淺談工程設(shè)計院工程檔案電子文件收集、管理和開發(fā)利用

文/上海市城市建設(shè)設(shè)計研究總院 高天昱

隨著信息化的迅猛發(fā)展和數(shù)字時代的到來，工程設(shè)計院工程檔案的電子化和信息化成為必然的趨勢。然而與信息技術(shù)的飛速發(fā)展相比，工程設(shè)計院對工程檔案的電子文件，無論是收集、管理，還是對其信息的開發(fā)利用，都存在著許多薄弱環(huán)節(jié)，尤其是歸檔完整性、及時性的不可控以及紙電的不一致性都難以適應(yīng)信息時代的發(fā)展趨勢。如何建立高效、便捷的圖檔管理系統(tǒng)，廣泛收集工程檔案的電子文件，并拓展其信息資源開發(fā)利用的渠道，成為設(shè)計院檔案管理人員的重大歷史使命。本文從實際工作出發(fā)，探討解決電子文件管理難題的一些方法和思路。

一、工程設(shè)計檔案電子文件管理現(xiàn)狀

（一）歸檔不完整

收集的檔案是否完整、齊備是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，也是開展后續(xù)利用工作的先決條件。電子文件的完整性包含兩個方面，其一是傳統(tǒng)意義上的完整，即作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件之間要達到完整齊全；其二則是單一電子文件元數(shù)據(jù)信息的完整性。元數(shù)據(jù)的完整性學界討論頗豐，專業(yè)性很強，短期內(nèi)難以實施，當下首要的任務(wù)是保證傳統(tǒng)意義上的完整性。下列兩個因素制約了電子文件歸檔的完整性：

1.來源廣。對電子文件的來源應(yīng)有兩方面的認識：首先，從產(chǎn)生者而言，工程檔案的電子文件從形成到歸檔，跨越本單位多個部門，乃至由外部的不同單位所形成，具有極為廣泛的來源；其次，從生成電子文件的方式而言，既有直接通過計算機生成的原始電子文件，也有通過模數(shù)轉(zhuǎn)換而成的掃描 PDF文件或數(shù)碼相片類文件，具有廣泛的來源。

2.種類多。工程檔案，是指從工程項目招投標、立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及管理過程中所形成的具有保存價值的各類載體資料。由于建設(shè)工程施工周期長，涉及專業(yè)多，工種復(fù)雜，各個階段所產(chǎn)生的電子文件種類繁多，且數(shù)據(jù)生成的環(huán)境標準化差，要收集齊全有很大難度。

（二）歸檔不及時

不同于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件，工程項目設(shè)計過程中產(chǎn)生的各類電子文件依賴于計算機系統(tǒng)形成并大量通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行傳輸、修改、確認，且廣泛分布于不同單位、部門、人員的計算機硬盤上，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理制度和手段難以有效控制上述因素，導(dǎo)致歸檔的拖沓和延遲。

（三）存儲方式簡單過時，利用不便

利用光盤存儲電子文件的方式，一直被視為目前較為安全、保險的方式，但在實際工作中卻有著諸多的不便。這表現(xiàn)為：首先，檔案人員對歸檔光盤內(nèi)電子文件的數(shù)量、內(nèi)容是否符合歸檔需要，是否原始、完整無法進行有效驗證；其次，保存光盤的庫房條件比一般紙質(zhì)檔案要求高，定期對歸檔光盤需進行轉(zhuǎn)錄、翻刻等工作，勢必花費大量時間、經(jīng)費；再次，無論是按照項目對光盤單獨編號保存還是隨卷存放，都必須先找到光盤讀取信息，再提供利用，這種利用方式極為不便，無法體現(xiàn)電子文件在保管和利用上的優(yōu)勢。

（四）紙電一致性難以保證

對于電子文件的原始性，目前學界將其理解為真實性，牽扯到其法律效用的問題。在電子簽名合法化操作繁雜的今天，無疑它已成為確認電子文件原始性的一大障礙。其次，文件產(chǎn)生的順序是先電子后紙質(zhì)，但歸檔順序往往與之相反，且設(shè)計單位根據(jù)顧客需求，往往仍以提供紙質(zhì)圖紙和文件為主，電子文件本身的準確性顯得無足輕重。然而，必須看到，以電子文件替代紙質(zhì)文件提供各方面的利用，成品圖紙以白圖打印替代硫酸圖藍曬，現(xiàn)階段雖然尚未全面推廣，但卻是必然的趨勢，從長遠看，對CAD電子文件進行必要的積累是值得開展研究和嘗試的。

