電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用問題研究

文/蘇州大學(xué)檔案館 葉曉靜

會計(jì)電算化已成為信息時代高校財(cái)務(wù)管理的主流模式，應(yīng)運(yùn)而生的電算化會計(jì)檔案也成為檔案管理的重要組成部分。很多高校并沒有認(rèn)識到電算化會計(jì)檔案重要的經(jīng)濟(jì)價值，只是把它看成是紙制會計(jì)檔案一個補(bǔ)充，基本談不上對電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用。雖然檔案的管理與利用不是一個嶄新的課題，但電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用尚處于檔案發(fā)展的初級階段，影響其發(fā)展的因素諸多，但本文希望通過對電算化會計(jì)檔案的分析，喚起廣大檔案工作者對其開發(fā)利用意識，找到合理開發(fā)利用會計(jì)檔案的新途徑，形成電算化會計(jì)檔案資源利用體系，為高校的發(fā)展壯大創(chuàng)造更大的收益。

一、電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用的必要性與可行性

（一）電算化會計(jì)檔案的利用滲透到高校管理的諸多方面

電算化會計(jì)檔案可以反映高校連續(xù)的、系統(tǒng)的、全面的經(jīng)濟(jì)信息的來龍去脈，是高校信息資源的核心。隨著高校的擴(kuò)招與自身規(guī)模的發(fā)展?fàn)畲螅咝π畔⒂绕涫墙?jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)信息的需要逐漸增加。電算化會計(jì)檔案具有強(qiáng)大的信息量，經(jīng)過加工、整理、分類、計(jì)算的數(shù)據(jù)，可以審查財(cái)務(wù)部門管理與流程上的問題，可以為預(yù)算管理部門提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，可以為高校的改革與發(fā)展決策提供方向支持。同時電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用是保證會計(jì)基本職能實(shí)現(xiàn)的重要措施、也是檢驗(yàn)會計(jì)信息質(zhì)量的重要尺度，更是電算化會計(jì)檔案管理漏洞的試金石。

（二）信息技術(shù)的發(fā)展為高校電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在系統(tǒng)管理中廣泛應(yīng)用，電算化會計(jì)檔案的管理方式與管理模式也發(fā)生了變化。傳統(tǒng)檔案的利用模式已向多載體、全方位、深層次的開發(fā)利用會計(jì)檔案信息資源的方向發(fā)展，信息化技術(shù)下的軟硬件設(shè)施將滲透到電算化會計(jì)檔案的收集、存儲、檢索、傳遞、開發(fā)、利用的整個過程中。目前電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用技術(shù)主要有多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)抽取技術(shù)、數(shù)據(jù)推送技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)等新型的開發(fā)利用技術(shù)。高校是知識和人才的聚集地，是前沿信息的發(fā)源地，新型的信息技術(shù)業(yè)應(yīng)該充分的運(yùn)用在電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用上，以最大限度的發(fā)揮其優(yōu)越性。

二、影響電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用的因素

（一）人的因素

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)在會計(jì)電算化管理系統(tǒng)中的廣泛應(yīng)用，會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展?jié)u趨于成熟與穩(wěn)定，但電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用卻鮮有技術(shù)人員問及。這是因?yàn)殡娝慊瘯?jì)檔案的開發(fā)利用是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性廣、難度具有挑戰(zhàn)性的工作。電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用需要具有數(shù)據(jù)庫開發(fā)、計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)、信息處理技術(shù)、會計(jì)核算、檔案管理等方面專業(yè)知識的高素質(zhì)人才。目前高校的檔案管理人員對會計(jì)檔案的開發(fā)利用工作認(rèn)識也不到位，認(rèn)為會計(jì)檔案只是過期的憑證，除了外部審計(jì)與例行檢查外，過分強(qiáng)調(diào)保密，無法為高校的發(fā)展工作帶來效益，這種片面地、狹隘的認(rèn)識也束縛了電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用的進(jìn)展。另外，由于高校檔案部門和財(cái)務(wù)部門開發(fā)檔案意識不強(qiáng)，檔案部門只重視檔案的利用服務(wù)工作，會計(jì)部門只重視會計(jì)核算與資金管理工作，對這種短期內(nèi)難見效益的電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用工作會相互推諉，剔出在自己的工作范圍之內(nèi)，這也導(dǎo)致了電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用工作發(fā)展緩慢。

