高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案工作存在的問(wèn)題與改革思路

文/安徽師范大學(xué)檔案館 彭勁

學(xué)生檔案在就業(yè)過(guò)程中常常能起到“見(jiàn)檔如見(jiàn)人”的效果，一份好檔案往往能成就一份好職業(yè)，然而卻是目前學(xué)生工作中最容易被忽視的一項(xiàng)工作。由于種種原因，各高校配備管理學(xué)生檔案的專(zhuān)職檔案員一般只有一二名，由于人手少，直接承擔(dān)管理學(xué)生工作的高校輔導(dǎo)員自然而然就成了兼職學(xué)生檔案工作的最佳人選，事實(shí)上，這也是目前各高校的普遍做法。由于各高校普遍存在對(duì)兼職學(xué)生檔案工作的輔導(dǎo)員隊(duì)伍在如何做好學(xué)生檔案方面缺乏有效監(jiān)管和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加之檔案意識(shí)淡薄，不可避免地造成了錯(cuò)檔、缺檔、材料不齊等問(wèn)題的不斷滋生。為了改變這一局面，筆者認(rèn)為十分有必要對(duì)當(dāng)前高校輔導(dǎo)員兼職管理學(xué)生檔案工作存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，以期對(duì)癥下藥尋求解決之策，使學(xué)生檔案管理工作走上健康發(fā)展之路，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

一、高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案工作中存在的主要問(wèn)題

（一）管理制度不健全致使高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案工作缺乏有效監(jiān)管

學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，但是學(xué)生檔案與其他檔案相比較,具有動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，流動(dòng)性大的特點(diǎn)，這與高校檔案館對(duì)檔案永久保存的職能定位相悖，所以學(xué)生檔案一般不是由檔案館來(lái)管理，而是歸入教務(wù)工作管理或?qū)W生工作管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理的范圍。由于學(xué)生檔案屬于人事檔案的范疇，事實(shí)上，最終也將成為其干部人事檔案的一部分。一直以來(lái)，高校都是參照1990年中央組織部發(fā)布的《干部人事檔案管理?xiàng)l例》來(lái)實(shí)施的。也正是這個(gè)原因，為了不形成多頭管理，1994年國(guó)家教委、國(guó)家檔案局聯(lián)合公布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中沒(méi)有將學(xué)生檔案納入到檔案館歸檔范圍內(nèi)。實(shí)際工作中則形成了這樣一種局面，一方面，學(xué)生檔案參照干部人事檔案的收集范圍來(lái)收集歸檔材料時(shí)會(huì)導(dǎo)致一些有價(jià)值的材料不能歸入檔案中，致使歸檔材料過(guò)少過(guò)窄，不能全面地反映學(xué)生學(xué)習(xí)情況和綜合能力。其實(shí)，應(yīng)該參照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》來(lái)制定更符合管理學(xué)生檔案實(shí)際要求的實(shí)施細(xì)則，事實(shí)上從來(lái)沒(méi)有在國(guó)家層面來(lái)制定此類(lèi)相關(guān)實(shí)施細(xì)則，造成了各高校各行其是的現(xiàn)狀；另一方面，表現(xiàn)在對(duì)學(xué)生檔案的監(jiān)管上，高校在學(xué)生檔案的管理上既沒(méi)有干部人事檔案管理那么嚴(yán)格和規(guī)范，在業(yè)務(wù)上又得不到檔案部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，形成了人事部門(mén)和檔案管理“兩不管”的局面。也許是基于以上原因，后來(lái)有一些高校開(kāi)始將學(xué)生檔案也納入到學(xué)校檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一管理，到2008年8月，教育部和國(guó)家檔案局順應(yīng)時(shí)代的要求聯(lián)合出臺(tái)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，明確將學(xué)生檔案列為“學(xué)生類(lèi)”納入高校統(tǒng)一歸檔范圍，但對(duì)于如何解決庫(kù)房、人員編制和管理經(jīng)費(fèi)，以及解決學(xué)生類(lèi)中學(xué)籍檔案與教學(xué)類(lèi)中的學(xué)籍檔案重復(fù)歸檔等等諸如此類(lèi)的問(wèn)題卻只字未提，顯然，實(shí)際操作中，還應(yīng)該有一個(gè)更詳細(xì)的具有可操作性的實(shí)施辦法出臺(tái)方可執(zhí)行，否則，只能再次使各高校繼續(xù)走上各行其是的老路，甚至可能反而會(huì)增加一些新的矛盾和問(wèn)題。《高等學(xué)校檔案管理辦法》已發(fā)布整整6個(gè)年頭，目前絕大多數(shù)高校觀(guān)望情緒頗濃，希望在國(guó)家層面有一個(gè)統(tǒng)一的實(shí)施細(xì)則出臺(tái)，也有一些高校只是增加了教學(xué)類(lèi)檔案的歸檔內(nèi)容而已，原歸教務(wù)工作管理或?qū)W生工作管理部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)管理的學(xué)生檔案仍然由這些部門(mén)管理者，并沒(méi)有任何改變。由于相關(guān)管理制度不健全，而事實(shí)上存在的人事部門(mén)和檔案管理“兩不管”的局面依舊存在，致使高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案工作缺乏有效監(jiān)管，這種現(xiàn)狀是造成學(xué)生檔案工作存在諸多問(wèn)題的重要原因之一。

