當(dāng)代人事檔案管理存在的若干問題及策略研究

文/廣東省第四建筑工程公司 黃爾華

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案定義

人事檔案是我國事業(yè)單位中人事管理的一項重要內(nèi)容，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的憑證和依據(jù)，并會在一定程度上對個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等造成直接影響，具有一定的法律效用。人事檔案主要由人事、組織、勞資等部門組成，在培養(yǎng)、選拔人才和聘用工作活動中形成的寶貴的參考和紀(jì)實材料，記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程情況，具有全面性、真實性、動態(tài)性、流動性、機(jī)密性等特點。

（二）人事檔案管理的重要意義

在企業(yè)人事管理中，通過人事檔案可以有效的獲取人才信息資源，是企業(yè)挑選人才、選賢舉能的重要工具。人事檔案所記錄的內(nèi)容、信息可以作為用人企業(yè)對人才聘用的一些參考，也是真實全面記錄個人人事軌跡的重要依據(jù)。因此，對企業(yè)來說，做好人事檔案管理對人才資源的開發(fā)和利用來說具有非常重要的作用。

二、當(dāng)前人事檔案管理的存在的主要問題

（一）責(zé)任意識不強(qiáng)，缺乏重視

在企業(yè)單位人事管理中，由于人事檔案管理工作比較繁瑣，而且往往不能給企業(yè)帶來直接利益，因此在現(xiàn)實的工作中，大部分領(lǐng)導(dǎo)都會忽視人事檔案管理的重要作用。例如在人員配備方面，很多企業(yè)人事檔案管理方面的工作大多是由人事部門人員兼管，并沒有專職的人員來做，但人事人員由于工作量大，對于人事檔案管理方面，他們通常處于被動的工作狀態(tài)，責(zé)任心意識不強(qiáng)，往往缺乏及時主動進(jìn)行檔案材料管理的意識，對檔案材料管理工作缺乏積極性和主動性，嚴(yán)重影響檔案管理水平。

（二）收集信息不規(guī)范，缺漏嚴(yán)重

由于人事檔案管理存在動態(tài)性，必須根據(jù)個人的工作變動、升遷等因素及時的進(jìn)行信息材料收集，并完善到人事檔案中。因此，人事檔案材料的收集必須及時，才能保證檔案內(nèi)容的完整。然而，由于很多企業(yè)在檔案管理制度方面還沒有形成一定的管理規(guī)范，涉及的單位部門較多，檔案收集信息的范圍較大，因此實施起來比較困難，在人事檔案的設(shè)備管理上，多數(shù)單位都沒有單獨的人事檔案管理設(shè)備，缺少必要的防盜、防潮等安全保護(hù)措施，由于存放時間較長，造成紙張發(fā)黃、發(fā)硬，褪色、字跡模糊甚至遺失。

（三）強(qiáng)調(diào)保密性，缺乏有效利用

人事檔案是查看人力資源信息的其中一種重要方式，為人事決策提供參考依據(jù)，應(yīng)該得到重視和有效利用。然而在很多企業(yè)單位的人事檔案管理實際工作過程中，由于太過于強(qiáng)調(diào)其保密性，通常會對人事檔案材料的有效利用造成影響，出現(xiàn)查看的手續(xù)較為繁瑣、利用檔案較為被動、約束等情況，即使得到利用，也只是單一的查看性質(zhì)的利用，無形中大大降低了人事檔案存在的價值，給社會資源也帶來一定的浪費。

（四）管理水平落后，缺乏信息化管理

由于人事檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛，如果一味采用傳統(tǒng)的手工記錄、查看、管理方式，會造成材料信息歸檔不及時，信息了解不及時，信息利用不全面等弊端。在人事檔案的分類管理上，很多都是沿襲傳統(tǒng)的分類方法，只要是一些反映個人的經(jīng)歷和家庭情況的材料，很少有反映工作能力、實際業(yè)績等工作經(jīng)歷等信息，這樣就導(dǎo)致檔案材料的缺漏。雖然目前有些單位已經(jīng)開始通過電腦方式管理信息，但電腦技術(shù)運用還不是很全面，不能充分運用信息化的手段來提高自己的工作效率和工作質(zhì)量。

