公路檔案管理信息化建設(shè)淺談

文/江蘇省灌南縣公路管理站 賀建東

社會(huì)現(xiàn)代化的快速發(fā)展使得檔案信息的數(shù)量隨之快速增加，而檔案管理的信息化也就成為了檔案管理的必備條件，能夠從根本上提升檔案信息管理的工作效果和能力。公路工程數(shù)量的增加與社會(huì)的進(jìn)步相適應(yīng)，而其檔案的管理也起到了記錄和還原公路的數(shù)據(jù)及信息的作用，是日后的公路修建和養(yǎng)護(hù)等工作的參考依據(jù)。公路檔案管理的信息化，能夠促進(jìn)檔案管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的同步適應(yīng)。計(jì)算機(jī)等信息化工具的參與，使得公路檔案管理更加方便快捷，因而如何做好公路檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理工作的開展有著重要的影響。

一、公路檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)的快速進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得辦公的自動(dòng)化以及無紙化也得到了快速的發(fā)展，這也就導(dǎo)致了檔案管理工作方式的改變。對(duì)于公路檔案的管理來說，能否進(jìn)行妥善的保存是關(guān)系到公路工程完工后對(duì)公路進(jìn)行養(yǎng)護(hù)以及改建等工作的極為重要的信息依據(jù)，大量的公路信息在進(jìn)行信息化記錄和保存后，對(duì)于公路的信息能夠做到長(zhǎng)時(shí)間有效的保存。然而我國(guó)目前的信息化公路檔案管理建設(shè)還存在著一定的不足，應(yīng)當(dāng)采取有效的形式發(fā)現(xiàn)問題的所在。

（一）公路檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化仍顯不足

公路檔案的規(guī)范管理必須立足于工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，然而由于檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較差，使得許多的公路檔案不具備較好的質(zhì)量，各時(shí)期與各類型的公路檔案之間做不到很好的相容。公路檔案的自動(dòng)化缺乏一致的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)公路管理站的信息做不到統(tǒng)一與合并，缺乏共同的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范使得公路檔案管理信息化的建設(shè)受到了一定的阻礙。

（二）公路檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

公路檔案的信息化管理需要管理人員具有專業(yè)的素養(yǎng)和足夠的知識(shí)以進(jìn)行信息化管理檔案的建設(shè)。然而目前很多的公路站檔案管理人員都缺乏具體的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于信息化管理檔案的工作形式與模式不盡了解，具有綜合技能與檔案收集與管理的技能的新型人才更是寥寥可數(shù)。公路檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，使現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備不能夠很好的得到利用，使公路檔案管理信息化建設(shè)受到了制約。

（三）公路檔案管理的方式不統(tǒng)一

各個(gè)公路檔案管理部門的不同工作人員存在著一定的差別，其在進(jìn)行公路檔案的分類、整理與標(biāo)注時(shí)的習(xí)慣也不盡相同，這就導(dǎo)致了公路檔案管理的難以統(tǒng)一。同一公路站內(nèi)不同人員的檔案管理記錄方式使得其他工作人員在進(jìn)行檔案閱讀時(shí)會(huì)造成一定的困難，不同公路站之間的工作人員之間檔案管理的難度則更大，這也使得公路檔案管理信息化的建設(shè)受到了影響。

二、加強(qiáng)公路檔案管理信息化的措施

（一）健全相關(guān)制度，健全公路檔案管理的機(jī)制

公路檔案管理的信息化建設(shè)必須要配合以健全的規(guī)章以及制度并且嚴(yán)格的進(jìn)行實(shí)施施行，確保公路檔案信息管理的安全。合格的管理體系當(dāng)中必不可缺少的就是嚴(yán)格規(guī)章制度的實(shí)施與遵守，因此公路檔案信息的有關(guān)管理部門可以通過建立完善的管理制度的方式優(yōu)化公路檔案管理的機(jī)制。例如對(duì)于公路工程的檔案的收集、錄入、存檔以及檔案信息的共享都作出嚴(yán)格的管理與規(guī)定。已經(jīng)存檔的公路檔案與信息，要對(duì)其安全性、有效性以及完整性都給予高度的重視獎(jiǎng)。合理有效的懲罰制度必不可少，工作人員的執(zhí)法行為應(yīng)得到嚴(yán)格的規(guī)范，管理部門的執(zhí)法形象應(yīng)當(dāng)?shù)玫矫鞔_的樹立，實(shí)現(xiàn)管理人員的自律，同時(shí)對(duì)自身責(zé)任有明確具體的認(rèn)識(shí)。除此之外，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)積極的進(jìn)行新型管理模式的探索與學(xué)習(xí)，不斷的完善現(xiàn)有的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)公路檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

