電子檔案管理工作中存在的問題及對策探討

文/四川省紫坪鋪開發(fā)有限責(zé)任公司 馬峻

隨著科技的進步，電子化的管理方式已經(jīng)進入了每個行業(yè)的管理工作當(dāng)中。檔案管理工作也不例外，如今對檔案的管理工作不再是以紙質(zhì)方式為主，而是以電、光等電子形式對檔案進行管理。電子檔案的管理方式是在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生電子文件，并以光盤、磁帶等為儲存載體，對其進行保存，要對其進行閱讀和修改的時候，可以利用計算機來操作。利用電子化方式對檔案進行管理，有很多的優(yōu)點，比如檔案存儲密度高；接收檔案方便、快捷等。但同時也存在一些問題，比如，信息容易被損壞、存儲設(shè)施容易丟失、信息容易被篡改等。因此，電子檔案管理的科學(xué)性和安全性，是需要解決的重要問題。

一、電子檔案管理工作中存在的難點與問題

電子化檔案管理形式與傳統(tǒng)方式相比，在使用便捷方面有一定的優(yōu)勢，但在對電子檔案的認識和運用方面也還存在一些問題。

（一）管理電子檔案的觀念較為陳舊

由于領(lǐng)導(dǎo)干部對電子檔案管理工作的認識不夠充分，以致電子檔案管理工作沒有受到重視。在一些企業(yè)和單位的管理工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)干部片面的認為檔案管理工作就是保管文件，作用不是很大，對企業(yè)或單位的發(fā)展沒有實質(zhì)作用，可以不作為單位或公司的主要工作來抓。這些原因就導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，以致出現(xiàn)電子檔案管理工作不能順利開展的現(xiàn)象。此外，企業(yè)或單位的基層檔案管理人員對管理檔案的觀念也較為陳舊。在工作環(huán)境和對象發(fā)生變化時，管理人員不能對電子檔案和傳統(tǒng)檔案之間在管理上的差異有一定的認識，同時不能對觀念進行及時調(diào)整，從而導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)一些問題。而且，這些管理人員受陳舊管理觀念的影響，不能充分認識電子化檔案管理方式的重要性，很容易使電子檔案管理工作的順利開展受到影響。

（二）檔案管理人員的管理水平不一致

由于檔案管理人員的水平不一致，因此，各企業(yè)和單位實現(xiàn)檔案管理的層次也不一致。比如，有的企業(yè)和單位已經(jīng)采用掃描檔案文件的方式對其進行儲存，初步實現(xiàn)了檔案全文搜索及一體化管理的目標；有的單位和企業(yè)雖然沒有實現(xiàn)全部檔案的目錄管理，但也實現(xiàn)了一部分；而有些企業(yè)和單位卻還只是把計算機當(dāng)成打字機，甚至是擺設(shè)品，雖然購買了管理工作軟件，但還是采用傳統(tǒng)手工方式對檔案進行管理，只將計算機作為打印和儲存的工具，使得其不能真正發(fā)揮作用，以致對檔案管理工作造成事倍功半的現(xiàn)象。

（三）電子檔案管理中存在漏洞

電子檔案的管理工作是依賴計算機系統(tǒng)來實現(xiàn)的，因此，具有存儲占地小、沒有物質(zhì)檔案儲存的優(yōu)點，但也存在一些漏洞。雖然對電子檔案的管理中的重要數(shù)據(jù)和系統(tǒng)等有定期備份的規(guī)定，但卻沒有明確對保存設(shè)備的選擇、硬盤保存的內(nèi)容等方面的規(guī)定，而且，對電子檔案的管理還存在保存內(nèi)容不完整、不連續(xù)的漏洞?，F(xiàn)如今，電子檔案的儲存設(shè)備都是以硬盤、光盤等為主，導(dǎo)致對電子檔案的存放較為隨意，不能像紙質(zhì)檔案一樣進行統(tǒng)一登記，而且電子檔案以這些設(shè)備進行儲存，很容易被其他人拷貝，從而給電子檔案管理的安全性帶來一定的影響，使電子檔案管理中出現(xiàn)漏洞。

