基于數字化技術高校檔案館教育功能研究

文/山東建筑大學 岳寶德 倪文豪 任勝云 周培祥

一、高校檔案館教育功能開發(fā)現(xiàn)狀

高校檔案館的教育功能是將館藏檔案中記錄的大量史實、豐富的科學文化知識，通過檔案這種原始的有直接說服力的形態(tài)，采用多種形式傳播給教師、學生以及社會公眾，最終達到教化和育人目的的職能活動。高校檔案館作為高校核心信息資源的保管者和開發(fā)者，有責任也有條件擔負宣傳教育的使命，將館藏檔案信息資源進行系統(tǒng)整理、有效開發(fā)利用，為廣大師生和社會公眾提供高質量的信息和知識。

高校檔案館的教育功能是多方面的，包括愛國愛校教育、科研能力教育、社會教育、理想和人生觀教育、知識創(chuàng)新教育等等。長期以來，高校檔案館本著教書育人的宗旨，不斷踐行教育實踐，充分利用教育對象的多樣性、提供知識內容的多樣性、教育形式的多樣性等優(yōu)勢，把高校檔案館辦成了管理學校檔案資料的基地、校史研究的基地、愛國主義教育和精神文明建設的基地及為黨的中心工作和改革開放、社會主義現(xiàn)代化建設服務的檔案信息中心，其教育功能是值得肯定的。21世紀是信息化的時代，也是知識創(chuàng)新時代，隨著網絡信息技術的普及應用，各高校檔案館也不甘落后，采用計算機技術和網絡技術開發(fā)檔案信息資源，對館藏檔案進行數字化，接收電子檔案進館，推動館藏檔案上網，廣大師生可以更加方便地通過網絡利用所需檔案資源，高校檔案館借助數字化和網絡化技術實現(xiàn)了工作的又一質的飛躍。

當然，信息技術給高校檔案館帶來巨大發(fā)展空間和機遇的同時，也帶來了不小的沖擊和挑戰(zhàn)，單就高校檔案館的教育功能來看，傳統(tǒng)教育方式受到巨大沖擊，檔案展覽受到時空限制，在教育受眾范圍和時效性方面存在極大局限，檔案編研無法準確把握教育用戶需求而難以準確選題，編研成果也不盡人意；而且高度發(fā)達的信息技術和先進的交流方式，使得高校師生的信息和知識需求更加廣泛和多元，而傳統(tǒng)的教育方式已經完全不能滿足擴大化了的公眾教育需求。因此，充分研究數字化環(huán)境下高校檔案館教育功能開發(fā)策略就成為擺在高校檔案館面前的迫切任務。

二、數字化技術在高校檔案館教育功能開發(fā)中的作用探析

數字化技術到底在高校檔案館教育功能中發(fā)揮什么樣的作用是值得進一步探討的問題。高校檔案館的數字化建設主要包括檔案館門戶網站的建設、網絡檢索平臺的架構、傳統(tǒng)檔案的數字化轉換以及由此而來的目錄數據庫、全文數據庫的建設等。首先，要對數字化技術在高校檔案館教育功能開發(fā)中的定位進行明確界定，高校檔案館教育功能開發(fā)涉及了開發(fā)者、檔案資源、數字化技術和受教育者四個因素，即開發(fā)者利用數字化技術開發(fā)檔案信息資源來教育學習者，這里數字化技術就充當了開發(fā)工具的角色。筆者認為這四個要素的合理定位應該是，以檔案信息資源為基礎，以開發(fā)者為主體，以數字化技術為支撐，建立以學習者為中心的檔案知識教育體系，更好地發(fā)揮高校檔案館的教育功能。

（一）數字化技術有利于高校檔案館創(chuàng)新教育方式

高校檔案館傳統(tǒng)的教育方式已難以適應迅速發(fā)展的信息社會的需求，而數字化技術的廣泛應用為我們提供了嶄新的教育方式和形式，讓高校檔案教育煥發(fā)了新的生機。各種技術的應用促進了檔案部門工作方式的創(chuàng)新，比如傳統(tǒng)的用戶需求調研方式，如電話咨詢、常見問題解答等，正日益被web2.0技術所取代，博客、維基、論壇、個性化定制等新的用戶交流和互動技術被應用于檔案部門，虛擬展覽、網絡檢索、網上展覽、多媒體技術、網上編研技術日漸成熟，迅捷高效的知識提供方式大大拓展高校檔案館的教育受眾，教育方式取得了極大的創(chuàng)新和拓展。

