加強檔案標準化管理完善檔案管理制度

文/新疆精河縣計劃生育宣傳指導站 劉婭

隨著我國管理理念的不斷成熟，檔案的作用日益突出。檔案的價值、地位、作用隨著人們對于檔案認識的不斷加深以及現(xiàn)代化制度的建立得到逐漸的提高?，F(xiàn)階段在社會和諧發(fā)展中現(xiàn)代化的管理制度已經(jīng)成為不能缺少的因素。①近年來，我國的市場經(jīng)濟體制已經(jīng)得到不斷的完善，信息經(jīng)濟和知識經(jīng)濟得到快速的發(fā)展，各單位的檔案管理都在朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，并且在規(guī)范化的基礎上進行不斷的創(chuàng)新。但是，縱觀現(xiàn)階段大多數(shù)單位的檔案管理工作，很明顯很多還始終停留在“初創(chuàng)型”或者“傳統(tǒng)型”的階段，檔案管理與現(xiàn)代管理要求相比明顯滯后。所以，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理在現(xiàn)階段具有至關重要的作用。

一、檔案工作管理的現(xiàn)代化與檔案管理的標準化是分不開的

（一）檔案標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提條件

檔案工作的標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提與基礎。隨著網(wǎng)絡技術的廣泛應用，檔案管理逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展，要想將檔案管理工作得到更好，就要充分利用我國的檔案信息資源，使檔案信息的作用得到最大限度的發(fā)揮，通過計算機查詢獲得最經(jīng)濟、最廣泛、最便捷的檔案信息資源。但是如果想檔案資料在網(wǎng)絡上得到共享，首先要使檔案工作朝標準化邁進。

（二）重新落實現(xiàn)有的檔案管理標準

雖然現(xiàn)階段檔案工作標準化已經(jīng)被檔案局納入到了檔案管理的升級評審內容中，但是在實際的應用中卻沒有體現(xiàn)出相應的地位與作用。一些沒有進行標注的檔案信息在考評的過程中不會給予扣分處理，只是認為擁有了計算機的相關硬件設備就具備了科學的管理手段，不會考慮對計算機網(wǎng)絡設備的利用率高低。對于相關的軟件要求和硬件配置在工作的過程中往往無人問津，對于標準化的檔案管理工作不夠重視。②所以出現(xiàn)了現(xiàn)代化管理情況與標準化的實施情況之間的不協(xié)調現(xiàn)象。

（三）檔案工作的標準化是時代發(fā)展的要求

隨著計算機的不斷發(fā)展與網(wǎng)絡技術的普遍應用，檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)得到了很大程度的促進。要想更多的人對我們的檔案資源進行了解，就要對我國的檔案資源進行充分的開發(fā)，使我國的檔案資源得到最大程度的發(fā)揮。通過計算機的查詢可以獲得最便捷、最方便、最經(jīng)濟的資源共享，將檔案工作的標準化作為工作的前提與基礎。

（四）檔案工作的標準化與檔案工作的現(xiàn)代化是分不開的

在檔案工作中檔案工作的標準化是一個重要的組成部分，涉及到檔案工作的方方面面，在檔案工作中起著至關重要的作用，與檔案工作的其它組成部分共同結合起來，產生一種“乘數(shù)效應”，最終達到檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如果檔案工作的標準化得不到實現(xiàn)，檔案工作的現(xiàn)代化就得不到有效的發(fā)展，最終就會造成檔案工作的混亂。檔案工作標準化的意義與作用主要體現(xiàn)在對檔案工作中的各項內容進行科學的管理和有序的控制，達不到標準化的檔案工作，現(xiàn)代化就無從體現(xiàn)。

二、檔案工作標準化、現(xiàn)代化的保證在于加強領導和完善制度

（一）全宗的完整性應該得到有效的維護

在歸檔工作中應該分清主次，掌握重點，將全宗的入關口把住，對于不應該歸檔的文件堅決不可以歸檔，與此同時還要注意避免散失應該進行歸檔的文件。在立卷的過程中要將同類別的、有一定聯(lián)系的文件放在同一個卷宗內，使同一問題的完整性得到保持，立卷后的文件內容雖然龐雜但是不可以混亂，為檔案的標準化、規(guī)范化管理奠定建設的基礎。

