市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)科技檔案質(zhì)量控制的思考

文/神華國華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部 王巍

科技檔案的質(zhì)量主要包括外在質(zhì)量和內(nèi)在質(zhì)量兩個(gè)部分。外在質(zhì)量是一種顯形質(zhì)量，直觀性強(qiáng)，易于察覺，可變因素多，在某種制約條件下，質(zhì)量狀況較易改觀。與此相反，內(nèi)在質(zhì)量是一種隱形質(zhì)量，比如完整性和真實(shí)性，可變性小，他人不易察覺，一旦形成后就不便改動(dòng)。而且，內(nèi)在質(zhì)量是凝聚科學(xué)思想和技術(shù)訣竅的結(jié)晶，是檔案具有價(jià)值和利用價(jià)值的淵源，它將直接影響科學(xué)技術(shù)及時(shí)、迅速轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。顯然，科技檔案內(nèi)在質(zhì)量是當(dāng)前值得重視和思考的核心和關(guān)鍵問題。

一、科技檔案質(zhì)量面臨的挑戰(zhàn)

（一）完整性問題

所謂完整，是指事物具有或保持著應(yīng)有的各個(gè)部分?？萍蓟顒?dòng)有其特定的規(guī)律和程序，并相應(yīng)產(chǎn)生文件材料。例如，準(zhǔn)備階段產(chǎn)生合同書、協(xié)議書、任務(wù)書、可研報(bào)告、開工報(bào)告、研究方案等；實(shí)施階段，形成施工記錄、試驗(yàn)報(bào)告、分步驗(yàn)收記錄、施工圖等；最后階段，應(yīng)包括有總結(jié)報(bào)告、竣工報(bào)告及竣工圖等。這些文件材料組成一個(gè)有機(jī)整體，是工程項(xiàng)目的縮影，歸檔后即是科技檔案，缺少某一個(gè)方面便成為一副“肢體不全”的軀體。

（二）真實(shí)性問題

真實(shí)性，是指跟客觀事實(shí)相符的，與假、偽相悖的實(shí)際內(nèi)容。記錄的原始性和歷史的真實(shí)性是科技檔案的重要屬性，也是檔案跟其它文獻(xiàn)資料的顯著區(qū)別。所以，科技檔案反映的只能是事實(shí)，虛構(gòu)或偽造都將成為“偽檔案”。

二、科技檔案質(zhì)量不高的根源

（一）檔案意識(shí)淡薄

檔案工作不受重視和支持，企業(yè)檔案意識(shí)淡薄乃重要原因之一。

（二）科技檔案吸引力和工作人員服務(wù)質(zhì)量的影響

檔案人員沒有發(fā)揮上門監(jiān)督、檢查、收集文件材料的主動(dòng)性和積極性。某些員工對(duì)查閱檔案興趣漠然，原因是“不方便，太煩瑣”等，這些不利因素，有礙于檔案質(zhì)量的提高。再加上受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的沖擊，一種妄自菲薄、自卑心理的苗頭在檔案隊(duì)伍中有所抬頭，這對(duì)檔案質(zhì)量也不無影響。

三、科技檔案質(zhì)量不高的后果必須正視

低質(zhì)的檔案，將會(huì)造成什么后果，這是應(yīng)該充分估計(jì)到的。首先，降低了科技檔案的價(jià)值及其利用價(jià)值。在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天，人們要求參考借鑒科技檔案，但必須以其真實(shí)內(nèi)容為前提。其次，不利于科學(xué)技術(shù)的儲(chǔ)備和繼承。科技檔案是科學(xué)技術(shù)的重要“容器”和科學(xué)繼承的媒體之一。試想，如果它的內(nèi)容殘缺不全、失真、“水份太重”，何以儲(chǔ)存?何以繼承?其結(jié)果不僅不能造福于子孫，甚至將遺禍于后代。再次，有礙檔案事業(yè)的發(fā)展，挫傷檔案工作者的積極性。

檔案人員終日默默無聞地與紙山字海打交道，為保存國家的寶貴財(cái)富而無私奉獻(xiàn)。他們最大的安慰莫過于面對(duì)那些內(nèi)容豐富、價(jià)值很高的檔案材料在實(shí)際工作中被有效利用，產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。但若面臨的是質(zhì)量低劣、殘缺不全、無人問津的檔案，他們會(huì)感到索然無味，自覺工作貶值，從而窒息了他們的積極性和進(jìn)取精神，這對(duì)阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展，其影響不可說不大。