（二）數字化技術有利于高校檔案館提升教育質量

教育是一個知識傳授與積累的過程，教育質量和效果是教育者十分關注的因素。高校檔案館傳統(tǒng)的教育方式所產生的教育效果是不容樂觀的，而數字化技術的廣泛應用大大提升了教育質量，這是傳統(tǒng)教育方式所無法比擬的。比如，數字化檢索技術應用于數據庫和知識庫當中，教育用戶可以根據自己的知識需求檢索所需的關鍵詞，計算機根據用戶指令可以快速準確地將相關內容呈現(xiàn)在用戶面前，提高了查全率和查準率，這是人工檢索方式所不能企及的；再比如，數字化技術的應用大大提升了檔案信息資源的編研速度和加工深度，實現(xiàn)了檔案工作機構由被動提供信息向主動提供知識資源的轉變；再如，通過數字技術將年代久遠的老照片、聲音等動態(tài)檔案轉化為數字檔案并對外提供利用展示，既增強了展示效果，又有效地保護了檔案原件，而且大大提升了聲像檔案的傳播范圍和速度。

（三）數字化技術有利于高校檔案館拓展教育范圍

高校檔案館傳統(tǒng)的教育方式存在的一個很大弊端就是教育受眾面較小，時空限制較大。數字化技術的采用有效解決這一問題，因為數字化技術將高校檔案館的封閉式教育轉向了開放式教育，網絡空間是一個開放的共享空間，數字檔案館的建設實現(xiàn)了檔案信息資源的共享化，因此教育功能也由封閉性教育轉變?yōu)殚_放式教育，這是檔案館教育服務方式的徹底革命，更是未來的發(fā)展趨勢。而且從高校檔案館檔案信息資源的來源來看，數字化技術也推動了教育資源來源的擴展，如目前中國科技大學檔案館已經實現(xiàn)了館藏信息資源與科大OA系統(tǒng)的對接，辦公系統(tǒng)的信息資源可以方便的進行網上歸檔，大大提高了歸檔的質量和效率，從而有利于為用戶提供更多更及時的優(yōu)質信息資源。

（四）數字化技術有利于高校檔案館提高教育效率

信息時代的人們對于知識的時效性和查找效率的要求是非常高的，如果高校檔案館滿足于傳統(tǒng)的手工作坊式的教育方式必然為公眾所拋棄，而數字化技術可以有效提升教育效率，以最短的時間獲取最多最準確的信息和知識資源，有效滿足教育用戶的需求。比如，上海交通大學原校長謝繩武先生，有一次去上海交大檔案館查找一位南洋公學時期畢業(yè)的老校友的資料，由于上海交大歷史檔案全部數字化了，接待人員僅用了幾分鐘的時間就查到了這位校友的資料，謝校長喜出望外，對檔案館的工作大加贊賞，并當場表態(tài)再撥款50萬元，支持檔案館繼續(xù)做好檔案的數字化工作。再比如，中國科技大學檔案館將檔案信息服務內容、服務方式、服務過程詳盡載入學校建立的特色專題數據庫“教授業(yè)績信息采集系統(tǒng)”，當廣大專家學者需要查找所需信息資源時，可以方便的通過這一系統(tǒng)進行查找和維護，大大提升了專家的科研效率，對于有效提升科研水平意義重大。

三、數字化技術在高校檔案館教育功能開發(fā)中的應用策略

數字化技術在高校檔案館教育功能開發(fā)中的地位和作用是不可替代的，高校檔案館要轉變工作思路，以積極的姿態(tài)迎接數字時代給高校檔案館帶來的挑戰(zhàn)和機遇，通過應用數字技術創(chuàng)新教育理念與思路，具體可以考慮從以下幾個方面入手：

