淺談檔案信息化建設(shè)

文/陜西能源技工學(xué)校 成茜

當(dāng)今社會(huì)，在現(xiàn)代檔案管理科學(xué)和信息科學(xué)的互相滲透下，以檔案信息變革為標(biāo)志，我國(guó)檔案管理工作步入了一個(gè)新的時(shí)代。檔案信息化，一方面極大地方便了資料收集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、公文傳遞等工作的開(kāi)展；另一個(gè)方面檔案管理模式也由紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。因此，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案是信息社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源。檔案信息化是指檔案部門(mén)改革傳統(tǒng)管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、管理、開(kāi)發(fā)和利用的過(guò)程。它以檔案資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺(tái)，以擴(kuò)大檔案資源信息開(kāi)發(fā)為目的，對(duì)于加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展起到了十分重要的作用。

（一）提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率

通過(guò)檔案電子化管理，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，提高了檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案從收集到管理的自動(dòng)化，提高了檔案管理工作效率。

（二）為部門(mén)或個(gè)人提供便利的利用服務(wù)

利用基于互聯(lián)網(wǎng)的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)，發(fā)布檔案信息、提供檔案利用查詢服務(wù)、咨詢檔案政策法規(guī)，可以在較短時(shí)間內(nèi)提供全方位的檔案信息，方便部門(mén)或個(gè)人查閱，擴(kuò)大了檔案利用的范圍，提高了檔案利用率。

二、檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括：標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，它是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。它主要包括對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。對(duì)于確保電子檔案信息和檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。主要是指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障，主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

（四）檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息化建設(shè)，必須要從資源建設(shè)抓起，資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。

（五）人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量有著決定性的影響。檔案信息化建設(shè)，不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。因此要堅(jiān)持以人為本，始終把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人的素質(zhì)放在第一位。

三、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

許多部門(mén)在建設(shè)檔案信息過(guò)程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視了檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果投入了巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享、反而造成巨大的資源浪費(fèi)。

（二）檔案人員素質(zhì)無(wú)法完全適應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展

目前，一些老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理知識(shí)、方法和技術(shù)已是“輕車熟路”，但對(duì)電子檔案的形成、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)卻知之甚少；而一些年輕的檔案管理人員僅僅懂得基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)懂得不多，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，只能坐等專業(yè)技術(shù)人員解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重制約了整個(gè)檔案行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（三）檔案資源安全保障存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化建設(shè)一方面促進(jìn)了檔案工作的革命性變革，另一方面，對(duì)檔案資源的安全也提出了新的挑戰(zhàn)；計(jì)算機(jī)病毒的傳播，黑客的入侵，系統(tǒng)的缺陷和漏洞，檔案信息系統(tǒng)工作人員安全防范意識(shí)薄弱、防范能力不足、違規(guī)操作、管理不善等都直接威脅著檔案資源的安全，危害檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

四、檔案信息化建設(shè)舉措

加快檔案信息化建設(shè)要做好以下方面的工作：

（一）加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

檔案信息化建設(shè)，軟硬件投入必不可少。要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。

（二）普及信息技術(shù)知識(shí)，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)

首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，以崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點(diǎn)，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行不同類型和不同層次的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)。其次，要通過(guò)引進(jìn)培養(yǎng)相結(jié)合的方法，培育出一批精通信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，保證檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。

總之，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。