淺議建設(shè)項目施工檔案管理問題

文/福建省送變電工程有限公司 王云欽

建設(shè)項目施工檔案管理，能體現(xiàn)施工質(zhì)量管理和施工過程管理水平的綜合表現(xiàn)，更為重要是，建設(shè)項目資料是工程施工全過程的原始記錄，對今后的基建、生產(chǎn)和運營維護、改（擴）建，以至投產(chǎn)后，對項目檔案專項驗收，優(yōu)質(zhì)工程評選活動都提供可靠依據(jù)。分析當(dāng)前建設(shè)項目施工檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)存在著以下幾個方面問題。

一、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，未強化檔案管理網(wǎng)絡(luò)

施工檔案管理工作是一項艱苦、細致且難度較大的工作，主要原因在于，建設(shè)項目周期長，點多面廣線長，工程資料涉及到工程建設(shè)各個專業(yè)、綜合了質(zhì)量、安全、進度、造價、合同、組織、協(xié)調(diào)等方方面面內(nèi)容，只依靠專兼職檔案管理人員努力工作，顯然力不從心，況且現(xiàn)場資料人員待遇偏低，工作積極性差，人員變動頻繁，檔案管理網(wǎng)絡(luò)上下溝通困難，文件收集與整理，得不到嚴密控制。

解決方法：為檔案工作制度得以順利執(zhí)行，企業(yè)應(yīng)制訂檔案工作總體規(guī)劃，按照建設(shè)項目布局和工作特點，布置檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)與專兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)，進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。在工程開工伊始，檔案管理網(wǎng)絡(luò)責(zé)任部門提前策劃，做好檔案前端控制工作。有關(guān)職能部門在主辦下達各項計劃任務(wù)同時，按照施工合同或檔案專項條款規(guī)定下達項目質(zhì)量管理目標(biāo)及歸檔指標(biāo)，把各項責(zé)任明確、及時、逐級落實到各相關(guān)工作人員手中，并采取考核、獎懲措施，以提高檔案工作人員積極性。項目檔案管理工作，也只有領(lǐng)導(dǎo)帶頭重視，加大宣傳，層層落實，才使得施工企業(yè)從上到下都重視檔案管理工作，保證項目技術(shù)檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

二、忽視工程技術(shù)檔案及時收集工作，造成技術(shù)文件收集工作與項目建設(shè)不同步

工程技術(shù)文件形成過程是動態(tài)的，與施工工藝和施工質(zhì)量相比，人們相對忽視資料及時收集的重要性，把資料收集工作滯后，拖延處理，造成文件材料遺漏、丟失，或竣工后補辦、閉門造車，寫回憶錄，難免出現(xiàn)文件內(nèi)容不真實、圖物不相符、顛倒施工事實的資料產(chǎn)生。如：數(shù)碼照片事后補拍，合成，不符工程進度,或現(xiàn)場實際情況。如：原材料合格證未及時收集，用其它項目合格證替代，造成合格證日期與材料臺帳進貨時間不相吻合。如：單位工程評定時間早于分部工程完成時間。如：施工砼澆摀時間與監(jiān)理日志描述時間相矛盾。如：一些材料取樣、試驗時間與其安裝，評定時間相違背等等失真、無效、違反事項邏輯檔案。

解決辦法：資源收集工作與工程施工每一道工序密切相關(guān)，從文件形成先后順序或項目完成情況出發(fā)，做到隨發(fā)生，隨收集，與工程施工同步進行。施工過程中，兼職檔案人員現(xiàn)場預(yù)立卷，按照規(guī)范要求及范圍，初設(shè)歸檔目錄，再根據(jù)施工進度，對應(yīng)收集，將資料用鉛筆編號，放入相應(yīng)的卷冊內(nèi)保存。做到項目文件的收集、整理、歸檔、移交與項目立項準(zhǔn)備、建設(shè)、竣工驗收同步進行。

三、分包隊伍歸檔意識不強，影響整個項目檔案質(zhì)量

工程技術(shù)文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，其形成、積累和管理都有特定的時間和對象。對于分包工程，因其隊伍規(guī)模小，做資料人員未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，歸檔意識薄弱，所形成的資料一般錯、漏、亂，沒有統(tǒng)一和規(guī)范，文件完整性偏差，內(nèi)容也缺乏準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，直接影響整個建設(shè)項目檔案質(zhì)量。

解決辦法：總包單位與分包單位設(shè)立有關(guān)檔案專項條款、明確提交竣工檔案的內(nèi)容、套數(shù)、時間、質(zhì)量要求、審核責(zé)任和違約責(zé)任等，實行項目檔案管理責(zé)任制。開工前，總包單位專職檔案人員把相應(yīng)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作實施細則，歸檔范圍、要求等及時傳遞外包隊伍資料員，并進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，培訓(xùn)和交底工作，施工過程中加強過程檢查與監(jiān)督，強化分包隊伍歸檔意識。

