關(guān)于檔案開發(fā)利用工作的探討

文/廣東省建筑裝飾工程有限公司 王欣

現(xiàn)代化檔案開發(fā)利用是順應時代發(fā)展潮流，站在科學化發(fā)展道路前沿的信息管理技術(shù)，作為管理工作信息的有效途徑，不僅能為企業(yè)提供便捷的服務，提高企業(yè)的辦事效率，還能為企業(yè)謀取經(jīng)濟利益。因此，加強檔案開發(fā)利用工作是建筑裝飾行業(yè)發(fā)展過程中的一個重要環(huán)節(jié)，有利于進一步發(fā)掘更加全面的信息資源，從而為建筑裝飾行業(yè)帶來更加豐富的創(chuàng)作靈感。

一、建筑裝飾行業(yè)特點分析

建筑業(yè)是我國國民經(jīng)濟五大支柱產(chǎn)業(yè)之一，建筑裝飾行業(yè)依附于建筑行業(yè)的發(fā)展，但是從其總體來看又具有著獨特的行業(yè)特點，從業(yè)者的不斷增多，行業(yè)競爭的日趨激烈性以及行業(yè)市場的不斷成熟等，均為我國建筑裝飾行業(yè)自身市場結(jié)構(gòu)的不斷完整提供了基礎條件。裝飾行業(yè)作為一個古老而新興的產(chǎn)業(yè)，包括公共建筑裝飾裝修和住宅裝飾裝修，其所需要技術(shù)主要是傳統(tǒng)的施工現(xiàn)場手工制作和組裝技術(shù)，是比較典型的勞動密集型服務業(yè)。二十年來，隨著城市化進程的推進，建筑裝飾業(yè)一直保持調(diào)整的發(fā)展狀態(tài)。

二、檔案開發(fā)利用工作的重要性

檔案是信息資源。建筑裝飾企業(yè)要在市場上站穩(wěn)腳跟，進而發(fā)展創(chuàng)新，就需要不斷從項目施工中收集各種數(shù)據(jù)和資料，并進行研究開發(fā)。每個項目工程的施工，一般現(xiàn)場臨時變更等，都有可能成為一項先進的施工工藝誕生的前身，從而在建筑市場上全面推廣運用，使企業(yè)受益，也使社會受益。因此，檔案工作做得好壞，檔案資料的收集是否及時、齊全，管理是否科學，對企業(yè)新技術(shù)的應用，新工藝的開拓有直接影響。

1.建筑裝飾施工過程中，產(chǎn)品的購置、保養(yǎng)與維修所設計的相關(guān)信息資料都被記錄在案，如有需要，企業(yè)可以及時提供。這樣有利于提高建筑裝飾行業(yè)的工作效率，方便財政清算。另一方面，會計檔案在建筑裝飾交易中所提供的財政憑證作用顯得更加明顯。在物資分配、財產(chǎn)結(jié)算、財務報表等方面都有證可查，搞清楚賬目，這樣有利于避免建筑裝飾企業(yè)的虧損。

2.檔案信息本身不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但它一旦被利用，就能為企業(yè)解決各種糾紛，減少不必要的損失。如一份詳細全面的用工合同，可減少許多因分配、調(diào)動而帶來的勞動爭議；一本認真的施工日志，可減少一些不必要的重復勞動，也為項目建成后的維護提供了重要的依據(jù)。由此可見，檔案不可能直接經(jīng)濟效益，但在應用的過程中，它可以產(chǎn)生新的效益，因此，檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)。

3.檔案編研是檔案為生產(chǎn)經(jīng)營決策工作服務的一個重要方面，是創(chuàng)新檔案工作的內(nèi)容之一，圍繞企業(yè)工作重點，積極開展檔案編研是經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)換，實行現(xiàn)代企業(yè)制度過程中，企業(yè)發(fā)展的客觀要求。如在編研專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務；檔案管理人員利用檔案資料先后編寫《廣東省建筑裝飾工程有限公司制度匯編》、《公司組織沿革》、《公司大事記》等為企業(yè)領(lǐng)導和技術(shù)人員的決策和參考起到積極作用。

4.根據(jù)檔案的信息資源我們可以為那些提前退休的員工提供書面證明，保障他們的下崗后的物質(zhì)生活，這樣有助于建筑裝修行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，在整個建筑市場的地位得到了一定程度上的鞏固。

三、關(guān)于加強檔案開發(fā)利用工作的有效手段

（一）做好檔案開發(fā)利用的宣傳工作

由于檔案部門長期處于封閉或半封閉的狀態(tài)，致使施工方對建筑裝飾行業(yè)的信息資源無法進行高效使用。因此檔案部門要做好宣傳工作，完善管理系統(tǒng)，普及檔案信息資源對于建筑裝飾行業(yè)的珍貴價值所在，從而提高檔案的利用率，以為建筑裝修行業(yè)提供更多便利。