我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。1.發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。例如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1-6號(hào)老機(jī)組，并利用 1-4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè) 2臺(tái)1000MW超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1-6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1-6號(hào)機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張?chǎng)巍⒗罟庵业韧疽煌焦緳n案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。再如2013年9月10日，北京國華電力有限責(zé)任公司電力研究院專家組成的評(píng)審組對(duì)我公司進(jìn)行為期一周的安全標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)審，此次評(píng)審標(biāo)志著國華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作已全面進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審階段。安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作，對(duì)于提升我公司安全管理能力，夯實(shí)我公司安全生產(chǎn)基礎(chǔ)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安全、健康、環(huán)境，全面改進(jìn)和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的安全管理工作，促進(jìn)安全管理水平不斷提高，具有十分重要的意義。2013年9月15日，我公司安健環(huán)監(jiān)察部專業(yè)工程師葛某到檔案室借閱了 0400-8048-1,2,3、0401-8041-007、0400-8080-009等檔案案卷，正是由于檔案人員熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，使我公司順利通過國華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作。又如2011年9月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用我公司經(jīng)營管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。2.圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料,其中，同時(shí)還編制了檢索工具28種161冊(cè)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以詳實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

四、提高科技檔案質(zhì)量的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳教育，爭(zhēng)取理解和支持

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力量。我公司明確總工程師具體分管檔案工作，綜合檔案室共有專職檔案人員5人，各單位配備兼職檔案員。二是加強(qiáng)宣傳教育。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全廠廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對(duì)全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時(shí)開展了《檔案法》宣傳周活動(dòng)，并利用廣播、廠報(bào)、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識(shí)競(jìng)賽。我公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。要利用企業(yè)內(nèi)部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚(yáng)檔案工作先進(jìn)人物的事跡，宣傳利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益或節(jié)約開支等貢獻(xiàn)。

（二）健全和落實(shí)規(guī)章制度

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我公司各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程,明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實(shí)施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對(duì)各部門應(yīng)交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進(jìn)行考核。第二，機(jī)組大修和技術(shù)改造資料歸檔制度。把機(jī)組大修資料歸檔納入機(jī)組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設(shè)備異動(dòng)后，工程技術(shù)人員必須及時(shí)到檔案室對(duì)原圖進(jìn)行修改。第三，設(shè)備技術(shù)資料歸檔制度。規(guī)定新設(shè)備到廠后，必須有專職檔案人員到場(chǎng)才能開箱，設(shè)備技術(shù)資料須由檔案人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后立即歸檔。對(duì)于外出進(jìn)行技術(shù)收資人員，必須將技術(shù)資料交檔案室驗(yàn)收歸檔，沒有檔案室負(fù)責(zé)人簽字不能報(bào)銷差旅費(fèi)。第四，工程項(xiàng)目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對(duì)工程資料進(jìn)行驗(yàn)收，沒有檔案管理人員驗(yàn)收簽字，財(cái)務(wù)部門不得進(jìn)行工程結(jié)算付款。第五，制訂并落實(shí)電子文件歸檔管理制度。根據(jù)國家經(jīng)委、國家建委、國家科委、國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，為做好電子文件管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，結(jié)合我廠具體情況，特制定《電子文件歸檔管理制度》暫行規(guī)定。

目前，我公司已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。我公司檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達(dá)99%。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和過程管理

過程管理是指項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、方案論證、實(shí)施過程和竣工驗(yàn)收的每個(gè)階段與全部過程，都應(yīng)有科技檔案人員參加，協(xié)助和指導(dǎo)生產(chǎn)和技術(shù)人員做好企業(yè)文件的形成、積累和歸檔工作。我公司的做法是：建立項(xiàng)目開工登記制，由項(xiàng)目責(zé)任部門（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）在開工時(shí)，到檔案部門登記備案，并明確各責(zé)任人的歸檔職責(zé)。項(xiàng)目開工登記后，檔案部門應(yīng)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（責(zé)任部門）進(jìn)行檔案交底，將歸檔范圍，歸檔與編制要求等做到事先交底，并對(duì)項(xiàng)目文件形成和積累的實(shí)施跟蹤管理。檔案部門應(yīng)按“四參加”要求，參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目（重大技改、修理、檢修、小型基建）的驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)參與合同條款的審查，并會(huì)簽。檔案部門應(yīng)實(shí)行工程結(jié)算檔案驗(yàn)收支付制。

（四）提高檔案人員素質(zhì)

檔案人員不僅要努力學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，熟悉生產(chǎn)過程，提高自己的業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力和水平，更要學(xué)習(xí)公共關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的知識(shí)，提高自己分析問題、處理問題和遇事應(yīng)變的能力和技巧。檔案人員必須講究工作策略與方法，設(shè)身處地為技術(shù)人員著想，摸清對(duì)方的心理，在感情上與技術(shù)人員相溝通，逐步增強(qiáng)其檔案意識(shí)，雙方取得共識(shí)，最終贏得技術(shù)人員對(duì)檔案工作的理解與重視，自覺與檔案部門密切配合，從而把歸檔工作做好。

最后，在科技管理職責(zé)范圍內(nèi)充分體現(xiàn)檔案管理內(nèi)容并付諸實(shí)施，即把檔案材料的完整、準(zhǔn)確和歸檔要求列入科技工作程序，加以檢查，真正發(fā)揮科技主管部門的作用，其效果將會(huì)是事半功倍。