（二）檔案意識(shí)淡薄，對(duì)高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案管理隊(duì)伍缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一所高校，其學(xué)生檔案工作開(kāi)展的好壞，與高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案工作的勝任程度密切相關(guān)，而勝任與否，與系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與否直接相關(guān)。目前，由于檔案意識(shí)淡薄，各高校絕大部分學(xué)生檔案只停留在簡(jiǎn)單的收集上，沒(méi)有按照學(xué)生檔案整理要求進(jìn)行分類(lèi)編制頁(yè)碼裝訂成冊(cè)。在實(shí)際工作上，不少高校不太重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，重點(diǎn)主要放在布置工作任務(wù)上，將要?dú)w檔的材料內(nèi)容簡(jiǎn)單地羅列出來(lái)打印在紙上，讓輔導(dǎo)員們對(duì)照著收集齊全這些材料，并一一裝入相對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案袋中即萬(wàn)事大吉。事實(shí)上，學(xué)生檔案工作并不僅僅表現(xiàn)在簡(jiǎn)單操作層面，也有一定的專(zhuān)業(yè)要求和保密紀(jì)律，高校檔案工作隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)是一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)隊(duì)伍。作為一位兼職學(xué)生檔案工作的高校輔導(dǎo)員是必須熟悉《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，如果連《規(guī)定》都不熟悉，那怎么能做到《規(guī)定》中所提到的“嚴(yán)肅紀(jì)律、嚴(yán)格管理，確保干部人事檔案材料收集歸檔工作有序進(jìn)行”的工作要求呢？學(xué)生檔案管理不規(guī)范，材料只是一人一袋裝入即可，出現(xiàn)諸如同名同姓學(xué)生檔案材料混裝或發(fā)生錯(cuò)裝、材料不齊等問(wèn)題也就在所難免，也是難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。高校學(xué)生檔案量如此之大，檔案意識(shí)淡薄，加之管理不規(guī)范，沒(méi)有對(duì)高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，致使他們檔案業(yè)務(wù)水平較低，責(zé)任不明確，這也是導(dǎo)致學(xué)生檔案工作中問(wèn)題不斷滋生的又一重要原因。

二、高校輔導(dǎo)員兼職學(xué)生檔案工作的改革思路

（一）健全相關(guān)法律法規(guī)，盡早實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理和遠(yuǎn)程提供利用