（二）提升公路檔案管理人員的素質(zhì)

公路檔案管理人員的素質(zhì)高低，直接關(guān)系到公路檔案管理工作是否優(yōu)質(zhì)高效。各級(jí)公路站應(yīng)當(dāng)對(duì)公路檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，以提升職工人員的素質(zhì)為主要目標(biāo)，使之能夠熟練的掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平，成為優(yōu)秀的公路檔案管理工作人員。公路檔案管理信息化的建設(shè)，必須要使相關(guān)工作人員在掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)π畔⒒募夹g(shù)有較為深刻的了解并掌握有關(guān)的技能，能夠使用新型現(xiàn)代化的管理與通訊設(shè)備對(duì)公路檔案進(jìn)行錄入、管理與維護(hù)。因而公路檔案管理部門必須重視管理人員的素質(zhì)提高和培養(yǎng)，采取定期的培訓(xùn)和教育，使管理人員能夠充分的掌握信息化管理公路檔案的操作技能和理論基礎(chǔ)知識(shí)。在培訓(xùn)后要進(jìn)行定期的技能考核與計(jì)算機(jī)操作技能考察。例如信息的錄入和資源共享的設(shè)置等等。同時(shí)建立合理的獎(jiǎng)懲制度，充分的調(diào)動(dòng)和激發(fā)工作人員的工作熱情與積極性，使其責(zé)任感得到加強(qiáng)，成為公路檔案管理信息化建設(shè)的有力支持。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)對(duì)公路檔案管理信息化的重視

在進(jìn)行公路工程的建設(shè)時(shí)，有關(guān)的工作部門與管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)的轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)觀念，提升與加強(qiáng)對(duì)公路檔案管理信息化建設(shè)的重視，履行自身的職責(zé)，促進(jìn)公路檔案信息化的建設(shè)和進(jìn)步。這就需要公路檔案信息管理的部門與工作人員進(jìn)行相關(guān)的宣傳與工作人員重視檔案管理信息化意識(shí)的加強(qiáng)，使有關(guān)的工作人員能夠充分的認(rèn)識(shí)到自身的職能與工作責(zé)任，從而給予重視。此外，管理人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的完善，補(bǔ)充和學(xué)習(xí)公路檔案管理信息化的有關(guān)知識(shí)，徹底的拋棄傳統(tǒng)的思想和觀念，明確信息化的檔案管理對(duì)于工作人員的要求，進(jìn)而積極的進(jìn)行改變和學(xué)習(xí)，為公路檔案管理信息化建設(shè)提供支持。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的收集和完善紙質(zhì)資料與檔案并進(jìn)行歸檔保存的觀念和習(xí)慣，轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅匦畔⒒瘷n案管理體系的建設(shè)與完善，使工作人員了解信息化檔案管理工作的情況與要求，加強(qiáng)對(duì)公路檔案管理信息化建設(shè)的重視。

（四）建立公路檔案的信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公路檔案信息共享

公路檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將舊有的書面紙質(zhì)檔案改變?yōu)殡娮游募n案，還要建設(shè)建立公路檔案信息庫(kù)。這樣一來，在解決了紙質(zhì)檔案占地面積大并且記錄信息少以及工作效率過于低下問題的同時(shí)，還能夠滿足檔案管理部門以及其它部門對(duì)于信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時(shí)性與有效性。此外，公路檔案信息庫(kù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行資料信息的補(bǔ)充完善與整體信息庫(kù)的更新與維護(hù)等，保證信息庫(kù)的資料全面且有效。與此同時(shí)，公路檔案管理部門可以充分的利用互聯(lián)網(wǎng)的通訊優(yōu)勢(shì)，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，做到資源與信息共享。通過這種方式，公路檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，部門自身也能夠得到完善與發(fā)展，人民群眾也能夠通過共享平臺(tái)對(duì)公路工程及建設(shè)有深刻的了解，對(duì)政府的信賴程度能夠得到提升。有利于管理部門與人員的廉政和工作效率的提高，公眾對(duì)社會(huì)的發(fā)展將充滿信心，對(duì)于國(guó)家的長(zhǎng)足發(fā)展也有極大的好處。

三、結(jié)語

總而言之，公路工程事業(yè)的發(fā)展必將伴隨著對(duì)檔案管理工作要求的提高，因而公路檔案管理的信息化建設(shè)必須得到重視和發(fā)展。這就需要公路檔案的管理工作人員及時(shí)的提高自身素養(yǎng)并且加深重視程度，以規(guī)范的操作進(jìn)行信息化的公路檔案管理建設(shè)和實(shí)踐，促進(jìn)公路檔案管理工作的進(jìn)步與我國(guó)公路交通事業(yè)的發(fā)展。

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