新時期醫(yī)院設備檔案管理方法探討

文/湖北省應城市人民醫(yī)院 熊芳

醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標志就是醫(yī)療設備，醫(yī)療設備也是醫(yī)療、教研、科研以及教學工作最基本的元素，與此同時，醫(yī)療設備也是不斷提高診療水平的重要條件之一。現(xiàn)階段，臨床學科的發(fā)展與醫(yī)療設備的發(fā)展息息相關(guān)，甚至可以說醫(yī)療設備對臨床學科起著關(guān)鍵性的作用。醫(yī)院設備管理的基礎是醫(yī)療設備檔案管理，醫(yī)療設備檔案管理的好壞影響著醫(yī)院的技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量，那么提高醫(yī)院設備檔案管理水平的具體措施是什么呢？

一、醫(yī)院設備檔案管理的主要內(nèi)容

醫(yī)院設備檔案管理主要是指相關(guān)設備在申請、購買、驗收、管理、維修以及后期的處置等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的圖紙、文字以及照片等具有一定的保存和參考價值的材料。根據(jù)相關(guān)部門的規(guī)定，其管理的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

（一）不斷建立和完善管理組織

新時期醫(yī)院設備檔案管理工作需要成立一個以主管副院長為首的管理小組，并建立一個以醫(yī)院、科室及操作人員為小組成員的三級管理網(wǎng)絡。設備管理部門要明確每位員工的職責，從而做好相關(guān)資料的收集、整理、分類、立卷以及歸檔等工作。醫(yī)院要將設備檔案管理工作看成是醫(yī)院整體管理工作的一部分，對其管理給予高度的重視。在保持文件的關(guān)聯(lián)性和應用性的基礎上，將每個設備的相關(guān)材料進行統(tǒng)一整理、歸檔。同時還要將申購設備過程中涉及的所有資料一起歸檔。將同一設備的所有資料收齊、整理完成之后，需要準確、全面的填寫備考表和目錄，案卷的標題要準確、簡明，并擬定案卷的封面。除此之外，外文案卷的標題要控制在100字以內(nèi)。

（二）確定設備檔案管理的歸檔范圍

醫(yī)院設備檔案管理人員要根據(jù)醫(yī)院的基本情況以及設備管理的要求，明確各個設備檔案管理的基本內(nèi)容和歸檔范圍。具體內(nèi)容主要包括：1.申請購買時形成的材料，主要包括了申請報告表、申請報告與批復文件、論證表；采購談判記錄、招標與評標記錄、銷售產(chǎn)品的經(jīng)營許可證、到貨驗收報告、產(chǎn)品生產(chǎn)注冊證、訂貨合同、協(xié)議書、發(fā)票復印件、運輸單據(jù)、驗收報告、安裝調(diào)試以及相關(guān)的索賠記錄等。對于符合免稅政策的進口設備，還要具有海關(guān)免稅證明、進口證明等。2.設備技術(shù)材料，主要包括設備樣本、線路圖、使用和維修手冊等。3.管理資料，主要包括維修保養(yǎng)制度、操作規(guī)程、計量信息、應用質(zhì)量檢測以及報廢處理記錄等。

二、醫(yī)院設備檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案意識普遍較為淡薄

醫(yī)院設備檔案材料來源較為廣泛，從外部來源來看包括生產(chǎn)商、經(jīng)銷商以及售后服務商；從內(nèi)部來源來看包括臨床一線的醫(yī)護相關(guān)人員、教學人員、科研人員以及行政后勤人員均有接觸醫(yī)院設備檔案材料的可能，以及均有產(chǎn)生醫(yī)院設備檔案材料的可能，也可以這樣理解：醫(yī)院所有的工作人員都是醫(yī)院設備檔案的產(chǎn)生者，也是醫(yī)院設備檔案的使用者，但是我們的宣傳力度卻沒有滲透到醫(yī)院所有的全體工作人員中，大多數(shù)的醫(yī)院工作人員認為與其自身無關(guān)。

