數(shù)字化檔案利用的拓展與創(chuàng)新

文/廣東電網(wǎng)公司惠州供電局 盧麗云

隨著信息時(shí)代的到來，信息科學(xué)技術(shù)以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展為主要特征，徹底打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性，也在一定程度上改變了原有的紙質(zhì)檔案的搜集和整理方式，體現(xiàn)了科學(xué)性和很大的優(yōu)越性，促進(jìn)檔案管理由原來的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案利用階段。

一、數(shù)字化檔案利用工作的特征

（一）準(zhǔn)確快捷，全面查找

縱觀傳統(tǒng)檔案的管理工作，主要是依靠檔案管理人員的大腦來記憶很多檔案信息，在查找和利用的時(shí)候使用的是人工檢索的方式，效率不高，而且受到人為因素的影響比較大，已經(jīng)不能很好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，成為新時(shí)期檔案管理工作的阻礙。伴隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化的應(yīng)用產(chǎn)生了電子檢索工具，數(shù)字化檔案利用工作能夠充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高密度的存儲，而且能夠快速的運(yùn)轉(zhuǎn)，使得傳統(tǒng)檔案管理的缺陷得到了很好的彌補(bǔ)，優(yōu)勢比較明顯。

（二）減少損害，資源共享

傳統(tǒng)的的檔案管理方式可能導(dǎo)致一些檔案原件受到一定的損害，因?yàn)槭止ふ{(diào)用非常容易破壞檔案的原件，降低了檔案的利用價(jià)值。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，就能把珍貴的檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中，形成數(shù)字化的多媒體文件，采用計(jì)算機(jī)讀取信息能夠進(jìn)一步提高檔案的利用效率，還能對原件的保存非常有利。

（三）提高利用，優(yōu)化館藏

檔案信息數(shù)字化主要是建立在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，采用信息技術(shù)把獨(dú)立的檔案管理實(shí)體結(jié)合在一起，整理納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案信息進(jìn)行組織和加工，轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)檔案，形成相應(yīng)的現(xiàn)代化的檔案管理體系。檔案信息數(shù)字化明顯的特點(diǎn)就是檔案信息資源的原始性和共享性，能夠更好的體現(xiàn)檔案工作服務(wù)社會的特點(diǎn)，逐步引起社會各界對于檔案管理的重視，促使檔案管理更加科學(xué)，節(jié)省了檔案館的庫房，讓檔案利用與館藏形成良性循環(huán)系統(tǒng)。這樣就進(jìn)一步擴(kuò)展了信息存儲和利用的空間，使得檔案管理工作進(jìn)入一個良性的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，為檔案管理現(xiàn)代化打基礎(chǔ)。當(dāng)檔案信息通過計(jì)算機(jī)形成數(shù)字化檔案之后，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就開始跟國際互聯(lián)網(wǎng)連接，促進(jìn)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)全球共享，規(guī)范了檔案信息資源管理行為。

（四）快速統(tǒng)計(jì)，自動分析

在檔案管理工作中，一個重要的環(huán)節(jié)就是檔案的統(tǒng)計(jì)與分析工作，人工操作統(tǒng)計(jì)的臺賬非常繁瑣，而且耗費(fèi)時(shí)間，特別容易出現(xiàn)誤差。伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，軟件開發(fā)力度的增加，出現(xiàn)了一些功能比較齊全的報(bào)表系統(tǒng)和報(bào)表軟件，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中合理的運(yùn)用這些軟件的功能，就能夠快速的統(tǒng)計(jì)和分析相關(guān)數(shù)據(jù)和用戶，對相關(guān)的類目進(jìn)行自動化的分析，產(chǎn)生報(bào)表，讓檔案管理工作人員從傳統(tǒng)繁瑣的人工統(tǒng)計(jì)中解脫出來，不斷的提高檔案工作效率。

