對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的思考

文/青海省高速公路管理局 謝亞曲

檔案管理是維護(hù)單位人員以及單位資料真實(shí)面貌的一項(xiàng)必不可少的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和企業(yè)改革的深入，我國(guó)的事業(yè)單位也正面臨著全新的挑戰(zhàn)，而人事檔案管理作為事業(yè)單位管理中的一個(gè)重要部分，也要與時(shí)俱進(jìn)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

檔案作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“虛假檔案”“人質(zhì)檔案”“人檔脫節(jié)”“死檔棄檔”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”“單位封閉”“制度交易”“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，其制度性生存愈發(fā)尷尬。

（一）人事檔案內(nèi)容有待進(jìn)一步地完善和豐富

人事檔案的采集，從被動(dòng)接受到一成不變的格式化，使某些單位現(xiàn)存的檔案，仍停留在幾十年不變的老套路上，辦公室業(yè)務(wù)普遍存在“三多一少”的狀況，即紙質(zhì)檔案多、聲像檔案少；文書檔案多、專門檔案少；機(jī)關(guān)活動(dòng)檔案多、反映問題檔案少。如升學(xué)、聘用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、入團(tuán)入黨等內(nèi)容單一，無法真實(shí)地反映具體一個(gè)人到底有什么樣的能力、素質(zhì)及綜合信用等情況。

（二）鑒定工作的問題

近些年來“三齡一歷”造假的現(xiàn)象仍存在，在形成這類問題的原因中，不論是個(gè)人為了自己的利益而故意篡改檔案，還是填寫過程中的失誤和管理工作中的差錯(cuò)，歸根到底還是由于人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和人事檔案管理制度的不健全，鑒定工作沒有真正發(fā)揮作用，使得一些檔案的真實(shí)性大打折扣。

（三）人事檔案信息資源開發(fā)利用程度低，未能充分發(fā)揮作用

由于一些單位管理不到位，人事檔案檢索工具單一。有些單位的檔案，主要是應(yīng)付差事，僅一套卷宗和目錄，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重制約了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到了極大制約。

（四）人事檔案管理，人們還存在認(rèn)識(shí)上的偏差

在實(shí)際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益作為頭等大事來抓，對(duì)人事檔案卻重視不夠，他們未能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案潛在的人才信息價(jià)值。而人事檔案管理人員“軟件不硬”被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)也很普遍。

二、拓展事業(yè)單位人事檔案管理的途經(jīng)

（一）充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，降低手工勞動(dòng)強(qiáng)度

歸檔，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，每年形成的工會(huì)會(huì)員表、工資臺(tái)賬、干部任免表、勞動(dòng)合同等，收集、編號(hào)、歸檔，工作期限長(zhǎng)，手工勞動(dòng)強(qiáng)度大。目前計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作已逐步成為現(xiàn)實(shí)。在使用企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的過程中，要想方設(shè)法，充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的強(qiáng)大作用，只要在初期做好表格設(shè)計(jì)和相應(yīng)數(shù)據(jù)的錄入，后期就能實(shí)現(xiàn)批量材料自動(dòng)編號(hào)、順號(hào)，一勞永逸。除了目前已經(jīng)實(shí)行中逐步要求的檔案目錄采用計(jì)算機(jī)管理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動(dòng)中解放出來。

青海省高速公路管理局在兩年一次的《干部任免表》填寫工作中，就采用了這種方式進(jìn)行提高工作效率的嘗試，使干部人事檔案信息得到及時(shí)完善、補(bǔ)充。

（二）開放信息，為社會(huì)和員工服務(wù)

我國(guó)政治民主化進(jìn)程的加快，人們知情權(quán)意識(shí)也在不斷提高，人事檔案向本人有條件開放已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案是人生經(jīng)歷的真實(shí)記錄，屬于員工個(gè)人的資料，員工有權(quán)知悉了解。青海省高速公路管理局2005年建立了人力資源信息系統(tǒng)，與管理局所屬單位共享信息資源，組織全體員工統(tǒng)一填寫履歷表，對(duì)員工所填內(nèi)容與原有數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行核對(duì)，學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據(jù)性材料歸檔，更正數(shù)據(jù)庫(kù)信息，使員工第一次對(duì)檔案情況有了一定的知情權(quán)，這種做法保護(hù)了員工的切身利益，也使數(shù)據(jù)庫(kù)的信息更加準(zhǔn)確、完整。為維護(hù)人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性，在實(shí)際操作中，要建立健全人事檔案管理規(guī)章制度，對(duì)員工的人事檔案知情權(quán)進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定權(quán)限，嚴(yán)格按章辦事，既為員工提供了服務(wù)，又體現(xiàn)了人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

（三）優(yōu)化管理職責(zé)

人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，是建立人事檔案社會(huì)化開放式的重要組成部分，有助于推動(dòng)各個(gè)單位人事改革，推動(dòng)聘用制，而且十分適合目前流動(dòng)人員大幅度增長(zhǎng)的現(xiàn)狀。其新職責(zé)：一是配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照相關(guān)規(guī)定確保人事檔案質(zhì)量，保護(hù)人事檔案信息安全和被正當(dāng)使用。二是對(duì)于流動(dòng)人員檔案，應(yīng)建立與當(dāng)事人相聯(lián)系的機(jī)制，有條件最好能應(yīng)用身份追蹤軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高工作效率。三是對(duì)人事檔案的收集和補(bǔ)充要做好登記工作，以便檢查核對(duì)，及時(shí)對(duì)失去價(jià)值的靜態(tài)材料進(jìn)行鑒定、削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

由上可見，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題是比較明顯的，如要解決此類問題，檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，隨著管理制度的推進(jìn)和完善，使事業(yè)單位的檔案管理工作更具規(guī)范性，所以，在檔案管理工作中遇到問題時(shí)，我們一方面要采取有針對(duì)性的措施，另一方面也要提高管理人員的綜合素質(zhì)。