二、加強電子文件收集的措施

（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)管理平臺，通過各種途徑積極獲取電子文件

2011年5月，中國勘察設(shè)計協(xié)會發(fā)布《“十二五”工程勘察設(shè)計行業(yè)信息化工作指導(dǎo)意見》，明確提出“提倡建立企業(yè)知識庫有效發(fā)揮企業(yè)知識管理體系功能”，要求“以圖檔管理電子化為知識管理核心基礎(chǔ)”。建立電子文件網(wǎng)絡(luò)管理平臺，符合設(shè)計行業(yè)信息化宏觀發(fā)展的需要，其優(yōu)點主要表現(xiàn)在：其一，將歸檔的電子文件存儲于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，無論是上傳提交電子文件還是進行在線瀏覽或下載，歸檔和利用都更為簡易。其二，建立工程檔案電子文件網(wǎng)絡(luò)管理平臺，以項目為基本單元，建立樹狀圖的可視化操作界面，將該項目有關(guān)的電子文件集中統(tǒng)一管理，既有助于提升歸檔的完整性和及時性，也提供了在線瀏覽的新利用方式，一舉多得。

該平臺具體實施對策如下：

1.建立過程性文件網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)平臺。諸如互提資料、設(shè)計校審記錄等在《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 GB/T50328-2001》中未列入推薦歸檔范疇，對這類過程性文件通過紙質(zhì)流轉(zhuǎn)和歸檔無疑浪費了大量庫藏空間，為此，應(yīng)構(gòu)建專門用于過程性文件網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)的平臺，對設(shè)計過程中產(chǎn)生的內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件通過該平臺進行流轉(zhuǎn)和存儲；同時，為了保證此類電子文件的原始有效性，對平臺內(nèi)電子文件應(yīng)進行嚴格監(jiān)控，并設(shè)置相應(yīng)權(quán)限和時間節(jié)點，一旦超過規(guī)定期限，則對上述文件將不再允許隨意修改和增刪。

2.添加邏輯歸檔功能。無論是經(jīng)營管理系統(tǒng)存儲的立項文件，還是項目管理系統(tǒng)存儲的設(shè)計過程文件、成品文件，都應(yīng)該根據(jù)歸檔范圍通過圖檔管理系統(tǒng)，對分布于各管理系統(tǒng)的電子文件實現(xiàn)邏輯歸檔，并設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，供查詢和下載利用，避免在其他管理系統(tǒng)中對電子文件進行下載后再上傳圖檔系統(tǒng)的重復(fù)工作。

3.精簡歸檔范圍，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件歸檔。不同設(shè)計院對于工程檔案的歸檔范圍有所區(qū)別，有的較為精簡，而有的則極為復(fù)雜，很多歸檔文件都超出了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 GB/T50328-2001》中所羅列的推薦歸檔范疇。同時，由于工程項目涉及大量不同專業(yè)，項目數(shù)量龐大，無論是劃分保管期限的標準，還是開展后續(xù)鑒定和銷毀工作的原則，實施難度都極大。鑒于此，設(shè)計院檔案部門應(yīng)詳細比對國家相關(guān)標準規(guī)范，結(jié)合具體工作實際，精簡歸檔范圍，對一些超出國標范疇，以參考利用為主的紙質(zhì)文件可考慮轉(zhuǎn)化為電子文件歸檔，以提高庫藏使用效率，緩解漲庫壓力。

考慮到庫存空間緊缺，對于本單位產(chǎn)生的地質(zhì)勘察報告和測量成果報告以及各階段成品文件（初步設(shè)計和施工圖圖紙除外），可考慮對加蓋公章的扉頁及簽字扉頁進行掃描，其他文字部分以原始電子文件上傳圖檔系統(tǒng)，其對應(yīng)紙質(zhì)文件不再歸檔。

值得注意的是，對于諸如批復(fù)文件原件、工程地質(zhì)勘察報告、地形測量和撥地測量成果報告、設(shè)計會議會審記錄、變更記錄、工程洽商記錄、勘察設(shè)計承包合同等以憑證性、依據(jù)性價值存在的重要文件，無論是否轉(zhuǎn)化為電子文件，其原始紙質(zhì)文件仍應(yīng)當歸檔保存。

（二）加強圖紙電子文件收集，保證紙電一致性

圖紙，作為設(shè)計人員汗血和智慧的結(jié)晶，同時也是設(shè)計院由知識轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益的最直接紐帶，加強圖紙電子文件收集和管理，顯得尤為重要。