四、未編制完整的動態(tài)管理清單及施工單位相關(guān)體系管理文件清單

施工文件記錄表式的采用應(yīng)符合現(xiàn)行國家、行業(yè)、地方法律法規(guī)、工程合同等相關(guān)要求與規(guī)定。若表式采用錯誤，所填寫資料的數(shù)據(jù)，層面、深度等規(guī)范也不同，收集資料數(shù)據(jù)不齊，存檔價值不一樣。如：外包消防工程引用的表式很多種，有自行編制表式，有采用無效民建表式，其規(guī)范均未能滿足《泡沫滅火系統(tǒng)施工及驗收規(guī)范GB50281-2009》、《火災(zāi)自動報警系統(tǒng)施工及驗收規(guī)范GB50166-2007》等驗收規(guī)范要求。如：根據(jù)《建筑電氣工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》GB50303-2002規(guī)定，對施工質(zhì)量驗評范圍的劃分應(yīng)準(zhǔn)確，但由于各參建單位不同，部分施工合同仍將防雷及接地、全接照明承包在土建建設(shè)項目中，產(chǎn)生建筑電氣安裝劃分時，常將全站防雷及接地全站照明兩個單位工程漏評。如：根據(jù)《生活飲用水標(biāo)準(zhǔn)》竣工時，需提供滿足建筑給水工程驗收規(guī)范的水管安裝沖洗、消毒后的水質(zhì)報告，但在實際工作中，常常忽視這些規(guī)范性文件資料的收集工作。如：《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T28-2002特別對竣工圖更改及圖章做詳細說明，檢查時還會發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的竣工圖章及修改方法，主要原因還是在于現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范未落實到位。

解決辦法：在項目開工前，針對本項目工程編制《專業(yè)質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)動態(tài)管理清單》和《項目部檔案專項管理方案》。施工過程中關(guān)注版本更新情況，進行修編，動態(tài)管理，有標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)目錄，可以有效保證管理性、指導(dǎo)性文件規(guī)范化，引用標(biāo)準(zhǔn)正確性和有效性。《專業(yè)質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)動態(tài)管理清單》還應(yīng)包含現(xiàn)行有效的施工單位體系文件清單，生成的資料同時符合并滿足施工單位體系文件相關(guān)管理制度的規(guī)定和要求。如：施組、方案、措施等編、審、批符合施工體系制度的規(guī)定，并能正確選用特殊與一般施工方案的報審表式。

五、施工資料內(nèi)容填寫不規(guī)范，問題未閉環(huán)管理

施工技術(shù)文件是反映工程原始施工面貌真實記錄，具有憑證作用。對文件紙張、文件填寫、文件的閉環(huán)管理有一定要求。如：未使用70克以上A4幅紙張，文件紙?zhí)。状?，易受損，將達不到保管期限要求。小于A4幅文件，如：小卡片式廠家出廠合格證容易丟失，查找也困難。如：文件責(zé)任人簽字蓋私章，替簽、代簽、簽難以閱讀的草字，無法律效果。如：驗收結(jié)論有為回避問題不填寫，或留有疑問或爭議問題。如：有整改通知單、未見后期消缺結(jié)論，存在未了事項。如：設(shè)計變更實施后未體現(xiàn)在竣工草圖上，變更費用產(chǎn)生，無變更說明，未付變更費用計算、審查意見、變更方案，變更執(zhí)行后未報驗等等歸檔文件中還存在著未解決，未閉環(huán)的資料。

解決辦法：開工前，技術(shù)人員和檔案人員分別對項目部有關(guān)人員進行文件管理規(guī)范化培訓(xùn)，過程中遇到問題及時反饋，建立文件臺帳進行一對一跟蹤。對存在問題的事項，處理要完整、準(zhǔn)確、清晰、層次分明，符合其形成的規(guī)律。施工記錄及評定表填寫依據(jù)可靠，其內(nèi)容及深度符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)，并審簽手續(xù)齊全。隱蔽工程驗收記錄填寫規(guī)范、數(shù)據(jù)正確，檢驗結(jié)論確切，手續(xù)完整。承包單位填寫內(nèi)容采用打印方式，項目監(jiān)理部審查意見、建設(shè)管理單位審查意見采用規(guī)范筆手簽，字跡清楚，不隨意涂改內(nèi)容。所有表格空白欄和沒有填滿內(nèi)容的空欄，劃斜線標(biāo)識或注明“以下空白”。對小于A4紙的文件粘在A4紙上，注明張數(shù)，以防丟失。