管理好學(xué)生檔案需要健全國(guó)家和地方相關(guān)的檔案法律法規(guī)，使之跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，滿(mǎn)足其現(xiàn)實(shí)要求，筆者認(rèn)為使用學(xué)生電子檔案代替紙質(zhì)學(xué)生檔案勢(shì)在必行，原紙質(zhì)學(xué)生檔案可以留在學(xué)校檔案館永久保存，而學(xué)生電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，這樣做十分快捷高效且經(jīng)濟(jì)，可以達(dá)成隨要隨辦的高效辦公的現(xiàn)實(shí)要求，并且還能進(jìn)行在線(xiàn)答疑，有問(wèn)題能夠及時(shí)得到解決和處理，不會(huì)為了了解一個(gè)人的情況而派遣辦公人員去異地調(diào)檔調(diào)研而耗廢大量的人力、財(cái)力和物力。不管是保管成本，還是傳遞成本都大大降低了，能夠大大提高人力資源管理效率。目前《高等學(xué)校檔案管理辦法》雖然為學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理指明了方向，但由于缺乏相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則而使學(xué)生檔案的管理模式得不到解決，仍處于停滯不前的困境中，這樣的現(xiàn)狀顯然與現(xiàn)實(shí)需要是相背離的。事實(shí)上，我們期望的不僅僅是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，還有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化，將學(xué)生電子檔案提供給用人單位實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程利用的現(xiàn)實(shí)要求，迫切要求在這一方面能在制度層面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和突破。即使從高校檔案館層面考慮，也有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)要求，由于學(xué)校招生人數(shù)比以前有了很大程度的增長(zhǎng)，加之學(xué)生變更工作比較頻繁，導(dǎo)致流動(dòng)性增加，對(duì)學(xué)生檔案的查閱復(fù)制需求在逐年增長(zhǎng)，這給檔案原件頻繁利用，必將帶來(lái)不少的安全隱患。目前，高校檔案館完成檔案數(shù)字化工作的雖說(shuō)不多，但已經(jīng)達(dá)成共識(shí)，有些正在實(shí)施當(dāng)中，有的正在規(guī)劃，特別是對(duì)于招生人數(shù)大的本科院校來(lái)說(shuō)，其實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的要求更為強(qiáng)烈，極少數(shù)已經(jīng)完成，其利用效果已經(jīng)顯現(xiàn)。以我校為例，從建校之初至今，已培養(yǎng)了二十多萬(wàn)畢業(yè)生，形成了大量的學(xué)籍檔案，目前已經(jīng)采取分步整理，逐年進(jìn)行，擬在三年內(nèi)完成此項(xiàng)工作。近年，利用學(xué)生檔案的人數(shù)逐年增長(zhǎng)，已使學(xué)校檔案館的調(diào)卷量和檔案復(fù)印量出現(xiàn)顯著增長(zhǎng)，檔案原件面臨諸多安全隱患。為解決這一問(wèn)題，加快檔案數(shù)字化是必由之路。高校應(yīng)加快學(xué)生檔案數(shù)字化工作，提高現(xiàn)代化管理水平，全面實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化，使之逐漸擺脫對(duì)紙質(zhì)學(xué)生檔案的束縛。所以筆者認(rèn)為，借鑒銀行系統(tǒng)實(shí)行網(wǎng)上銀行的電子貨幣代替現(xiàn)金支付的成功案例，實(shí)行網(wǎng)上學(xué)生電子檔案代替紙質(zhì)學(xué)生檔案來(lái)提供在線(xiàn)檢索和遠(yuǎn)程查詢(xún)利用服務(wù)將是一個(gè)不錯(cuò)的改革思路。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)肅紀(jì)律，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

學(xué)生檔案是反映學(xué)生學(xué)習(xí)情況和綜合能力的基本憑證和重要依據(jù)，也是干部工作、人才工作的重要信息。對(duì)管理學(xué)生檔案的兼職人員有一定的紀(jì)律要求，需要做到五不準(zhǔn)：1.不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料；2.不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕、拖延歸檔；3.不準(zhǔn)將本規(guī)定所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；4.不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；5.不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷(xiāo)毀檔案材料；所以需要嚴(yán)肅紀(jì)律。整理學(xué)生檔案需要參照《規(guī)定》來(lái)進(jìn)行，高校學(xué)生檔案管理工作有其自身的特點(diǎn)和方法，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)兼職隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓每一個(gè)兼職管理學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員熟悉《規(guī)定》內(nèi)容，了解學(xué)生檔案的歸檔范圍。做好常規(guī)收集，搞好畢業(yè)前的檔案整理工作，建立學(xué)生檔案專(zhuān)兼職檔案員聯(lián)系制度，及時(shí)掌握形成學(xué)生檔案材料的信息，主動(dòng)向?qū)W生檔案材料形成部門(mén)、學(xué)生本人和其他有關(guān)方面收集學(xué)生檔案材料。學(xué)生檔案不僅僅是實(shí)行一人一袋制，而且需要進(jìn)行分類(lèi)，編制頁(yè)碼，最后裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，杜絕檔案工作差錯(cuò)事故的發(fā)生，使學(xué)生檔案工作步入健康發(fā)展之路。

[1]彭勁.高校學(xué)生檔案不宜采用納入式管理模式[J].蘭臺(tái)世界,2007,5(下).