（四）電子檔案管理工作存在潛在安全問題

現(xiàn)如今，隨著全球信息化的發(fā)展，電子檔案的接收、保存等方面存在著潛在安全問題，比如病毒入侵、竊聽、偽造、隨意篡改等等。由此可見，利用電子文件對檔案進行管理的安全性并沒有管理人員估計的那么高，其中還存在一些問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理相比，電子檔案在管理方面較為方便、快捷，而且通過計算機平臺可以很容易的讀取目標檔案。但是，由于電子檔案便于修改的優(yōu)點，很容易造成電子檔案被隨意篡改或覆蓋，以致對原有電子檔案的內(nèi)容造成損壞，從而使管理人員在檢驗電子檔案時，對電子檔案的原始性無法確定。

（五）電子檔案管理軟件良莠混雜

如今企業(yè)或單位使用的檔案管理軟件，有的是商用軟件，有的是工作人員自己開發(fā)制作的軟件；并且這些軟件有些已經(jīng)過時不能再使用。這使得電子檔案管理的保護工作做得不到位，電子檔案文件的耐久性不足。因此，這個問題必須要及時被解決。

（六）電子檔案存儲中存在的問題

電子檔案的存儲需要相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)，并且在對存儲的電子檔案內(nèi)容進行讀取時，也需要與之相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)，而因為電子計算機是可以將信息內(nèi)容儲存方式和存儲設(shè)備綜合在一起的設(shè)施，所以，電子檔案存儲對計算機運用的依賴性就比較強。因此，計算機軟件及儲存硬件的使用壽命就對電子檔案存儲的時間有著很大影響，如果計算機系統(tǒng)發(fā)生崩潰或者存儲硬件被損壞就有可能導(dǎo)致存儲在其中的電子檔案無法被讀取，造成這些內(nèi)容的丟失。

二、電子檔案管理問題的對策與建議

（一）為電子檔案管理建立全面的管理制度

傳統(tǒng)檔案主要是由紙質(zhì)形成，因此只需要對卷宗進行整理；而電子檔案則是由計算機系統(tǒng)來對其進行建立和儲存，所以，其主要任務(wù)就是對各類電子文件進行接收和分類，并對其進行備份，為工作人員使用這些檔案提供方便。因此，在對電子檔案進行整理時，應(yīng)該建立全面的管理制度，以便于對電子檔案的管理工作進行規(guī)范。要建立全面的電子檔案管理制度，需要以檔案管理的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，并根據(jù)企業(yè)或單位的實際管理情況及電子檔案的管理特點，以建立適應(yīng)于電子檔案形成、歸檔及管理等工作的相關(guān)制度。此外，在建立全面電子檔案管理制度時，還應(yīng)建立電子檔案管理工作責(zé)任人制度，以提高管理人員的工作積極性，為實現(xiàn)動態(tài)的電子檔案管理給予一定的便利。

（二）加強領(lǐng)導(dǎo)干部對電子檔案管理的認識

企業(yè)或單位要加強宣傳電子檔案管理重要性的力度，以使領(lǐng)導(dǎo)干部能夠充分認識到電子管理的重要性，加強對電子檔案管理的重視，以便于電子檔案管理真正取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理。而且通過對電子檔案進行科學(xué)管理和分類，既可以方便領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)或單位進行管理，也可以為各項工作的開展提供全面、科學(xué)的幫助。因此，需要加強領(lǐng)導(dǎo)干部對電子檔案的認識，以改變其對檔案管理的管理觀念，使電子檔案管理真正發(fā)揮其優(yōu)勢作用，為基層的檔案管理工作提供方便。

（三）加強培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員

1.培養(yǎng)檔案管理人員的計算機技術(shù)。電子檔案的管理工作要求管理人員必須是有更高的管理能力，不僅要對文字處理、排版和文件收發(fā)等技術(shù)有很好的掌握，還需要很好地掌握處理和操作圖像、聲音等多媒體文件的技術(shù)，并做好日常的電子檔案維護工作。這就需要企業(yè)或單位對檔案管理人員進行培訓(xùn)，以使工作人員掌握更高的計算機應(yīng)用技術(shù)，了解更多與計算機技術(shù)相關(guān)的知識，以便于提高管理人員的計算機水平，達到開展電子檔案管理工作的基本要求，使其能夠更好的適應(yīng)電子檔案管理工作。