（二）制度的因素

現(xiàn)代信息技術(shù)為會計(jì)檔案信息提供了新的信息存儲載體、傳遞通道及處理方式，使得電算化會計(jì)檔案信息數(shù)量劇增，形式各異，這增大了會計(jì)檔案的開發(fā)利用難度。另外現(xiàn)行的法律法規(guī)也沒有明確檔案使用者與檔案保管方在檔案交換、利用、歸還過程中的權(quán)利義務(wù)關(guān)系以及會計(jì)檔案知識產(chǎn)權(quán)法律關(guān)系，導(dǎo)致了電算化會計(jì)檔案無法有效開發(fā)利用。現(xiàn)行的會計(jì)檔案管理辦法也沒有對電算化會計(jì)檔案的歸檔范圍和開發(fā)利用工作的業(yè)務(wù)流程作出明確規(guī)定，這也制約了電算化會計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性，影響其開發(fā)利用價值。另外在會計(jì)電算化管理信息時代，數(shù)據(jù)都是存放在幾個服務(wù)器上，已經(jīng)錄入往往不再進(jìn)行任何干預(yù)，財(cái)務(wù)以外的人員幾乎很難接觸到，這種過分保密過分限制的會計(jì)檔案管理辦法，也無法最大限度的發(fā)揮檔案信息的利用價值。

（三）其他外部因素

一是經(jīng)費(fèi)不足制約了電算化會計(jì)檔案的發(fā)展。新技術(shù)的開發(fā)利用、設(shè)備的購置、人員的培訓(xùn)都需要有充分的經(jīng)費(fèi)支持予以保持，這也使許多面臨資金困境的高校對電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用望而卻步；二是電算化會計(jì)檔案的收集是否完整影響了其開發(fā)利用效果。比如電算化軟件升級過程中的歸檔不齊全往往造成不同版本狀態(tài)下備份出來的數(shù)據(jù)不可用，導(dǎo)致歸檔的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不齊全。三是電算化會計(jì)檔案利用管理是否規(guī)范有序，在電算化會計(jì)檔案的利用上，有些高校過于強(qiáng)調(diào)保密，對利用人員的身份及權(quán)限作了嚴(yán)格的限制，導(dǎo)致一些潛在用戶被拒之門外。

三、電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用發(fā)展空間

1.完善電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用管理制度和相關(guān)法規(guī)；明確檔案利用者與檔案保管者之間的權(quán)利與義務(wù)，制定電算化會計(jì)檔案知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法律，使電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用管理漸漸趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化；同時要使會計(jì)部門和檔案部門樹立起電算化會計(jì)檔案開發(fā)利用的敏銳性，保證高校電算化會計(jì)檔案信息資源建設(shè)的有序進(jìn)行。

2.通過整合會計(jì)信息資源，開發(fā)電算化會計(jì)檔案信息系統(tǒng)；系統(tǒng)可以按照會計(jì)檔案的內(nèi)容，建立若干數(shù)據(jù)庫，比如工資報(bào)表、預(yù)算分配、費(fèi)用構(gòu)成分析等數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立要以利用者的需要為導(dǎo)向，綜合利用者和數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)人員的意見，設(shè)計(jì)出有利于高校管理與決策的數(shù)據(jù)模型，并建立一套比較完善的決策支持系統(tǒng)。系統(tǒng)如果得到充分利用，不僅可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計(jì)檔案的功能，還可以借助計(jì)算機(jī)的高速度計(jì)算，實(shí)現(xiàn)分析整合以往的會計(jì)數(shù)據(jù)的能力，為高校的發(fā)展決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。

3.擴(kuò)展會計(jì)檔案信息資源開發(fā)和利用的范圍，充分利用網(wǎng)絡(luò)突破會計(jì)檔案館利用的時間和空間限制；同時實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息資源的完全數(shù)字化以及利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化也是我們所期待的目標(biāo)。在網(wǎng)絡(luò)模式下，利用者可以不受時間地域的限制，向財(cái)務(wù)部門提出申請，財(cái)務(wù)部門對電算化會計(jì)信息通過安全處理并使用合適的權(quán)限控制技術(shù)后可以以郵件的形式傳送給使用者，這即電算化會計(jì)檔案的在線利用。網(wǎng)絡(luò)模式如果實(shí)現(xiàn)，不僅使高校內(nèi)部各部門的各項(xiàng)工作連成整體，而且使高校各部門和財(cái)務(wù)部門也納入到整個社會信息資源體系中，成為有機(jī)的組成部分。

在ERP成為高校主流財(cái)務(wù)管理模式的同時，電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用也成為了一個新興的研究課題，這也是檔案管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。開發(fā)和利用電算化會計(jì)檔案信息資源，充分挖掘電算化會計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值，是高校生存與發(fā)展的需要，也是高速發(fā)展的信息時代市場競爭的有力法寶。對于電算化會計(jì)檔案的開發(fā)利用，還存在著巨大的發(fā)展空間。作為我們年輕一代的檔案人，有責(zé)任有義務(wù)在電算化會計(jì)檔案管理的步伐上再邁進(jìn)一步。

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