新時期機關檔案管理存在的問題與改進措施

文/文水縣孝義鎮(zhèn)人民政府 黨麗萍

一、機關檔案的特性

所謂機關檔案是指由各種執(zhí)行代議?機關制定的法律和決定，管理國家內(nèi)政、外交、軍事等方面形成的文字、圖表、聲像等形式的行政事務文件等。與其它領域的檔案管理相比，機關檔案工作有著自己的特性。

首先，機關檔案管理具有政治性。機關檔案是機關單位在履行社會管理職能中形成的文字資料、聲像制品等，機關檔案工作責任重大，具有高度的保密性，政治化色彩濃厚。因此，從事機關檔案管理人員必須具備高度的政治敏銳和扎實的業(yè)務素質，同時還要有極強的職業(yè)道德和保密意識。其次，機關檔案工作人員具有穩(wěn)定性。與企業(yè)檔案管理工作不同，機關檔案管理人員是政府編制人員，職業(yè)穩(wěn)定。一方面為檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性提供了保障。但另一方面，長期單調(diào)工作容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，影響工作的積極性和主動性。最后，檔案管理對象的嚴密性。機關檔案的內(nèi)容涉及國家政治、軍事、經(jīng)濟等領域的安全與發(fā)展，一旦泄露將對國家安全帶來一定的威脅。因此機關檔案管理工作的重要任務就是檔案信息的保密和安全。這一方面增加了機關檔案管理的壓力和挑戰(zhàn)。另一方面，由于保密性的要求，檔案管理的職能受到一定的限制，機關檔案作用的發(fā)揮更加隱蔽。

二、新時期機關檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

目前，很多機關單位的檔案管理觀念陳舊，對檔案管理工作的重要性認識不清。一些領導片面的認為檔案管理工作是可有可無的事情，與機關的職能發(fā)揮沒有多大關系，即便檔案管理做得再好，也不會產(chǎn)生業(yè)績，對單位領導的績效考核和職位升遷沒有關聯(lián)。而且檔案管理人員也會擠占單位的編制，增加機關部門的成本。因此很多機關都將主要的資金和精力用于其它方面的發(fā)展，檔案管理工作處于無序狀態(tài)。另外，機關檔案管理工作人員對自己從事的檔案管理工作也缺乏準確的定位，有人認為檔案管理就是保管材料而已，工作輕松簡單，不需要較高的工作經(jīng)驗和職業(yè)素質。因此，在工作中缺乏積極性，敷衍了事，形式主義嚴重，檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）檔案管理信息化程度不足

在信息化時代，電子信息技術的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡的日益普及，為檔案管理工作的完善和發(fā)展提供了契機。信息化時代，機關檔案中的電子文件越來越多，傳統(tǒng)的信息保管載體無法滿足海量信息資源的需要，于是一些先進的網(wǎng)絡技術，例如掃描技術、光盤技術、縮微技術等不斷出現(xiàn)，為機關檔案管理工作提供了巨大的便利。利用這些技術，可以將領導的講話、單位的活動、政策文件以及一些重要視頻資料都儲存在合適的載體中，大大提高了信息儲存的容量。但是在一些機關單位中，由于缺乏改革的動力，檔案管理信息化程度比較低，檔案管理信息化、數(shù)字化成為一句口號，紙質的檔案資料依然占有很大比例。隨著時間的推移，很多紙質資料不可避免的出現(xiàn)磨損或損毀，一旦損毀很難進行修復，資料漸漸失去應有的價值。給檔案管理工作帶來巨大的安全隱患。

（三）檔案管理人員素質有待提高

近年來，機關在檔案管理的硬件設施上投入了不少精力，檔案工作環(huán)境得到改善，但在檔案管理人員配備上十分隨意，檔案管理人員的素質和能力不能滿足新時期檔案管理工作的需要。一是我國高等院校檔案管理專業(yè)開始時間較晚，專業(yè)的檔案管理人才較少，不能滿足市場的需要。二是很多機關不重視檔案管理人員的選拔，沒有把好入門關，很多單位都是從其它部門臨時抽調(diào)一些人員來負責檔案管理，有的單位甚至讓離退休員工或者職工家屬來擔任，這些人員沒有檔案管理的專業(yè)背景，也沒有檔案管理的工作經(jīng)驗，對檔案資料的搜集、整理、保管以及檔案服務等所知甚少，致使檔案管理效果大打折扣。三是檔案管理人員缺乏培訓，機關檔案管理人員工作相對穩(wěn)定和安逸。久而久之，檔案管理人員產(chǎn)生一定的職業(yè)倦怠感，工作上不思進取，沒有主動提高其檔案管理知識和能力的希冀。