2.加強管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理人員在開展管理工作時，必須要具備強烈的安全意識和高度的工作責(zé)任感，以使其能夠真正履行自己的職責(zé)，不僅可以公正、保密的進行檔案管理工作，還能夠通過高度負責(zé)的工作態(tài)度，對電子檔案提供的證據(jù)、材料等準確性給予保證，以維護檔案部門的權(quán)威性。而且在檔案管理過程中，工作人員還應(yīng)具備廉潔的工作作風(fēng)，杜絕為謀取私利而使用計算機系統(tǒng)等公用設(shè)施。此外，企業(yè)和單位還應(yīng)加強培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，要采用專業(yè)的技術(shù)對管理人員進行培養(yǎng)，以使工作人員能夠具有優(yōu)秀的工作素質(zhì)和較強的工作責(zé)任心，能夠成為真正的檔案管理人才。

（四）合理選擇檔案管理軟件

在選擇電子檔案管理軟件時，要確保管理軟件使用穩(wěn)定，能夠進行版本升級，還要有較好的兼容性，而且相同層次的單位在建檔時應(yīng)使用相同的管理軟件。只有使用與單位或企業(yè)的管理相適應(yīng)的檔案管理軟件，電子檔案的管理工作才能真正的被規(guī)范化，電子管理工作才可以科學(xué)、有效地進行，電子檔案內(nèi)容的真實性才能得到保證，這也可以使電子檔案管理更好的為企業(yè)或單位管理工作的各個環(huán)節(jié)提供幫助。

（五）對硬件系統(tǒng)的管理進行強化

在選擇電子檔案的硬件設(shè)施時，要充分考慮存儲設(shè)備的穩(wěn)定性，且設(shè)備功能要齊全，以保證電子檔案存儲的安全性。在對電子檔案存儲設(shè)備等硬件系統(tǒng)進行保存時，要考慮到溫度、環(huán)境等因素可能帶來的影響，并對防磁設(shè)施進行強化維護，以確保這些硬件設(shè)施使用的耐久性。在電子檔案內(nèi)容的保護方面，要采用多種方式進行內(nèi)容備份，比如定期備份、光盤備份等，為電子檔案的長期保存給予保障。此外，企業(yè)和單位對電子檔案內(nèi)容的真實性和原始性要給予一定的重視，在進行電子檔案傳輸時，要對傳輸入口、傳輸路徑及傳輸內(nèi)容使用等多方面采取安全保護，以保障電子檔案內(nèi)容的安全使用，防止電子檔案被隨意修改、訪問、刪除等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（六）對電子檔案管理的安全性進行強化

電子檔案管理的安全性在電子檔案管理工作中有著非常重要的影響。因此，在對電子檔案內(nèi)容進行安全保護時，第一是要對網(wǎng)絡(luò)運行情況采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技術(shù)，以便于對其進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，并采取相應(yīng)措施，防止電子檔案內(nèi)容被損壞；第二，要對電子檔案的歸檔進行嚴格的審核，以確保歸檔檔案內(nèi)容的完整性和可靠性；第三，及時對計算機軟件及設(shè)備硬件進行更新、升級，以便更好的開展電子檔案管理工作。另外，還應(yīng)對工作人員的工作方法及設(shè)備的使用安全方面進行規(guī)范；以防止電子檔案內(nèi)容被工作人員無意識的損壞。

三、結(jié)束語

綜合本文敘述不難發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的管理工作中還存在各種各樣的問題，需要及時解決；而且只有及時地采取合理、有效的方法解決這些問題，電子檔案管理工作才能順利的進行，電子檔案內(nèi)容的安全性才能得到保障，電子檔案管理才可以更好的為企業(yè)或單位的管理工作提供服務(wù)。

[1]高文.淺談當(dāng)前電子檔案管理存在的問題及對策[J].四川水力發(fā)電.2011,30(6).

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