淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

文/吉林省安圖縣白河林業(yè)局 杜文霞

一、引言

企業(yè)檔案是其各項信息的重要載體，是企業(yè)的主要信息源，因此，檔案管理工作具有較強的專業(yè)性、政策性和機密性。企業(yè)的管理部門要充分意識到檔案管理工作的重要意義，切實做到管好檔案，用好檔案。一方面，科學(xué)的檔案管理能夠讓企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展成果能夠更加廣泛地受到社會各界的認(rèn)可，奠定企業(yè)未來與他人的合作基礎(chǔ)。另一方面，高效的檔案管理還能夠幫助企業(yè)管理層及時了解企業(yè)經(jīng)營管理的整體狀況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，能夠迅速調(diào)整經(jīng)營策略，有利于企業(yè)在市場中保持競爭優(yōu)勢。由此可見，在任何一家企業(yè)中，為了信息使用的順暢，建立科學(xué)、便捷的檔案管理制度具有十分重要的現(xiàn)實意義。簡單來說，加強檔案管理，也就是要在檔案工作中認(rèn)真解決實際遇到的困難，給予檔案工作多方面的支持。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度在我國的不斷推廣，越來越多的企業(yè)開始重新審視檔案管理工作的地位，并且逐步重視起檔案管理工作，在人力、物力、財力等資源上都有所傾斜。然而，面對新的發(fā)展形勢，企業(yè)的檔案管理工作也面臨著一些新問題和新情況。首先，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟制度的不斷完善，檔案管理工作的重要性日益顯現(xiàn)，在法制經(jīng)濟體制的大背景下，企業(yè)在與其他經(jīng)濟組織進行業(yè)務(wù)合作的過程中，難免會遇到糾紛。在需要訴諸法律的情況下，如果企業(yè)不能提供詳實、完整、關(guān)鍵的原始資料，那么整個訴訟過程都會陷入被動。其次，隨著信息時代的到來，企業(yè)管理者需要大量的原始信息作為重要的經(jīng)營決策依據(jù)，而檔案管理正是企業(yè)是否能夠高效率使用信息的關(guān)鍵。從以上兩點可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以滿足新時代的要求，建立新的檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的認(rèn)識存在偏差，檔案基礎(chǔ)工作不受重視

檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的一項重要基礎(chǔ)性工作，對企業(yè)方方面面工作的開展都能起到一定的作用。然而，目前由于一些企業(yè)的管理層對檔案管理工作的認(rèn)識還存在著一定的偏差，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視，工作質(zhì)量一直難以提高。一些企業(yè)對于檔案管理工作的認(rèn)識有明顯的局限性，一些企業(yè)認(rèn)為檔案管理就是將企業(yè)員工的一些基本信息進行記載，對于企業(yè)的效益創(chuàng)造沒有任何作用，只是輔助性工作，只要能夠應(yīng)付檢查，符合規(guī)定就行，不必當(dāng)成主要工作來抓。還有一些企業(yè)并沒有意識到檔案管理也能夠為企業(yè)創(chuàng)造客觀的社會效益和經(jīng)濟效益，于是不重視對檔案的歸檔和保管，當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛等情況時，由于不能拿出完整、關(guān)鍵的檔案證據(jù)，導(dǎo)致無檔可查，給企業(yè)帶來經(jīng)濟上和名譽上的雙重?fù)p失。面對激烈的市場競爭，我們看到一些企業(yè)的檔案管理部門正在逐步走向弱勢地位。企業(yè)為了在市場競爭中謀求管理體制、經(jīng)營體制的轉(zhuǎn)變，希望能夠進一步簡化機構(gòu)設(shè)置，裁撤冗余人員。在這樣的背景下，一些企業(yè)將機構(gòu)簡化的目標(biāo)對準(zhǔn)了檔案管理部門。由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，企業(yè)在檔案管理部門中投入的人力、物力、財力等資源本就十分有限，如果再進一步精簡，那么保留下來的檔案管理部門也只能是個門面，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的各項基礎(chǔ)性條件，難以正常開展工作。

