淺談如何做好高校檔案收集指導(dǎo)工作

文/西北民族大學(xué)檔案館 董紅霞

筆者在對校屬各單位年度歸檔文件材料整理工作進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)指導(dǎo)的過程中發(fā)現(xiàn)，一些單位的歸檔文件材料收集依然存在諸多問題，比如：注重紅頭文件，忽視非紅頭文件；注重文書檔案，忽視專門檔案；注重紙質(zhì)文件，忽視電子、聲像檔案等問題，導(dǎo)致反映學(xué)?；顒雍暧^方面的檔案多，反映微觀方面的檔案少；反映學(xué)?；顒涌蚣芙Y(jié)構(gòu)的檔案多，反映有血有肉精彩描述的檔案少；反映學(xué)?；顒蛹w方面的檔案多，反映師生個人方面的檔案少。這些問題的存在，給高校檔案資源建設(shè)帶來了不利影響，應(yīng)該引起我們專職檔案員的高度重視。鑒于此，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個方面重視和加強(qiáng)高校檔案材料的收集指導(dǎo)工作。

首先，從事檔案工作的專兼職人員要具備較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)以及很強(qiáng)的責(zé)任心，且保持人員的相對穩(wěn)定。因此，要解決好檔案收集的“人員”問題。

1.從專職檔案員的角度來說，要愛崗敬業(yè)，要有高度的責(zé)任感，要克服完成任務(wù)的思想，不能把每年的檔案收集工作當(dāng)作任務(wù)去完成，要發(fā)自內(nèi)心熱愛自己所從事的檔案工作，隨時關(guān)注學(xué)校發(fā)生的重大活動，及時聯(lián)系跟進(jìn)，與活動有關(guān)單位兼職檔案員聯(lián)系，提出歸檔要求，避免來年歸檔時一些重要材料遺失或者沒有及時保留而造成無法彌補(bǔ)的損失。

專職檔案員應(yīng)編制好分類大綱，做好分類目錄，對文件資料的整理做好指導(dǎo)工作。在此過程中，要突出重點(diǎn)、分清主次，注重業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的實(shí)效性和前瞻性，既要做好一般單位和一般業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，更要抓住重點(diǎn)單位和重要工作，集中力量進(jìn)行指導(dǎo)。同時，抓好檔案形成的源頭是檔案歸檔指導(dǎo)的重點(diǎn)。筆者建議組織一個由檔案部門牽頭，辦公室協(xié)調(diào)的領(lǐng)導(dǎo)班子，對各職能源頭形成檔案資料進(jìn)行過程跟進(jìn)和同步管理。

2.從兼職檔案員的角度來說，應(yīng)熟知文件分類原則，養(yǎng)成認(rèn)真登記的習(xí)慣，遵照檔案分類方案按期整理文件材料，勢必及時做好檔案分類管理和利用的基礎(chǔ)工作，使文件材料在查閱、利用中變得方便快捷，同時，為檔案集中整理節(jié)約時間。

3.專兼職檔案員均要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)知識和技能學(xué)習(xí)，積極主動參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案知識水平和業(yè)務(wù)技能。將培訓(xùn)指導(dǎo)與個別指導(dǎo)相結(jié)合，在下達(dá)歸檔任務(wù)前對全校的專兼職檔案人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，培訓(xùn)完成以后，由專職檔案員深入對各歸檔單位進(jìn)行具體業(yè)務(wù)的個別指導(dǎo)。使歸檔標(biāo)準(zhǔn)明確，過程清晰，兼職檔案員學(xué)習(xí)方便，對專職檔案員的依賴性降低，指導(dǎo)任務(wù)相對輕松。

其次，要解決好收集“方式”問題。堅持集中與分散、年終與平常、重點(diǎn)與一般等有效收集方式，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為收集工作開通渠道。及時下發(fā)歸檔通知，要求各單位按時移交應(yīng)歸檔材料；對不按時移交的，要主動上門催交，不能坐等上交。要充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，做好文件材料的平時積累和移交。

再次，要解決好收集“意識”問題。要以提高全員檔案意識為目標(biāo)，以提高專兼職檔案員和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識為重點(diǎn)，加強(qiáng)《檔案法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳和貫徹落實(shí)，倡導(dǎo)“人人都是檔案人員，事事都要留存檔案”的工作理念。要牢固樹立以人為本、協(xié)調(diào)、全面、可持續(xù)發(fā)展的檔案收集理念。在檔案收集工作中確立以人為本的理念，善于運(yùn)用辯證統(tǒng)一的科學(xué)方法，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決檔案收集工作中的各種矛盾，構(gòu)建機(jī)關(guān)與基層、集體與個人的和諧關(guān)系，在賦予檔案部門收集檔案絕對權(quán)威的同時，充分發(fā)揮檔案收集工作的計劃、組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查功能，層層抓落實(shí)，為檔案收集工作的規(guī)范發(fā)展提供法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和組織保障。檔案收集工作的領(lǐng)域、范疇、方式等要隨著學(xué)校的發(fā)展與要求實(shí)現(xiàn)動態(tài)更新。我們應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際構(gòu)建檔案收集工作的網(wǎng)絡(luò)體系，努力將檔案收集工作的觸角伸展到學(xué)校工作的各個層面、各個角落，而在檔案收集網(wǎng)絡(luò)中的每個節(jié)點(diǎn)，都應(yīng)該有具體的責(zé)任人，并賦予其收集移交檔案的相應(yīng)職責(zé)，應(yīng)積極開展檔案知識的普及宣傳教育，讓廣大師生了解檔案的形成領(lǐng)域、存在形式、種類與價值等相關(guān)知識，增強(qiáng)師生員工的檔案意識，讓單位人員知曉文件材料收集得齊全完整是今后開展利用工作的基礎(chǔ)，取得大家的支持和配合，積極支持檔案收集工作，將各類具有保存價值的檔案收集移交進(jìn)館，保證收集渠道暢通無阻。

最后，要加強(qiáng)檔案執(zhí)法。盡管《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》都有移交檔案的相關(guān)規(guī)定，但是，檔案執(zhí)法的執(zhí)行力度不夠，配套法規(guī)不健全，使得在檔案收集問題上，根本見不到一例因拒交檔案或拒絕檔案館向其征集檔案，而被檔案部門依法處理的案例?？梢娫跈n案收集上，原則上有法可依，具體實(shí)施時卻無章可循。高校要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人和檔案人員、兼職檔案人員，從組織上保障工作正常開展。建立健全文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案收集等制度，制定完整的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，從制度上保障收集工作的正?；?。同時，要加大制度落實(shí)力度，認(rèn)真執(zhí)行文件材料收集歸檔等制度。要積極宣傳《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，使大家認(rèn)識到不按規(guī)定移交檔案材料是違法違紀(jì)行為，增強(qiáng)移交的自覺性和主動性。

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