新時期辦公室檔案管理的有效解析

文/寧德市蕉城區(qū)環(huán)境保護局 吳挺松

在日常工作中，辦公室發(fā)揮關(guān)鍵作用，扮演重要角色。辦公室檔案管理工作是重要組成部分，對辦公室的具體事務(wù)進行原始記錄，為制定相關(guān)政策提供服務(wù)和技術(shù)支持。新時期，由于多方面因素的影響，檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題，對辦公室的工作水平造成了不良影響，因此，要對出現(xiàn)的問題認真分析，并采取相關(guān)措施予以解決，以全面提高檔案管理工作的水平。

一、當前檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏完善的制度

當前，許多辦公室不同程度地存在缺乏完善的管理制度或一些管理制度已不適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，對文件進行整理、歸檔依然按照傳統(tǒng)方法進行。有些辦公室雖然有一套管理制度，但是在執(zhí)行過程中，不按既定的管理制度出發(fā)，在這些管理者眼里，制度就是一種形式和一句口號，無非是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)檢查而采用的一種工具。基于這種思想，許多辦公室珍貴以及重要的文件不能得到妥善的保管，有些管理流于形式，在查找時花費很多時間，嚴重影響了辦公室的工作效率。

（二）人員配備不合理

辦公室的檔案管理工作看起來簡單平凡，但是在實際操作過程中，要求十分嚴格。由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，在人員配備方面隨心所欲，隨意安排檔案管理人員，對管理人員的安排缺乏專業(yè)技術(shù)和知識水平的篩選和考慮。檔案管理是人為操作性較強的工作，人員配備是否合理直接影響了管理工作的質(zhì)量，制約了辦公室檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。同時，部分上級部門對檔案管理不夠重視，致使管理人員在工作中責任意識不高，思想松懈，缺乏嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，導(dǎo)致各種問題頻繁出現(xiàn)，嚴重影響了檔案管理工作的開展。

（三）硬件設(shè)備

由于財力有限，設(shè)備不完善，檔案管理工作仍處于初步階段，有的還存在手工操作，計算機普及和檔案管理電腦軟件的使用率不高，無法及時對軟件進行維護和升級。

二、新時期增強檔案管理的有效性措施

（一）前提是建立科學(xué)合理的規(guī)章制度

科學(xué)完善的規(guī)章制度能夠促進檔案管理工作的有效開展，新時期規(guī)章制度要具備創(chuàng)新性，不能盲目的模仿和簡單的復(fù)制以前的規(guī)章制度，要建立適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，滿足辦公室工作實際需要的創(chuàng)新型制度。規(guī)章制度的建立要細致、明確，不可以隨意更改，杜絕規(guī)章制度形式化，保證其為辦公室檔案管理工作提供切實的幫助。通過建立完善的保密保管安全制度，結(jié)合現(xiàn)代化科技手段，使檔案管理更具有安全性、完整性、科學(xué)性以及時代性。建立完善的檔案銷毀制度，當檔案文件保存到期后，應(yīng)該按照規(guī)定的制度銷毀，將銷毀建議上報管理部門，經(jīng)由各級領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，進行檔案銷毀。

（二）基礎(chǔ)是規(guī)范的管理流程

辦公室的檔案管理工作有很多內(nèi)容，包括對檔案文件進行收集、整理、價值鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、研究。在管理檔案的過程中，要確保每個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、緊密連接，每個環(huán)節(jié)、每項內(nèi)容都是不可或缺的，如果一個環(huán)節(jié)產(chǎn)生失誤，就會造成一系列的影響，因此必須要嚴格規(guī)范檔案管理流程，落實檔案管理技術(shù)要求。

（三）要求是提高檔案管理人員的專業(yè)水平

管理人員的思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了檔案管理工作質(zhì)量的好壞，落實辦公室檔案管理工作的有效性，就要求充分提高檔案管理人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力。首先，要轉(zhuǎn)變管理人員的思想意識，使管理人員充分了解和掌握檔案管理工作的重要性，提高思想認識和責任意識，遵守檔案職業(yè)道德和行為準則，樹立愛崗敬業(yè)，無私奉獻精神，做到守得住清貧，耐得住寂寞。同時，還要樹立責任意識，把保守檔案機密作為最神圣的準則，切實履行嚴守機密的職責。其次，要全面提高工作能力。具備較豐富的文史知識，較強的專業(yè)理論與技術(shù)水平，學(xué)習(xí)和了解與檔案工作有關(guān)的法律法規(guī)，不斷改善知識結(jié)構(gòu)，擴大知識面。同時，新時期隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機的使用在檔案管理工作中得到廣泛普及，因此，需要加強檔案管理人員計算機培訓(xùn)，增強計算機操作能力，以適應(yīng)社會發(fā)展要求。最后，要注重對復(fù)合型人才的培養(yǎng)，新時期社會對人才的需要從具備專業(yè)技能逐漸演變?yōu)橐粚６嗄堋Ｒ虼?，推進檔案工作的有效管理，就必須要注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)鍛煉。

三、結(jié)語

新時期，為發(fā)揮辦公室檔案管理的積極性，必須采取有效的措施，針對管理工作中存在的問題，進行科學(xué)合理的解決，確保檔案管理工作高效穩(wěn)定地運行。要不斷提高人員的工作能力，以先進的技術(shù)為手段，加大資金的投入，規(guī)范檔案管理工作的流程，這樣，才能提高辦公室檔案管理的有效性，與社會的發(fā)展相適應(yīng)。

[1]任彩霞,張軍.新時期辦公室檔案管理的有效探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,09:26.

[2]熊妮.新時期辦公室檔案管理的有效性分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,17:107.