氣象文書(shū)檔案管理與文書(shū)處理的關(guān)系探討

文/烏魯木齊氣象衛(wèi)星地面站 李娜

氣象部門(mén)的工作是以天氣氣候監(jiān)測(cè)、預(yù)報(bào)為中心，以災(zāi)害性天氣為重點(diǎn)，為新時(shí)期的地方氣象預(yù)警、氣候變化、防災(zāi)減災(zāi)等工作提供重要科學(xué)依據(jù)的部門(mén)。氣象工作既關(guān)系發(fā)展又關(guān)系民生，而氣象工作之所以能夠?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和安全穩(wěn)定做出重要貢獻(xiàn)，離不開(kāi)文書(shū)檔案管理和文書(shū)處理的協(xié)助。

一、氣象文書(shū)檔案管理與文書(shū)處理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理和文書(shū)處理過(guò)分區(qū)分

目前氣象文書(shū)檔案和文書(shū)處理工作存在著與其他機(jī)關(guān)部門(mén)相似的問(wèn)題，就是工作人員將這兩項(xiàng)工作區(qū)分的十分清楚，面對(duì)龐雜的資料，先區(qū)分哪些是檔案部門(mén)的，哪些是文書(shū)處理的，是工作進(jìn)行下去的前提，這樣細(xì)致的區(qū)分在浪費(fèi)時(shí)間和精力的同時(shí)，也增大了工作量。

（二）重視檔案管理而忽視文書(shū)處理

氣象檔案對(duì)追溯歷史氣象現(xiàn)象、記錄基礎(chǔ)性氣候變化并尋找氣候變化規(guī)律具有重要意義，因此，檔案被借閱和使用的頻率也比較高，而相較之下的文書(shū)處理工作就顯得瑣碎和枯燥。重視對(duì)成熟文件的歸檔，卻忽視了文書(shū)處理工作，這大大影響了檔案工作的效率。

二、文書(shū)檔案管理與文書(shū)處理的關(guān)系

（一）概念上的一致性

文書(shū)處理工作是按著機(jī)關(guān)工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，再根據(jù)它們的連鎖反映來(lái)區(qū)分價(jià)值，反映歷史真實(shí)面貌的工作，檔案管理工作則主要包含三個(gè)部分：收集資料作為歷史回顧的依據(jù)；將收集來(lái)的資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理和存檔，并在日常工作中對(duì)檔案進(jìn)行安全維護(hù)和保養(yǎng)；提供檔案服務(wù)，即對(duì)檔案借閱者提供相關(guān)的檔案。從概念的表面上看，檔案管理工作和文書(shū)處理工作是不同的，但二者仍然在概念的延展意義上顯示出一致性：首先，二者都是對(duì)歷史資料的總結(jié)，并且所總結(jié)的歷史資料有著一定的聯(lián)系性；其次，二者都需要對(duì)歷史資料進(jìn)行整理和歸類(lèi)，如文書(shū)處理要將一個(gè)地區(qū)的氣候變化文件進(jìn)行卷宗編制，而檔案管理則是將編制好的文件進(jìn)行歸類(lèi)和保存；最后，二者能夠反映相同的事物，對(duì)同一地區(qū)的氣象基礎(chǔ)資料進(jìn)行文書(shū)處理和檔案管理，實(shí)際上都能夠顯示地區(qū)天氣變化的歷史過(guò)程。

（二）工作過(guò)程的相似性

文書(shū)處理工作的具體過(guò)程是對(duì)龐雜的氣象基礎(chǔ)資料和與氣候變化相關(guān)的文件如災(zāi)情通報(bào)和農(nóng)牧業(yè)收入變化等文件進(jìn)行分類(lèi)和歸納的過(guò)程，通常情況下，一個(gè)地區(qū)一年的氣候變化過(guò)程被記錄后會(huì)形成一個(gè)單獨(dú)的卷宗，這是文件的縱向整理，或者將某一種氣象現(xiàn)象作為內(nèi)容進(jìn)行文件歸納，如記錄一年之內(nèi)的暴雪天氣，這是文件的橫向整理；檔案管理工作的具體過(guò)程則包含了對(duì)檔案的歸類(lèi)整理和保存兩個(gè)部分，其中對(duì)檔案的歸類(lèi)整理實(shí)際上就是對(duì)文書(shū)處理工作的結(jié)果進(jìn)行的再次整合，如將某一地區(qū)記錄的氣象現(xiàn)象歸為一檔，是對(duì)文件的縱向歸檔，而對(duì)某一氣象現(xiàn)象的歸檔就是對(duì)文件的橫向歸檔。因此，文書(shū)處理工作和檔案管理工作在過(guò)程上是具有一致性的。

（三）工作結(jié)果的互補(bǔ)性

檔案和檔案工作不僅伴隨著文書(shū)與文書(shū)處理工作出現(xiàn)而出現(xiàn)，而且是伴隨著文書(shū)與文件處理工作的發(fā)展而發(fā)展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是形成檔案的基礎(chǔ)，而檔案又是文件的升華，無(wú)論檔案管理還是文書(shū)處理，它們都以文件材料為對(duì)象，是同屬一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，是文件材料管理過(guò)程中的兩個(gè)不同階段的不同管理形式。檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，是客觀事物的真實(shí)反映，也是人民進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的自然產(chǎn)物。因此，從檔案形成的客觀規(guī)律中可以看到檔案工作與文書(shū)處理工作之間的關(guān)系，它們是一個(gè)社會(huì)分工不同的兩個(gè)專業(yè)，它們?cè)诠ぷ髦屑认嗷ブ萍s又相互聯(lián)系。

三、對(duì)氣象文書(shū)檔案管理工作與文書(shū)處理工作的建議

（一）用整體的眼光對(duì)待文書(shū)檔案管理與文書(shū)處理

前文所述，文書(shū)檔案管理工作與文書(shū)處理工作在概念上顯示出一致性，二者的工作過(guò)程十分相似，而工作結(jié)果又是互補(bǔ)的，因此，在氣象工作中再把二者進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分就成為了不必要的行為，這要求工作人員從整體的角度出發(fā)去進(jìn)行檔案管理和文書(shū)處理工作，通過(guò)使二者緊密結(jié)合而保證文書(shū)處理和檔案工作的相互支持。

（二）使用高新技術(shù)增強(qiáng)文書(shū)檔案管理與文書(shū)處理工作的效率

文書(shū)檔案管理與文書(shū)處理工作的一致性使系統(tǒng)性的完成“文書(shū)處理——建立檔案——檔案管理”這一系列工作成為可能。因此，工作者可以使用先進(jìn)的文件管理軟件將文書(shū)進(jìn)行歸類(lèi)，然后通過(guò)系統(tǒng)分類(lèi)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行歸檔，這樣不僅使兩項(xiàng)工作能夠緊密結(jié)合，也能夠提高工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，氣象檔案管理和文書(shū)處理工作對(duì)氣象部門(mén)發(fā)揮其社會(huì)職能的意義十分重大，然而目前在氣象部門(mén)中，這兩項(xiàng)工作的有機(jī)結(jié)合還有許多工作要做。通過(guò)對(duì)這兩項(xiàng)工作的關(guān)系分析我們得到了“檔案工作與文書(shū)處理工作相輔相成”的結(jié)論，在這個(gè)結(jié)論的指導(dǎo)下，筆者建議氣象部門(mén)的管理人員能夠改換視角、使用先進(jìn)工具，以便能夠更妥善的完成這兩項(xiàng)工作。

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