三、進(jìn)一步完善人事檔案管理的有效策略

（一）由上而下加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

現(xiàn)階段很多企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，只是作為企業(yè)日常中的一個形式性的工作，上級領(lǐng)導(dǎo)沒有人事檔案管理重要性的正確認(rèn)知，或者了解了其中的重要性而因為其工作的不直接盈利性而沒有重視。只有上級領(lǐng)導(dǎo)部門對人事檔案工作真正的重視，人事檔案管理工作才會得到更加充分的發(fā)展，人事檔案材料才會被體現(xiàn)出其重要的價值。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極貫徹人事檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，合理分配人力資源，加大對檔案管理工作的監(jiān)督，增加對管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設(shè)施。這樣就會無形中在企業(yè)里形成了檔案管理工作的規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性、制度化以及規(guī)范性。

（二）建立健全人事檔案管理工作制度

由于檔案管理工作較為瑣碎，工作量也相對較大，所以，必須根據(jù)檔案管理工作的實際情況，具體問題具體分析，制定合理可行的管理制度，使得檔案管理工作變得有章可循。建立健全人事檔案管理工作制度，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程以及工作效果，進(jìn)一步提高檔案管理工作制度化水平。在日常人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格按要求進(jìn)行相關(guān)檔案材料的收集和整理，及時收集和歸檔材料，嚴(yán)明紀(jì)律，杜絕虛假信息的存檔等等。

（三）提高企業(yè)人員對檔案材料的認(rèn)知和運用水平

隨著企業(yè)人事制度的不斷改革和創(chuàng)新，企業(yè)工作的逐漸深入，人事檔案管理工作所要求的政治性和專業(yè)性更加體現(xiàn)出來，因而必須提高企業(yè)人員對人事檔案材料及管理工作的正確認(rèn)知，這樣才會更加體現(xiàn)出人事檔案材料的運用價值。加強(qiáng)對其在政治素養(yǎng)、專業(yè)技能等方面的培訓(xùn)力度，不斷提升檔案管理人員的政治認(rèn)知和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)出具有多方面素質(zhì)的復(fù)合型人才。為管理人員創(chuàng)造一些學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神，可以通過在事業(yè)單位引用競爭機(jī)制，競聘上崗等一系列工作制度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和主動性。

（四）創(chuàng)造必要條件，保證對基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要做好人事檔案管理工作，除了必要的人事配置外，還需要創(chuàng)造必要的一些條件，對人事檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行配置。檔案管理工作的關(guān)鍵是保證人才信息檔案的完整與安全，要想做好人事檔案管理工作，除了要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)之外，還要不斷加大對硬件設(shè)施的投入使用，加強(qiáng)對檔案管理的硬件設(shè)施條件的完善。同時，不斷引進(jìn)和研發(fā)信息化技術(shù)，加大計算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的運用，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置，真正的做到物盡其才，人盡其用。

（五）完善人事檔案管理材料的收集

材料收集是一項檔案管理的基礎(chǔ)性工作，必須建立健全一套可行的檔案管理材料收集制度，讓檔案從收集、鑒別、分類到最后歸檔統(tǒng)一管理，都有章可循。檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，能夠及時收集和檔案有關(guān)的各種材料、信息,認(rèn)真整理,細(xì)致鑒別,做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理,保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性以及真實性。

四、結(jié)論

由此可見，事業(yè)單位在建立健全單位人事檔案管理制度的同時，充分重視本單位的信息化建設(shè)，不斷完善和改進(jìn)人事檔案的管理工作，提高人事檔案信息化管理水平，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化、及時、準(zhǔn)確、更為高效地為企業(yè)提供有效的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和人力資源水平的進(jìn)一步提高。

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