（一）建立與數字化環(huán)境相匹配的人性化教育模式

教育的未來發(fā)展趨勢之一就是人性化教育，數字技術為高校檔案館開展人性化教育提供了優(yōu)越的技術條件。比如，人性化教育的一個重要表現(xiàn)就是重視受教育者的需求，要對受教育者需求有準確地把握，數字化技術正好為我們提供了一種強有力的、智能化的數據采集和處理工具，它通過介入到檔案館自動化系統(tǒng)中來，可以為利用者需求分析提供技術支持和決策管理支持。再比如，了解了教育用戶的知識需求之后，高校檔案館便可以通過web2.0技術向用戶提供定制服務，向用戶推送個性化信息，可以根據用戶的定制有選擇地向用戶提供知識資源，從而真正實現(xiàn)用戶“想學什么，教什么”的人性化教育模式，有效滿足用戶的教育需求。

（二）通過數據挖掘技術和互動技術預測教育用戶未來行為，幫助用戶找到隱藏信息

數據挖掘又叫知識發(fā)現(xiàn)，是檔案館智能化服務的重要支撐技術，包括結構數據挖掘、web數據挖掘、文本數據挖掘等三類。其技術原理在于對用戶注冊信息和瀏覽 web的訪問記錄進行挖掘分析，確定用戶的需求傾向，找出數據背后的隱藏規(guī)則和模式，從而預測教育用戶的未來學習趨勢。數據挖掘是基于人工智能、機器學習、統(tǒng)計學等技術發(fā)展而來的，通過分析、歸納和推理，它可以幫助用戶從浩瀚的檔案知識庫中發(fā)現(xiàn)和提取隱藏的信息和知識，有效提升教育用戶的學習效果和質量?；蛹夹g是基于web2.0的用戶與教育者之間的交流反饋技術，它強調的是交流的雙向互動性，高校檔案館非常有必要在提供了教育服務之后及時與用戶進行溝通，得到反饋信息，從而預測用戶的未來教育需求，常見的互動技術包括實時在線溝通、email溝通、電話溝通、博客、論壇討論等等。

（三）創(chuàng)建數據庫，并通過知識庫技術和檢索技術為教育用戶提供龐大的信息和知識儲備

豐富龐大的數據庫是高校檔案館開展檔案教育的前提和基礎，高校檔案館的數據庫不僅要通過人工錄入來豐富內部數據，而且要把館藏數據庫與高校內部機構的辦公自動化系統(tǒng)連接起來，在系統(tǒng)平臺上進行遠程歸檔，通過網絡傳輸將各機構的檔案信息資源整合到數據庫中，同時要注重數據庫中信息的鑒定、整合、組織和分析，要把凌亂無章的檔案信息整合成高質量的知識資源，推動數據庫向知識庫邁進。知識庫與數據庫是有著明顯區(qū)別的。知識庫要通過一些智能技術的應用主動響應某些操作或外部事情，并且自動采取規(guī)定的行動，能夠在一些預訂的或動態(tài)計算的時間間隔中自動執(zhí)行某些操作，因此，高校檔案館應該創(chuàng)建知識庫來主動滿足教育用戶的要求，達到真正的知識管理。

（四）建設數字檔案館，提供遠程在線數字教育

高校數字檔案館的核心理念是實現(xiàn)物理實體檔案館資源的網上共建與共享，它以檔案標準規(guī)范為基礎，以檔案數字資源建設和數字檔案管理系統(tǒng)建設為中心，以電子文件管理為重點，以檔案信息資源網絡服務為目的，將處于不同機構的檔案信息資源通過虛擬的網絡形式實現(xiàn)了互聯(lián)，實現(xiàn)了各個館藏機構的資源共享與優(yōu)勢互補，在開展檔案教育的時候可以充分挖掘館藏資源，合理配置，科學組織，向用戶提供優(yōu)質的經過精心加工的知識資源，同時教育用戶也突破了時空的限制，通過登錄數字檔案館進行遠程的學習和利用知識庫中的豐富知識，真正實現(xiàn)了知識的共享和再創(chuàng)造?？梢姡瑪底只瘷n案館是高校檔案機構在教育方式上的創(chuàng)新，它使高校檔案館教育方式從單純的被動式教學向用戶主動獲取型教學轉變，促進了高校檔案館教育功能的飛躍。

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