（二）管理制度落實不到位

部分醫(yī)院為了應付自身的評級或者是應付上級的檢查，就采取直接引用國家相關(guān)的醫(yī)院設備檔案管理規(guī)章制度的措施，或者是采取引用其他兄弟醫(yī)院制度的措施。上述的做法較為籠統(tǒng)，缺少可操作性；或者是與本醫(yī)院的實際情況不相符合，缺乏針對性。

（三）收集過程較為艱難

醫(yī)院設備的使用者對設備檔案的歸檔范圍或者是對歸檔的要求不是十分了解，或者是根本就不了解，甚至是為了自己方便的使用，部分科室或者是個人不愿意交出相關(guān)的檔案資料，將應該歸檔的相關(guān)材料數(shù)據(jù)占為已有。當科室或者是負責保管的工作人員發(fā)生變動時，就極有可能造成醫(yī)院設備檔案的損毀或者是醫(yī)院設備檔案的丟失。

（四）醫(yī)院設備檔案的完整度與規(guī)范要求相距較大

醫(yī)院設備檔案的完整程度與規(guī)范要求相距較大，其影響因素包括以下三點：第一點，大多數(shù)的人將說明書或者是操作手冊看作設備檔案，卻沒有將醫(yī)院設備的使用維修、申請購置以及報廢等階段的相關(guān)資料納入醫(yī)院設備檔案管理中；第二點，相關(guān)工作人員僅僅重視對設備材料的收集過程，對數(shù)據(jù)、圖標以及合格證卡等材料予以忽視，認為數(shù)據(jù)、圖標以及合格證卡等材料不屬醫(yī)院設備檔案的內(nèi)容；第三點，近幾年以來，大型醫(yī)院設備的隨機資料已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料逐漸步入電子文件階段，大多數(shù)的相關(guān)工作人員沒有將上述部分電子文件歸集納入到醫(yī)院設備檔案管理中。

（五）服務意識不強

醫(yī)院檔案以及設備管理部門存有較強的看攤守業(yè)思想，而且其思想較為嚴重，工作進行比較被動，僅僅等待醫(yī)院設備使用部門將相關(guān)資料送來，卻不積極、主動的對相關(guān)資料進行收集整理，因此建議醫(yī)院檔案以及設備管理部門要在最大程度上提供具有針對性的服務。

三、提高醫(yī)院設備檔案管理水平的具體措施

（一）提高醫(yī)院工作人員對設備檔案重要性的認知程度

使醫(yī)院所有工作人員對醫(yī)院設備檔案重要性的認知程度得以提升，可以嘗試從加強檔案法規(guī)的宣傳和學習方面入手，使醫(yī)院全體工作人員的設備檔案意識得到不同程度的增強?？梢赃x擇應用《檔案法》作為依托，不斷加強對做好醫(yī)院設備檔案管理工作規(guī)范化的宣傳力度；此外，還可以加強如何對醫(yī)院設備檔案進行利用，以及工作做好后有哪些好處的宣傳力度，使醫(yī)療相關(guān)技術(shù)人員對設備檔案相關(guān)知識的認知程度得到不同程度上的提高，從而激發(fā)醫(yī)院所有工作人員的積極性，讓醫(yī)院所有工作人員都覺得有義務關(guān)心和支持這一項工作。

（二）提高對人才隊伍建設的力度

將醫(yī)院設備檔案管理工作做好的關(guān)鍵就是提高醫(yī)院設備檔案相關(guān)管理工作人員的素質(zhì)。需要采取多種形式，并將不同的形式區(qū)分開?？梢圆扇《ㄆ趯Ｂ殭n案工作人員、兼職檔案工作人員以及醫(yī)院全體工作人員進行培訓的措施，加強對專職檔案工作人員、兼職檔案工作人員以及醫(yī)院全體工作人員的培養(yǎng)，多途徑讓設備檔案管理相關(guān)工作人員及時了解專業(yè)的最新動態(tài)，最大程度上熟悉相對應的科學發(fā)展趨勢，使設備檔案管理相關(guān)工作人員解決實際問題的能力得以最大程度上的提升。與此同時，還要盡可能減少醫(yī)院設備檔案管理工作人員更換的頻率，尤其是盡可能減少醫(yī)院設備兼職檔案管理工作人員的更換頻率。