六、收集不完整、資料管理工作不認真、不細致、抄襲、套用現(xiàn)象存在

項目檔案管理工作中，收集工作最艱難，收集范圍廣，涉及面寬，覆蓋整個建筑項目大大小小、方方面面。責(zé)任單位有本單位縱向部門，有監(jiān)理、建設(shè)、設(shè)計單位等橫向部門，有設(shè)備、原材、成品、半成品等供應(yīng)商、有試品試件等第三方檢測單位，有規(guī)劃、環(huán)保、消防等地方行政主管部門參與。文件形成時間和空間跨度大，程序錯綜復(fù)雜。如：材料大到變壓器資料的收集，小到小型燈具合格證的采集，如果資料員責(zé)任心不足，不認真，細致工作，常發(fā)現(xiàn)資料收集不到位，如歸檔資料中發(fā)現(xiàn)：廠家裝箱單與實際歸檔數(shù)量不符；材料報審內(nèi)容與附件不一致。如：新產(chǎn)品、防爆設(shè)備等特殊性質(zhì)材料的采用，常疏忽收集產(chǎn)品型式試驗報告、鑒定證書文件等等。資料員做好收集工作同時，及時編制材料臺帳，匯總歸檔文件，也是做好歸檔工作關(guān)鍵，如果材料跟蹤臺帳記錄不到位，如：每一批次水泥使用累計余量沒有說明，水泥是否在有效期內(nèi)使用完成？進場數(shù)量與實際使用數(shù)量不符？造成項目工程質(zhì)量疑問。項目文件之間互相抄襲，生搬硬套現(xiàn)象也有，歸檔文件中出現(xiàn)與本工程無關(guān)的事項也常發(fā)生，如：施工方案、措施、作業(yè)指導(dǎo)書等所制定質(zhì)量保證措施無針對性，千篇一律，未落實到實際工程中去。文件中各參建單位質(zhì)量管理目標(biāo)不統(tǒng)一，工程各項管理措施、施工工藝及技術(shù)控制措施與建設(shè)單位規(guī)劃不相符。編制擬進場設(shè)備與投標(biāo)承諾不一致，總施工組織設(shè)計、施工總結(jié)等闡述未涵蓋整個承建項目，漏編分包單位等實際工作量，造成歸檔資料不齊全、不真實、不可靠現(xiàn)象。

解決辦法：第一，文件資源的收集、管理工作需納入整個建設(shè)項目管理全過程，資料員及時準(zhǔn)確掌握工程管理方面全面信息，便于文件資源的及時收集、整理和核對。第二，在開工前，施工單位依據(jù)業(yè)主項目部下達的《建設(shè)管理綱要》、《工程建設(shè)規(guī)劃》以及《施工合同》，再編制《項目管理實施規(guī)劃》、《施工細則》，所編制的質(zhì)量目標(biāo)、工程各項指標(biāo)、管理措施、施工工藝及技術(shù)控制措施與業(yè)主項目部文件一致。第三、加強對工程技術(shù)檔案中間節(jié)點的監(jiān)督與檢查，在項目建設(shè)的幾個重要階段，組織相關(guān)的技術(shù)人員和檔案人員對建設(shè)項目中所歸檔文件進行嚴格把關(guān)，做到事中控制，以防漏洞，如發(fā)現(xiàn)問題及時改正糾錯，工程技術(shù)人員熟悉工程工藝流程，對自身參建過程中形成的文件資料的接轉(zhuǎn)、審核、簽證等工程程序十分清楚，所以技術(shù)審核由技術(shù)人員負責(zé)把關(guān)，主要審核與施工技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容。檔案審核由檔案人員負責(zé)把關(guān)，主要審核歸檔項目文件的完整、成套和系統(tǒng)性，其質(zhì)量是否符合建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范。

七、檔案整理規(guī)范性、系統(tǒng)性不理想

在某份文件檔案需要利用時，時常出現(xiàn)查找資料困難，特別在建設(shè)項目優(yōu)質(zhì)工程評審中，評審團要一份文件，有時過了20分鐘，該文件仍然埋沒在文件海洋中找不出。主要原因在于未采用科學(xué)，系統(tǒng)的檔案組卷方法，把一個事項或一個單位工程內(nèi)相關(guān)聯(lián)的文件拆成多卷，或把有因果關(guān)系的文件拆分裝冊，就會造成日后利用的不便。如：項目部只關(guān)注文種，把所有有關(guān)會議紀要的文種，裝訂成冊，沒有理清會議紀要的內(nèi)容與事件，使與之相關(guān)聯(lián)的批復(fù)，或報告，或解決問題情況匯報，都拋到千里之外，難以尋找。

解決辦法：項目文件的編制應(yīng)遵循項目文件形成規(guī)律和成套性特點，科學(xué)組卷，保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系，也不應(yīng)有重復(fù)文件存在。案卷組好，可以節(jié)約庫房空間，節(jié)省裝具，查找快捷。建議：1.各單位工程質(zhì)量評定記錄跟劃分表組一卷，這樣對項目評審也可以一卷到位，各單位工程質(zhì)量評定記錄，利用率高，與劃分表組一卷，即節(jié)省空間也便于各單位工程數(shù)據(jù)檢索與統(tǒng)計。2.各強條記錄與相應(yīng)施工記錄對應(yīng)，強條記錄在前，相應(yīng)施工記錄在后，便于數(shù)據(jù)檢查與統(tǒng)計；3.交底記錄與相對應(yīng)措施、方案一一對應(yīng)，便于問題的統(tǒng)一和查找。

[1]DA/T28-2002.國家檔案局.國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

[2]GB/T11822-20081.國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會.科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求[S].