（二）檔案基礎(chǔ)資料收集不仔細(xì)，導(dǎo)致重要信息流失嚴(yán)重

檔案資料是企業(yè)進行檔案管理的對象，也是檔案管理的根本。目前，不少企業(yè)都存在檔案資料收集不全面，不仔細(xì)等問題，導(dǎo)致各類重要信息的嚴(yán)重流失。檔案管理部門在資料收集的過程中大多處于被動接受的地位，缺乏資料收集的主動性，導(dǎo)致信息收集不全面、不及時、不準(zhǔn)確等問題。另外，企業(yè)內(nèi)部未能建立起針對檔案收集的剛性管理制度，因此一些部門不重視檔案信息的及時歸檔，認(rèn)為這都是些無關(guān)緊要的小事情，不會給企業(yè)的管理帶來明顯的影響，于是便常常拖延提交檔案的時間，或者是誤將檔案資料刪除或者遺失。在一些企業(yè)中，不少關(guān)鍵的檔案信息一直停留在各個部門手中，尤其是關(guān)于新材料、新項目、新技術(shù)等具有價值成果的資料。如果這些資料出現(xiàn)流失，那么本應(yīng)歸屬于企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)也難以得到保全。

（三）檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)良莠不齊

目前，企業(yè)從事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)整體上較為薄弱，不論是在知識結(jié)構(gòu)還是學(xué)歷層次上，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需求都存在著一定的差距。具體來說，企業(yè)檔案管理部門中，專門學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)的人員較少，甚至一些檔案人員在從事該項工作之前，都沒有經(jīng)過基本的培訓(xùn)，從其他崗位調(diào)崗之后，就直接開始從事一些機械化的簡單檔案整理工作，缺乏現(xiàn)代檔案管理知識，專業(yè)素質(zhì)和理論水平也就更加無從談起。再加上一些企業(yè)并不重視檔案管理工作，也沒有重視對檔案管理專業(yè)人才的引進，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理水平的提高。

三、強化企業(yè)檔案管理的對策

（一）全面認(rèn)識檔案管理工作的內(nèi)涵和外延，為檔案管理工作定好位

隨著時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)進入了對信息與知識進行管理的時代，簡單來說，就是對具有價值的文件進行管理?，F(xiàn)代企業(yè)的管理者唯有認(rèn)識到這一點，才有可能讓檔案部門為企業(yè)創(chuàng)造效益。隨著知識管理這一概念的提出，一些企業(yè)管理者也逐步發(fā)現(xiàn)檔案管理與之在管理對象、目的、流程、技術(shù)等方面都存在著一定的共通性，因此在對檔案管理的認(rèn)識和定位方面又有了新的思考。麗珠醫(yī)藥1990年就開始嘗試企業(yè)的信息化管理，也是我國較早實行知識管理的企業(yè)之一，麗珠醫(yī)藥在其發(fā)展歷程中，總結(jié)出了對檔案管理的定位原則。首先，企業(yè)需要權(quán)衡利弊，在充分挖掘檔案管理特性的基礎(chǔ)上為其安排適當(dāng)層級的地位。在企業(yè)的日常管理活動中，檔案管理本應(yīng)發(fā)揮重要的作用，因此企業(yè)應(yīng)該充分挖掘檔案管理的特性，并以此作為開展檔案工作的基礎(chǔ)，為其制定合理的職責(zé)和權(quán)限，保障檔案管理部門能夠擁有足夠的資源推進檔案管理工作。其次，企業(yè)必須清楚的意識到，檔案管理工作并非僅僅依靠檔案管理部門就能完成，需要將檔案管理部門納入到企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體框架中，唯有如此，才能充分調(diào)動檔案管理部門人員的主觀能動性，進一步開發(fā)、保存企業(yè)有價值的知識資源，促進企業(yè)知識資源的不斷增長。綜上所述，麗珠醫(yī)藥在發(fā)展過程當(dāng)中已經(jīng)總結(jié)出：企業(yè)檔案是企業(yè)各項信息的沉淀，也是信息共享的主要媒介，合理確定檔案管理部門在企業(yè)管理層級中的定位，是應(yīng)該被企業(yè)管理層嚴(yán)肅思考的問題。