（二）全面提高檔案信息利用率

順應信息科技的進步趨勢，以網(wǎng)站為載體，進一步建立起一個快捷的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫化。加強檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的服務能力，提高建筑裝飾行業(yè)在檔案信息管理領(lǐng)域查找所需資源的效率；勇于突破傳統(tǒng)觀念中對檔案信息傳播的多重束縛，加大建筑裝修行業(yè)的檔案信息資源密集度，以提高查詢信息的成功概率；將原始的信息傳播方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡資源相結(jié)合，充分利用好多方媒介，拓展建筑裝修行業(yè)獲取檔案信息的有效途徑。

（三）改革傳統(tǒng)的被動服務形式

要做到與時俱進，剔除原有的被動服務形式，注入新的設計理念，在推動檔案利用與開發(fā)的過程中做到積極主動地為建筑裝修市場服務。要樹立超前服務意識，樹立良好的企業(yè)形象，以獲取更多客戶的青睞。

（四）借鑒客戶“反饋”意見，改進檔案利用與開發(fā)工作

通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。如今在互聯(lián)網(wǎng)高速便利的情況下，要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，有效利用各種新科技手段，使檔案利用不僅僅局限于小小的檔案室內(nèi)，讓檔案利用者可以在千里之外能快速高效地利用檔案。讓檔案作用充分體現(xiàn)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，各個職能部門中。

四、檔案開發(fā)利用的新趨勢

（一）檔案內(nèi)容向多元化方向發(fā)展

因為對于檔案信息資源的利用率加劇，涉及范圍內(nèi)容也越來越廣泛，為了更好更全面地向利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，必定要求檔案館豐富館藏并且向著多元化方向發(fā)展，使得檔案內(nèi)容更加綜合性。利用者可以借助網(wǎng)絡查詢，可以按照檔案信息的主題詞進行查詢利用，也可以通過地點、人物、時間等多個檢索類別進行查詢利用。

（二）檔案管理向科學化、現(xiàn)代化方向發(fā)展

隨著檔案館藏內(nèi)容和數(shù)量逐漸增多以及利用者對快速便捷、準確無誤查閱檔案需求的日益迫切，利用當代先進的方法管理檔案和科學技術(shù)理論，以促進提高檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化水平，使檔案管理達到最優(yōu)化的效果，一定將會成為未來檔案開發(fā)利用的一個重要趨勢。用戶可以通過數(shù)據(jù)交換、電子郵件、數(shù)據(jù)庫查詢等多種方式獲取檔案信息。

（三）檔案利用向電子化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展

隨著計算機技術(shù)和信息通訊網(wǎng)絡技術(shù)的普及以及電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案信息的開發(fā)利用一定會發(fā)生根本性的變革。檔案的開發(fā)利用將會慢慢向著網(wǎng)絡化、電子化的方向發(fā)展。與此同時，多種多樣的檔案信息可以通過計算機網(wǎng)絡進行有效傳播，利用者不用出門就坐在家里或者辦公室內(nèi)，就可以借助計算機網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的異地檢索和查詢，并且能夠依據(jù)自己的實際需要，自由地查找信息、閱覽資料、下載所需要的文件檔案信息，這就是所有檔案用戶都期望得到的滿意服務，打破了以往的時間、地點以及國別的界限。

五、結(jié)語

綜上所述，不難看出當代檔案開發(fā)利用工作的重要性，尤其是對建筑裝飾行業(yè)影響深遠。必須善于利用檔案信息資源，創(chuàng)新管理檔案工作，將對檔案的開發(fā)與利用作為一個重要的戰(zhàn)略任務提上日程，給予充分重視，加快建立起科學的完整的檔案系統(tǒng)，從而在為建筑裝修行業(yè)謀求巨大經(jīng)濟利益的同時也能獲得更多的社會經(jīng)濟效益?？傊?，開發(fā)和利用檔案信息資源，是檔案部門生存與發(fā)展的需要，也是建筑裝修行業(yè)蓬勃發(fā)展的智力支持。

[1]肖飛.企業(yè)檔案的開發(fā)與利用[J].機械工業(yè)出版社,2013.12.

[2]黃曉賓.淺談如何做好檔案的開發(fā)利用工作[J].檔案管理技術(shù),2014.2.

[3]彭榮.剖析建筑裝修行業(yè)的發(fā)展特點 [J].建筑發(fā)展,2014.3.