淺論教學(xué)檔案的作用與管理

文/泰山護(hù)理職業(yè)學(xué)院 李華

一、教學(xué)檔案的重要作用

教學(xué)檔案是加強(qiáng)學(xué)校工作不可缺少的寶貴資源，是評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平、考核教師業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德的主要依據(jù)。建立教學(xué)檔案，其作用不僅是為了保存和管理教學(xué)過(guò)程中形成的有價(jià)值的文件材料，為教學(xué)決策、教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù)，而且是為改進(jìn)教學(xué)方法，深化教學(xué)研究、提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。

首先，學(xué)校教學(xué)檔案可以給學(xué)校師生提供真實(shí)準(zhǔn)確的歷史資料，例如說(shuō)幫助歷屆校友補(bǔ)辦學(xué)歷提供依據(jù)。很多學(xué)生在畢業(yè)進(jìn)入社會(huì)之后，如果有需要進(jìn)一步的深造，必須要提供大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成績(jī)，而教學(xué)檔案就成為了唯一的證據(jù)資料。作為學(xué)校一線的教學(xué)管理工作者，必須要努力做好教學(xué)檔案的收集與整理工作，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行有效的管理和充分的利用，讓其作用得到全面的發(fā)揮，從而不斷提升學(xué)校的教學(xué)管理水平，增強(qiáng)學(xué)校教學(xué)服務(wù)質(zhì)量。

其次，教學(xué)檔案很多時(shí)候可以作為評(píng)估匯報(bào)的參考材料。作為學(xué)校教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中逐漸形成的一種最原始的資料，教學(xué)檔案直接反映著學(xué)校的教學(xué)管理工作，體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的面貌，也從定性與定量這兩個(gè)方面反映出了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)管理水平。

最后，教學(xué)檔案是對(duì)學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。當(dāng)專家組進(jìn)入學(xué)校進(jìn)行考察評(píng)估時(shí)，不僅僅要對(duì)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和管理工作進(jìn)行實(shí)地考察，更多的是對(duì)學(xué)校各種檔案資料進(jìn)行查閱和審核，教學(xué)檔案就是其中比較重要的內(nèi)容。因此我們必須要做好教學(xué)檔案的管理工作，才能夠避免在這一過(guò)程中出現(xiàn)漏洞，這也體現(xiàn)出了教學(xué)檔案的重要作用。

二、教學(xué)檔案的有效管理途徑

（一）做好教學(xué)檔案編輯研究工作

教學(xué)檔案的編輯研究工作的特點(diǎn)主要有研究性、主動(dòng)性，編研工作也是深入開發(fā)教學(xué)檔案、提升教學(xué)質(zhì)量的有效方法。對(duì)教學(xué)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，必須要對(duì)教學(xué)檔案中的各種內(nèi)容進(jìn)行深入的加工，這樣才能夠有效的找出其中有價(jià)值的信息資源，從而發(fā)揮出教學(xué)檔案的利用價(jià)值。教學(xué)檔案的編研工作主要包含以下兩點(diǎn)：

一方面是對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行外化。通常來(lái)說(shuō)是利用檔案管理的方法將教學(xué)檔案分類，并在分類之后分析各個(gè)層次檔案中的內(nèi)在聯(lián)系，從而有效的把隱藏于教學(xué)檔案中的隱形知識(shí)挖掘出來(lái)。另一方面是要對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行內(nèi)化。一般來(lái)說(shuō)應(yīng)在教學(xué)檔案信息材料中進(jìn)行提取與過(guò)濾，構(gòu)建一個(gè)全面的檔案管理系統(tǒng)，這是檔案信息資源內(nèi)化的直接體現(xiàn)。

（二）不斷完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案的管理屬于一種動(dòng)態(tài)化常態(tài)化的工作，我們應(yīng)該充分照顧到它與學(xué)校其他工作之間的聯(lián)系和影響，要從學(xué)校教育理念和教學(xué)實(shí)際出發(fā)，不斷制定和完善教學(xué)檔案管理制度，同時(shí)要明確檔案管理工作人員的職責(zé)，讓檔案管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任感，努力激發(fā)出他們的工作積極性。在開展教學(xué)檔案的管理活動(dòng)時(shí)，必須要求檔案管理和學(xué)校工作實(shí)現(xiàn)四個(gè)同步，即是：教學(xué)任務(wù)的下達(dá)和教學(xué)材料檔案歸檔要求的規(guī)定必須同步、教學(xué)工作的檢查和教學(xué)檔案材料的檢查必須同步、對(duì)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理活動(dòng)的評(píng)估評(píng)審必須和對(duì)教學(xué)檔案的審閱驗(yàn)收同步進(jìn)行、學(xué)校的畢業(yè)分配、教師的考核晉升必須與學(xué)校檔案部門出具相關(guān)檔案材料同步進(jìn)行。只有這樣才能夠讓學(xué)校教學(xué)檔案管理工作更加規(guī)范化，進(jìn)而讓學(xué)校教學(xué)秩序以及教學(xué)管理機(jī)制更加科學(xué)有效。

（三）加快教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，要求學(xué)校教學(xué)檔案管理工作也必須要朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變。我們也應(yīng)該將教學(xué)檔案材料從過(guò)去的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，利用計(jì)算機(jī)對(duì)這些教學(xué)檔案資料進(jìn)行整理和分類，逐漸建立起教學(xué)檔案自動(dòng)化電子化管理系統(tǒng)。學(xué)校教學(xué)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)屬于現(xiàn)代學(xué)校綜合性集成信息系統(tǒng)中的重要組成部分。因?yàn)殡娮訖n案材料的管理與使用主要是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)文件（數(shù)據(jù)）交換來(lái)完成的，這就在很大程度上能夠幫助我們處理好紙質(zhì)檔案材料管理存在的一些問題。另外，教學(xué)檔案的信息化建設(shè)也讓學(xué)校檔案管理工作有了非常明顯的轉(zhuǎn)變，它給我們帶來(lái)了一個(gè)相對(duì)公開的教學(xué)檔案管理環(huán)境，有利于教學(xué)信息的流通以及教學(xué)檔案管理工作有效性的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)教育事業(yè)的改革深化，學(xué)校教學(xué)檔案所發(fā)揮的作用越來(lái)越重要，同時(shí)，學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯。檔案管理工作者必須要認(rèn)清教學(xué)檔案對(duì)于學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的重要意義，從而準(zhǔn)確掌握其特點(diǎn)，積極主動(dòng)地做好教學(xué)檔案的管理工作，不斷強(qiáng)化自身責(zé)任，努力讓教學(xué)檔案的管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展，讓其真正成為教學(xué)工作有效開展的得力助手。

[1]周詳.淺談現(xiàn)代高職院校教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].才智,2013(06):39.

[2]于立華.高校院系教學(xué)檔案管理的分類和作用[J].山西檔案,2007(02):57.