（二）檔案人員的隊伍建設要得到加強

在檔案管理工作中應該加強相關人員的隊伍建設，促進檔案的標準化與規(guī)范化，使檔案人員的素質得到一定的提高，將隊伍建設搞好，加強檔案人員對相關規(guī)章制度、職業(yè)道德教育以及現(xiàn)代科技知識的培訓，使相關人員的工作能力和業(yè)務水平得到相應的提高。③

1.責任意識應該得到增強。檔案管理與工作人員應該熱愛檔案事業(yè)，對檔案工作具有強烈的使命感、責任感以及事業(yè)心，這是將檔案工作做好的基本要求。

2.法律意識應該得到增強。從事檔案工作的相關工作者應該對《檔案法》進行有效的學習，具備“依法用檔”“依法治檔”的意識，對于檔案的安全與完整要進行有效的維護。

3.奉獻意識應該得到增強。檔案工作具有一定的保密性和隱蔽性，這就在一定程度上決定了這項工作與其它工作不同，不可以像其它工作一樣引人注目、張揚自我，它注定是一項默默無聞的工作，從事檔案工作的相關人員應該耐得住寂寞、不計名利、默默奉獻，只有這樣才可以將這項工作做好。

（三）在檔案管理工作中應該堅持“以我為主”的原則進行歸檔

“以我為主”的原則是本單位文件歸檔的主要原則，這一原則在我國的立卷歸檔工作中是經(jīng)過多年沿用的一項基本原則。這項基本原則在執(zhí)行的過程中需要對三個方面的問題進行注意：

1.對于文件歸檔的時效性要進行準確的把握，對于現(xiàn)行文件任務得到完成的，就應該對其進行立卷和歸檔，但是對于還沒有完成的，就不可以對其進行立卷或者歸檔。

2.立卷歸檔的重點要得到確立，立卷分工要合理。在檔案管理的過程中要堅持“以我為主”的基本原則，在這一原則的指導下將立卷歸檔的重點進行確定，除此之外還要注意將資料與文件的內容區(qū)分開來，因為有很多資料與文件在形式、內容等方面都具有相似之處，為了使檔案管理中的信息冗余度以及重復度得到相應的減少，就要使檔案利用的效果得到提高。

3.對于全宗的完整性要進行有效的維護，當然這種維護應該建立在堅持與貫徹“以我為主”的歸檔原則前提下。

（四）通過現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的應用使檔案管理標準化得到促進

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代化的技術在檔案管理工作中得到了有效的應用，通過現(xiàn)代化科學技術與管理方法的應用，④通過計算機網(wǎng)絡的應用對檔案進行立卷、整理、編號等等，進而使檔案管理變得更加迅速、全面、系統(tǒng)，檔案管理的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化以及自動化得到有效的實現(xiàn)。

（五）在檔案管理工作中加強對檔案的整理、收集、統(tǒng)計

為了使檔案管理的工作效率得到相應的提高，在工作中我們一定要將檔案的收集、鑒定、整理等工作做好，主動的征集和收集上級下發(fā)的文件、下級上報的文件，對于收集到的資料與文件進行認真的整理，使檔案資料的完整性得到保證。在檔案管理工作中，應該嚴格按照相關規(guī)定對檔案技能型組卷和編目，與此同時建立起臺賬，通過基礎性的工作使檔案管理工作效率得到相應的提高，與此同時檔案管理的質量也應該得到一定的提高。

三、結論

綜上所述，檔案是人們對客觀規(guī)律進行認識與把握的重要依據(jù)。隨著時間的推移，大量的檔案資料得到了保存，使檔案工作的標準化進程得到推進是檔案工作中非常重要的環(huán)節(jié)。怎樣在檔案管理工作中將檔案得到充分的利用，是現(xiàn)階段我們面臨的重要課題。⑤所以，在檔案管理工作中我們應該逐漸使檔案管理意識得到強化，在檔案管理工作中樹立起標準化的管理意識。

注釋：

①潘金霞.加強檔案標準化管理推進企業(yè)檔案創(chuàng)新發(fā)展[J].辦公室業(yè)務,2011,(10).

②管媛輝.高等院校檔案標準化管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)[J].長春大學學報,2013,(12).

③王芳.規(guī)范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務,2012,(23).

④何強.高校檔案現(xiàn)代化管理與服務教學功能構建研究[J].神州,2013,(4).

⑤何鼎群.加強業(yè)務培訓完善考核機制全面提升基層單位的檔案管理水平[J].機電兵船檔案,2010,(3).