基于檔案信息化過程中若干問題的理性思考

文/中國(guó)石油廣東石化公司 丁林輝

檔案信息化作為國(guó)家信息資源的基礎(chǔ)，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起到越來越重要的作用，而加快檔案信息化的進(jìn)程，不僅是檔案工作的需要，也是充分開發(fā)與利用檔案信息資源的前提。因此，本文筆者就欲從檔案信息化的重要性以及信息化過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行自己的理性思考，從而希望有利于檔案信息化的建設(shè)。

一、檔案信息化

“檔案”一詞在中國(guó)古代就已有之，對(duì)它的定義也是層出不窮，但是它的基本含義是不變的，既檔案是機(jī)關(guān)組織與個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的被作為歷史記錄而保存下來的可供日后考察所用的文字、圖像等其他形式的文件。而隨著檔案資料的逐步增多，檔案管理工作逐漸被大眾所重視。

檔案管理，顧名思義，就是要用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，它包括對(duì)檔案的收集、整理以及保管和提供利用，為人們提供最大的方便。而檔案信息化作為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理化、高效化的有效手段，是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來管理電子文件，對(duì)其中的檔案文獻(xiàn)和相關(guān)資料做出符合信息化環(huán)境的轉(zhuǎn)化，從而提高檔案工作的現(xiàn)代化水平①。同時(shí)，檔案信息化作為一項(xiàng)事業(yè)建設(shè)過程，不僅可以使企業(yè)或機(jī)構(gòu)通過檔案信息的資源化來獲得一些高效益，也可以保障整個(gè)社會(huì)檔案信息的有效管理。然而在實(shí)際運(yùn)作中，各企事業(yè)單位都在檔案信息化的建設(shè)過程中遇到了不少的問題。

二、檔案信息化過程中出現(xiàn)的若干問題

（一）檔案信息化建設(shè)的意識(shí)不足

物質(zhì)決定意識(shí)，而意識(shí)也反作用于物質(zhì)。這是亙古不變的馬克思主義哲學(xué)，用在檔案管理中也同樣適用。因?yàn)楦髌笫聵I(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作意識(shí)不強(qiáng)，所以他們對(duì)于該方面的資金投入也就相對(duì)薄弱，從而導(dǎo)致關(guān)于檔案管理的設(shè)備以及硬件條件都比較差，從而使檔案管理的實(shí)際效率也降低。

（二）檔案信息化管理模式的不當(dāng)

目前，我國(guó)的檔案信息化管理多采用一種數(shù)據(jù)庫和電子文檔庫共同運(yùn)作的管理模式，但是這并不利于檔案數(shù)據(jù)的安全整理②。那是因?yàn)殡娮訖n案在傳輸?shù)倪^程中由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，很容易被他人所盜取，甚至被偽造，這對(duì)于一些有關(guān)于國(guó)家機(jī)密的檔案構(gòu)成了重大的威脅。同時(shí)，電子文檔與數(shù)據(jù)庫會(huì)受電腦病毒的影響，如果電腦設(shè)備中攜帶了某種病毒，那么信息在傳輸過程中就會(huì)受到病毒感染而使信息遭到了破壞。

（三）檔案信息化工作人員的素質(zhì)整體偏低

檔案信息管理人員素質(zhì)偏低，阻礙了先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，相關(guān)的管理人員就必須要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，既懂得檔案管理，又要能夠掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。但是，目前我國(guó)的檔案管理人員中，尤其是在基層檔案館中，能系統(tǒng)掌握檔案管理及信息技術(shù)的復(fù)合型人才極度缺乏。

三、解決問題的有效措施

（一）要重視檔案的信息化建設(shè)

社會(huì)轉(zhuǎn)型期的檔案工作正在發(fā)生著巨大的變化，而檔案信息化則是時(shí)代發(fā)展的必然要求，而這一過程則需要嶄新的理論和理念來作為指導(dǎo)，以便引導(dǎo)檔案工作的變革由淺入深。所以各企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層一定要克服以前那種守舊的和封閉的思想，重新認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，加大對(duì)檔案工作的改革力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化設(shè)備投資的力度，把握檔案工作的未來發(fā)展方向，敢于突破。

（二）革新檔案信息化的管理模式

為了確保檔案信息化過程中信息的安全性，相關(guān)部門就必須要運(yùn)用相關(guān)的安全技術(shù)措施，對(duì)其管理模式進(jìn)行改革。首先，從機(jī)房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。另外，檔案信息化管理還應(yīng)采取僅供內(nèi)部工作人員使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時(shí)實(shí)行物理隔離，以保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全③。同時(shí)，還要通過數(shù)據(jù)庫加密、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等手段保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全，從而防止未授權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

人才是一個(gè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心因素，同時(shí)也是檔案信息化管理的核心。由于目前很多企事業(yè)單位對(duì)人才的認(rèn)識(shí)還不充分，所以在檔案管理方面的人才很缺乏，培養(yǎng)的人才規(guī)模也很小。因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變觀念，重視那些勇于開拓創(chuàng)新的優(yōu)秀人才，不僅在公司政策上重視他們，還要在資源財(cái)力上給予他們強(qiáng)有力的支持，讓他們的價(jià)值在檔案的管理創(chuàng)新中得以彰顯。另外，在做好檔案管理中，對(duì)于那些檔案管理人員要加強(qiáng)他們自身的工作能力，為此，公司可以出臺(tái)一些優(yōu)惠制度來激發(fā)他們學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的熱情，這同時(shí)也為公司的發(fā)展培養(yǎng)了一大批高素質(zhì)的專業(yè)人才，從而為今后企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)提供了人才保障。

綜上所述，在信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代里，檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，但是在它發(fā)展的初期，由于存在著諸多的問題，所以我們要增強(qiáng)檔案管理信息化的意識(shí)，加強(qiáng)檔案的管理和利用，并通過檔案管理信息平臺(tái)來有效整合檔案資源，從而使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，從而更好地服務(wù)于中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)。

注釋：

①馮兢.基于檔案信息化過程中若干問題的理性思考[J].檔案時(shí)空,2013.12(02):25-36.

②蔚妙仙.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的思考[J].呂梁高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2012，15(02)：114-116.

③任桂淑,趙志天.論我國(guó)檔案信息化建設(shè)的管理創(chuàng)新[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010.24(08):95-98.