大的信息互聯(lián)網(wǎng)來(lái)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享；第二還需要加強(qiáng)橫向聯(lián)合，具體來(lái)說(shuō)，就是加強(qiáng)不同的檔案資料庫(kù)之間的聯(lián)合，使其能夠更好的為讀者服務(wù)；第三就是需要進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，這一點(diǎn)基本上已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步的必然選擇。

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)始終處于發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程當(dāng)中，數(shù)字信息技術(shù)一方面是為檔案管理工作提供了新的方式方法，另一方面也對(duì)檔案管理工作本身提出了新的要求和變革方向，檔案管理工作者就應(yīng)當(dāng)在認(rèn)識(shí)這樣一些問(wèn)題的基礎(chǔ)之上適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏和步伐，為檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展籌謀策劃。

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[3]毛桂英,范瑞霞.電子信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理[J].礦業(yè)工程,2007(6).