試析電子檔案對檔案管理的作用及應(yīng)用

文/浙江省有色金屬地質(zhì)勘查局 嚴(yán)建平

隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已成為當(dāng)前檔案管理中的重要內(nèi)容，同時，電子檔案以其方便、快捷等優(yōu)點(diǎn)在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，然而，不容忽視的是，由于電子檔案自身特點(diǎn)以及日常管理手段、理念和方法等原因，電子檔案管理工作中問題層出不窮。本文從電子檔案特點(diǎn)入手，探討電子檔案在檔案管理中的作用以及應(yīng)用。

一、電子檔案及其特點(diǎn)

電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其主要是通過計算機(jī)磁盤或其他設(shè)備存儲文件，將相互關(guān)聯(lián)的電子圖像或文件集合，多以案卷為基本單位。電子檔案分為實(shí)體檔案和虛擬檔案兩種，其中，虛擬檔案主要用于區(qū)別客觀存在的檔案實(shí)體，以比特或字節(jié)等表示方式將實(shí)體檔案信息保存在電腦或網(wǎng)絡(luò)中，當(dāng)引入硬件或與硬件相關(guān)的細(xì)節(jié)時，這些比特或字節(jié)可被定位到某個網(wǎng)絡(luò)終端，從而以實(shí)體符號向用戶呈現(xiàn)信息。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，近年來電子檔案采用光盤、磁盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案具有信息存儲密度高、信息非人工識讀性強(qiáng)、具有多種信息媒體繼承性、信息和載體可分離以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)①。

二、電子檔案在檔案管理中的作用

對多數(shù)企業(yè)、單位、部門來說，電子檔案是新鮮事物。電子檔案在日常檔案管理中發(fā)揮著重要作用，因此，從理念上轉(zhuǎn)變檔案管理模式，對加強(qiáng)電子檔案管理意義重大。

（一）電子檔案節(jié)省人力物力

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中，容易損壞，一般要投入大量人力、財力、物力等進(jìn)行管理保存，盡管如此，紙質(zhì)檔案還是存在損壞的風(fēng)險。隨著計算機(jī)科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，其作為一種快捷的檔案管理手段，一方面為獲取檔案信息提供了便捷的途徑，降低了檔案歸檔或查找的困難，另一方面，降低了檔案管理人員工作強(qiáng)度，從而節(jié)省了大量人力物力。

（二）電子檔案有助于提升服務(wù)效率

為使用者提供高效便捷的服務(wù)是檔案管理的最終目的，采用電子檔案進(jìn)行檔案管理，在實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的同時，也提升了檔案管理服務(wù)效率和質(zhì)量。電子檔案不僅能為使用者提供海量信息，同時也可幫助其在海量信息里面快速查找。然而，對電子檔案進(jìn)行管理，要求管理人員掌握計算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)、新技能，從而能游刃有余地進(jìn)行電子檔案的管理。

三、電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用

目前，電子檔案在檔案管理中有了廣泛地應(yīng)用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.電子檔案存檔時要采用統(tǒng)一、通用的文件格式，為保證現(xiàn)在存檔的電子檔案能和未來計算機(jī)應(yīng)用軟件和操作系統(tǒng)兼容，統(tǒng)一通用的文件格式極其重要。2.為保證電子檔案長期可讀性，要及時更新其文檔結(jié)構(gòu)，一旦計算機(jī)操作系統(tǒng)更新或應(yīng)用軟件更新，電子檔案的有效性、真實(shí)性和完整性等極有可能遭到破壞，因此，及時更新電子檔案文件結(jié)構(gòu)，確保其適應(yīng)“新環(huán)境”[2]；3.采用技術(shù)措施確保電子檔案完整性、真實(shí)性、原始性以及安全性，防止一些管理人員隨意更改檔案內(nèi)容或制造假檔案；4.建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)其了解掌握電子檔案新技術(shù)；5.電子檔案和紙質(zhì)檔案根據(jù)實(shí)際情況可給予雙套制的管理模式，根據(jù)檔案內(nèi)容的特點(diǎn)，選擇性地進(jìn)行電子檔案管理或紙質(zhì)檔案管理，這不僅會降低人力財力物力的浪費(fèi)，同時，也可確保重要檔案的雙套歸檔管理③；6.隨著電子檔案依賴的計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案管理工作難度越來越大，在電子檔案日常管理中，不僅要從思想上認(rèn)識到電子檔案的重要性，而且要在技術(shù)上確保其安全性，這就要求電子檔案的制作者和管理者在日常電子檔案管理中要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守、精益求精的態(tài)度，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確、安全、可靠等。

四、結(jié)語

當(dāng)前，社會信息化發(fā)展步伐較快，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了空前的發(fā)展，隨之而來的，日漸增多的電子檔案成為檔案管理中的主要內(nèi)容。為了適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作需要，加強(qiáng)電子檔案管理，確保其準(zhǔn)確、完整、可靠地歸檔及利用，意義重大。在日常電子檔案管理中，要結(jié)合檔案實(shí)際情況，運(yùn)用科學(xué)管理方法，順應(yīng)電子檔案管理規(guī)律，做好電子檔案管理工作，從而使其在工作需要中發(fā)揮重大作用。

注釋：

①秦艷梅,周玉英.淺談電子檔案管理中幾個關(guān)鍵問題及其對策和建議[J].黑龍江史志,2009,15(20):59-61

②張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江檔案,2011,20(1):19-20.

③趙思媛.淺談文書檔案計算機(jī)管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技,2010,21(2):13-14.