（二）重視檔案收集工作，確保關(guān)鍵資料的及時歸檔和完整保存

隨著產(chǎn)權(quán)制度改革的不斷深化，強化檔案資料的收集和保存已經(jīng)成為了檔案管理部門的一項核心工作。企業(yè)唯有掌握了大量的原始資料，才能夠切實保護法人和廣大股東的利益。企業(yè)中的每一個員工都應(yīng)該有意識地保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)利益，養(yǎng)成主動上交檔案并及時歸檔的習(xí)慣。對于一些拖延檔案上交時間的部門或個人，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定明確的制度來進行懲處，不能姑息。

（三）強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

高素質(zhì)的檔案管理人員是提高檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)條件。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中已經(jīng)得到了廣泛地應(yīng)用。這些先進技術(shù)的普及，一方面提高了企業(yè)檔案管理的效率和效果，但是從另一個方面來說，也對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、操作技能等素質(zhì)都提出了更高的要求。伴隨著現(xiàn)代企業(yè)管理信息量的爆炸性增長，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)難以滿足時代的需要，鑒于此，加強對檔案人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)就顯得尤為重要。只有培養(yǎng)出一批具有扎實理論基礎(chǔ)和豐富實踐經(jīng)驗的檔案管理人才，各項先進的檔案管理技術(shù)才能夠真正為企業(yè)創(chuàng)造效益。具體來說，首先，企業(yè)應(yīng)該進一步建立健全針對檔案管理人員的繼續(xù)教育機制和明確的激勵計劃。檔案管理技術(shù)正在不斷的改進和提升，與此同時，企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也需要不斷提高，企業(yè)需要通過對檔案管理人員的定期培訓(xùn)，及時更新他們的知識體系，進一步完善他們的技術(shù)技能。同時還應(yīng)建立相應(yīng)的激勵機制，提高檔案管理人員主動學(xué)習(xí)的積極性，并培養(yǎng)出善于學(xué)習(xí)的企業(yè)氛圍。其次，在具體的培訓(xùn)過程中，企業(yè)還要注意因材施教，創(chuàng)新培訓(xùn)渠道。對檔案管理人員的培訓(xùn)，需要從實際出發(fā)，根據(jù)不同崗位的能力需求，為檔案管理人員制定不同層次的培訓(xùn)課程，并且堅持“理論與實踐”相結(jié)合的培訓(xùn)方針，檔案管理缺少什么技能，就補充什么技能，為其提供多渠道、全方位的學(xué)習(xí)機會。最后，還要重視對檔案管理工作人員的思想教育。檔案管理工作有一定的特殊性，因此要在檔案管理人員中積極開展對《檔案法》、《保密法》等國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，強化檔案管理工作人員的責(zé)任意識，提高檔案管理的安全性。

四、結(jié)語

檔案管理的現(xiàn)代化進程是一項復(fù)雜和長期的過程，與現(xiàn)代化設(shè)備或者應(yīng)用軟件的推廣所不同的是，它是一項系統(tǒng)化較強的工作。企業(yè)需要充分認(rèn)識到這一點，并且加快檔案信息化平臺建設(shè)的步伐，提高基礎(chǔ)檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，積極調(diào)動企業(yè)內(nèi)部各部門的力量，相互深入溝通，大力配合，將最新最優(yōu)質(zhì)的檔案管理技術(shù)應(yīng)用到實際工作中去，才能夠逐步實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，從而為企業(yè)的長遠(yuǎn)健康發(fā)展提供更多的幫助。

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