鑒于電子文件的原始記錄性和法律有效性尚有爭論，電子簽名合法化也略顯繁瑣，現(xiàn)階段應(yīng)以收集CAD原始文件為主要任務(wù)。首先，應(yīng)致力于運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中收集、存儲CAD電子文件，替代傳統(tǒng)刻盤歸檔存儲。其次，在CAD繪制伊始，全程跟蹤監(jiān)控，通過掃描條形碼等方式，由計算機自動獲取其圖簽信息作為著錄項，自動上傳該圖紙所對應(yīng)的CAD電子文件；同時，可對加蓋出圖章的正式出圖進行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一同在圖檔系統(tǒng)內(nèi)進行掛接，一方面保證紙電一致性，另一方面亦可作為底圖電子化的積累。待“藍轉(zhuǎn)白”問題得到法律承認，這些存量掃描文件可以直接用以打印白圖，避免對存量文件的批量掃描和重新整理。對有條件的設(shè)計院，現(xiàn)階段可以嘗試對掃描的PDF圖紙文件，以打印數(shù)字化藍圖方式替代傳統(tǒng)的硫酸紙藍曬，減免日常的實體底圖調(diào)曬工作。

三、拓展工程檔案電子文件信息資源開發(fā)利用的渠道

在及時、完整收集工程檔案電子文件的前提下，加強其信息資源的開發(fā)利用，將有助于更好地提升設(shè)計人員的工作熱情，發(fā)揮主觀能動性。

（一）合作開發(fā)dwg模塊數(shù)據(jù)庫

圖檔管理系統(tǒng)只是簡單的將所有的電子文件按照項目匯聚組合，相互之間缺乏必要的聯(lián)系，很難從縱向或是橫向來綜合分析利用信息，信息資源尚未得到最優(yōu)化處理，尤其是dwg文件，雖然有相似性和借鑒性，但由于涉及不同部門不同人員，設(shè)計人員一時難以把握其技術(shù)特征，在需要時往往不知該參考什么圖紙。為此，可參考通用圖的做法，在圖檔管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，針對圖紙中具有技術(shù)代表性的構(gòu)件、模塊等進行整理和歸類，建立、開發(fā)dwg模塊數(shù)據(jù)庫，便于設(shè)計人員在其基礎(chǔ)上直接使用，而不是重新繪制，提高設(shè)計繪圖的效率。

（二）開發(fā)聯(lián)合信息發(fā)布平臺，為企業(yè)其他業(yè)務(wù)工作服務(wù)

工程檔案的海量電子文件中，包含了大量工程的概況信息和技術(shù)指標、參數(shù)，而這些信息無論是招投標還是報獎評優(yōu)中都有所涉及，可由檔案部門牽頭，技術(shù)、經(jīng)營、財務(wù)等部門聯(lián)合，開發(fā)聯(lián)合信息發(fā)布平臺，將圖檔系統(tǒng)內(nèi)所掌握的有關(guān)工程的歸檔情況、規(guī)模、人員策劃、技術(shù)創(chuàng)新點等內(nèi)容連同其他部門掌握的信息，諸如合同掃描件、財務(wù)收費情況、工程前期效果圖、工程竣工實景圖等進行聯(lián)合掛接，以便為企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作服務(wù)。

四、結(jié)語

在科技飛速發(fā)展的今天，信息時代帶給人類社會的變化之巨遠遠超乎我們的想象。對工程檔案的電子文件進行廣泛收集、高效管理以及信息資源開發(fā)，這是信息時代的需要，也是這個時代賦予我們檔案工作者長期而艱巨的挑戰(zhàn)，一個前所未有的新格局正在逐步形成。檔案工作者首先應(yīng)當立足企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)模，一步一個腳印，做好電子文件的收集、積累工作，為將來開展企業(yè)知識管理奠定基礎(chǔ)；同時，要拓寬思路，勇于創(chuàng)新，基于自身條件拓展各種新的檔案信息資源開發(fā)途徑，更好地為廣大一線設(shè)計人員服務(wù)。

[1]金波,丁華東.電子文件管理學[M].上海:上海大學出版社,2007:52.

[2]中設(shè)協(xié)字（2011）30號.關(guān)于印發(fā)《“十二五”工程勘察設(shè)計行業(yè)信息化工作指導(dǎo)意見》的通知[R].2011,5.

[3]GB/T50328-2001.建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范[S].2014-3-10.