（三）使設備檔案整理辦法得以不斷的創(chuàng)新

醫(yī)院設備檔案管理的發(fā)展方向為數(shù)字化管理。每一個醫(yī)院都應該針對適合本醫(yī)院實際情況的計算機管理軟件系統(tǒng)進行不同程度上的研究、開發(fā)，實現(xiàn)建立醫(yī)院設備檔案數(shù)據(jù)庫的目標。其數(shù)據(jù)庫不僅要具有一般的查詢功能，還要具有一定的統(tǒng)計分析相關(guān)的功能，可以實現(xiàn)效益分析和增值分析，可以進行完好率統(tǒng)計與收支結(jié)存，進而達到為醫(yī)院設備檔案管理提供多種多樣的信息服務的目的。

（四）為醫(yī)院每一項工作提供更好的利用服務

醫(yī)院設備檔案管理的終極目的就是為醫(yī)療提供最為有效的服務，以及為醫(yī)療提供最大的經(jīng)濟效益。不僅可以為設備使用者提供日常的借閱服務，而且還可以利用計算機等手段，為醫(yī)院設備的試用合格、維修以及保養(yǎng)提供可以借鑒的經(jīng)驗，不僅可以為醫(yī)院增創(chuàng)效益提供相對應的數(shù)據(jù)分析，而且還能為醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導提供較為可靠的決策信息，除此之外，還可以為維護醫(yī)院合法權(quán)益提供相關(guān)的依據(jù)。長期實踐證明，醫(yī)院檔案管理工作人員所提供的設備檔案利用服務越好，其相對應部門檔案的收集整理工作進展得就會越順利。從而讓醫(yī)院設備檔案使用者可以感受到設備檔案在其使用過程中帶來的便捷與好處。上述兩項工作相輔相成，兩者之間互相促進，不可以單獨存在。

（五）確保檔案完整，做好資料收集工作

醫(yī)院設備檔案，指的是各種國產(chǎn)和國外引進的儀器設備的全套隨機技術(shù)文件以及在招標采購、接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。主要包括：設備購置申請、可行性報告、批文、招標公告、投標邀請書、開標記錄、招標報告表、招標公示、中標通知書、合同、開箱、安裝、調(diào)試、驗收、維修記錄及隨機文件，以及設備移交、轉(zhuǎn)讓、報廢等資料。所以，醫(yī)院設備檔案管理相關(guān)的工作人員需要做好設備檔案資料的收集整理工作。一方面為購買之前進行相關(guān)的資料收集工作，也就是說，在購買意愿設備之前，對設備的發(fā)展狀況、產(chǎn)品動態(tài)信息等進行收集，對設備相關(guān)的產(chǎn)品現(xiàn)狀以及設備的發(fā)展動態(tài)進行全面、充分的了解，為計劃性的引進醫(yī)院設備提供較為有利的依據(jù)；另一方面為購買過程中進行收集工作，也就是說在確定購買醫(yī)院設備之后，要對原始資料進行重點的收集以及相對應的保存。除此之外，在購買醫(yī)院設備之后，要注重對設備安裝、運行、檢修以及技改過程資料進行全過程的收集、整理，比如設備使用說明書、操作規(guī)程以及保養(yǎng)等。

四、小結(jié)

檔案管理相關(guān)工作人員應該在最大程度上保證設備檔案質(zhì)量的穩(wěn)定性，完整性。設備檔案的有效利用是檔案管理工作發(fā)展與提高的基礎，醫(yī)院設備檔案管理專職、兼職工作人員更應該在工作中做到積極主動、周到服務。本文從醫(yī)院設備檔案管理現(xiàn)狀入手，進而引出對提高醫(yī)院設備檔案管理水平的具體措施的詳細闡述，將檔案在設備管理中的重要作用得以充分的發(fā)揮，進而實現(xiàn)促進醫(yī)院各項事業(yè)發(fā)展的目的。

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