三、新時期機關檔案管理工作的改進措施

（一）加強宣傳、增強檔案意識

隨著社會經(jīng)濟活動和管理實務的日益復雜化，對機關職能的要求越來越高，檔案在機關工作中的重要性將日益凸顯。檔案管理是機關工作的重要組成部分，如果沒有檔案管理部門，機關的所有檔案將散落于各個部門，不能被很好的利用，服務能力大打折扣，也不利于檔案保密工作的順利開展，機關自身也失去了參考憑證的可鑒之本。而機關領導對檔案管理工作的重視程度關乎到整個檔案管理工作的有效性。因此應該著重提高領導的檔案意識，機關可以組織關于檔案工作的講座，邀請各部門領導參與，讓領導能夠端正態(tài)度，正確認識檔案工作的意義，同時，領導也應該定期進行檔案管理工作檢查，把檔案工作作為一項重要的日常管理工作狠抓不放，在檢查中及時發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題，并加以改正。還要加強宣傳力度，強化檔案工作的制度化、標準化、規(guī)范化，提高全體工作人員對檔案的重視程度，來保障檔案工作的順利進行。

（二）打造機關檔案管理專業(yè)隊伍

一支高素質的檔案管理隊伍是提高檔案管理工作有效性的保障。檔案管理是一個操作性和專業(yè)性很強的職業(yè)，需要從業(yè)人員具備扎實的專業(yè)知識基礎才能勝任。目前的檔案從業(yè)人員大多沒有檔案專業(yè)的學習經(jīng)歷，不懂得如何規(guī)范和科學地進行檔案管理。因此，機關在選拔檔案管理人員時要通過公開渠道的招聘，實行檔案管理崗位的職業(yè)化管理，杜絕內(nèi)部人員兼職的現(xiàn)象，也不能安置職工家屬或者離退休員工來擔任。而且隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，新的檔案管理方式、方法不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作者不僅要懂得檔案管理的知識，還要具有一定的計算機網(wǎng)絡技術知識，檔案管理人員要不斷的學習和深造，才能提高自身的能力和素質。因此，機關要加強對檔案從業(yè)人員的培訓力度，不斷更新檔案從業(yè)人員的學習理念和學習方法，重點加強互聯(lián)網(wǎng)相關的知識的培訓以及愛崗敬業(yè)的道德品質，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，不斷提升檔案管理水平。有條件的單位要積極招聘網(wǎng)絡服務需要的系統(tǒng)分析和設計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才等，通過實施現(xiàn)代化的檔案管理方法和手段，使機關檔案工作走上標準化、科學化的道路。

（三）提高檔案管理的信息化水平

在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足機關工作的需要。如何實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理是機關檔案工作今后發(fā)展的重點。機關單位應該充分的意識到檔案數(shù)字化的重要性，利用數(shù)字信息技術，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉型。首先，將檔案信息數(shù)字化，科學、合理、高效地輔助檔案管理工作。也就是把檔案信息轉化為能夠為計算機識別的二進制代碼，并將這些數(shù)字代碼統(tǒng)一存儲，以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉換成數(shù)字信息；其次，將已轉換的數(shù)字信息錄入數(shù)據(jù)庫管理平臺，進一步轉化為機讀數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)準確無誤，通過系統(tǒng)軟件支持，更加便于檔案的檢索和應用；再次，數(shù)據(jù)庫檔案的安全防護，檔案管理人員要做好電子檔案的保密工作，對每一類檔案設置不同的安全等級，通過密鑰、殺毒軟件等措施防止外部的入侵，保護電子信息的安全性。最后，改善單位現(xiàn)有檔案管理設施，加大檔案管理設備投入，例如購買信息化需要的軟件管理系統(tǒng)，配備數(shù)碼相機、掃描儀等硬件，滿足檔案數(shù)字化管理的環(huán)境建設。

（四）不斷提高檔案的服務能力

機關單位檔案管理工作不僅僅是對材料的保管，更加重要的是提高檔案服務能力。盡管機關檔案的服務能力是隱蔽的，看似無足輕重。實際上，檔案為機關各項工作提供利用所發(fā)揮的作用不可估量。例如,項目檔案記錄著項目整個生命周期,財政資金指標單保存著資金下?lián)艿拿抗P記錄,審計檔案則對被審計單位的資金利用情況描述詳盡,它們既記載了機關生產(chǎn)活動的腳印,又都有不可替代的原始憑證作用。而且政務公開的逐步推進，機關檔案迫切需要打破“存在檔案室、用在檔案室”的舊模式，機關檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，提高服務能力。機關可以建立檔案館網(wǎng)頁，以網(wǎng)站為基礎，開展網(wǎng)上利用服務，要進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，積極上傳各種有效信息和數(shù)據(jù)。實現(xiàn)有關民生等檔案信息的對外開放。檔案信息使用人可以通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。當然對于一些限制性信息和保密電子文件要做好保密工作。通過這些措施實現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的高效使用。

總之，信息化時代，檔案作為一種重要的戰(zhàn)略資源，受到社會各界越來越廣泛的關注。機關檔案從業(yè)人員要充分認識到檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷摸索檔案管理的新方法和新手段，促進機關檔案管理工作的順利開展。

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