二、目前數(shù)字化檔案利用存在的問題

（一）檔案工作者的信息化水平問題

檔案數(shù)字化拓展與創(chuàng)新工作，終究是需要人員來進(jìn)行完成的，假如沒有一支素質(zhì)高，業(yè)務(wù)比較熟練的檔案工作者隊(duì)伍，就很難推動檔案工作的數(shù)字化管理建設(shè)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，數(shù)字化管理跟傳統(tǒng)的管理方式對于人員的要求有所不同，要求檔案管理人員要具備相應(yīng)的數(shù)字化知識，能夠很好的運(yùn)用工具進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集和整理。但是，縱觀當(dāng)前檔案管理可以看出，檔案管理人員的信息化水平不高，加上管理人員具有一定的流動性，在這個崗位上缺少專業(yè)性比較強(qiáng)的人員。還有一些單位對于檔案管理人員的技能要求不是特別高，而且單一型的人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)，也不能滿足檔案信息化發(fā)展的需求，這成為數(shù)字化檔案利用的阻礙。

（二）檔案文件管理的規(guī)范化問題

統(tǒng)一數(shù)據(jù)的格式以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行數(shù)字化檔案歸檔和建立數(shù)據(jù)庫的重要基礎(chǔ)，也是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享的重要前提。就當(dāng)前情況來看，由于缺少相對完善的檔案管理制度，就顯得檔案管理秩序有些混亂。在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，一些制度沒有發(fā)生應(yīng)有的作用，缺少相對統(tǒng)一的項(xiàng)目格式，導(dǎo)致檔案整理的規(guī)范性不強(qiáng)。

（三）數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理問題

檔案管理要建立新型服務(wù)管理，隨著信息化的發(fā)展，給傳統(tǒng)的檔案管理帶了一系列挑戰(zhàn)，檔案管理要走一條網(wǎng)絡(luò)管理之路，實(shí)施檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理，但是，在建設(shè)檔案管理發(fā)展的過程中，檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的力度有待增強(qiáng)，管理人員的創(chuàng)新意識也急需提高，檔案信息共享的力度不大。

（四）數(shù)字化檔案安全運(yùn)行問題

對于數(shù)字化檔案安全運(yùn)行問題來說，主要包含了計(jì)算機(jī)的物理組成部分以及信息安全和功能的安全等。在部分?jǐn)?shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，會出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)、辦公網(wǎng)以及一般性網(wǎng)絡(luò)邊界不清晰的狀況。有的管理服務(wù)器在登錄的時(shí)候具體的權(quán)限沒有具體到個人，因此網(wǎng)絡(luò)的邊界出現(xiàn)了模糊問題。就會導(dǎo)致數(shù)字化檔案安全運(yùn)行問題，加上網(wǎng)絡(luò)病毒防護(hù)措施不到位，可能出現(xiàn)惡意攻擊和病毒，不能對部分重要資源進(jìn)行有效的保護(hù)，給數(shù)字化檔案利用帶來了挑戰(zhàn)。

三、數(shù)字化檔案利用的拓展與創(chuàng)新

（一）更新觀念，提高檔案工作者的素質(zhì)

數(shù)字化檔案利用的拓展與創(chuàng)新需要大量的信息處理人員、信息分析人員以及信息研究人員，還需要專業(yè)的數(shù)據(jù)庫更新人員、計(jì)算機(jī)設(shè)施的維護(hù)人員等等。這就對數(shù)字化檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。我們要不斷更新觀念，加大檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持“走出去，引進(jìn)來”的重要原則，積極鼓勵優(yōu)秀人才的加盟，培養(yǎng)和留住優(yōu)秀人才。工作人員需要具備基本的檔案管理知識，還要具備應(yīng)用信息技術(shù)的知識，這樣才能在數(shù)字化檔案信息開發(fā)與利用效果最大化。加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，還要工作人員重視那些檔案保密性比較強(qiáng)的工作。比如，要求工作人員對于那些絕密的文件在進(jìn)行數(shù)字化錄入之后，原件要用單獨(dú)的盒子分裝進(jìn)行保存。與此同時(shí)，建立檔案的文件密級數(shù)字化編制目錄或者相應(yīng)的卡片，建立文件統(tǒng)計(jì)的數(shù)字化臺賬等等。

（二）統(tǒng)一格式，規(guī)范電子文件的管理

在數(shù)字化檔案信息開發(fā)和利用的過程中，需要建立檔案數(shù)據(jù)庫，這是進(jìn)行數(shù)字化檔案信息開發(fā)與利用的核心工作。檔案的數(shù)據(jù)與信息要規(guī)范、要標(biāo)準(zhǔn)，只有規(guī)范化才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。要實(shí)施相對統(tǒng)一的項(xiàng)目格式，本著統(tǒng)一錄用的原則，規(guī)范數(shù)字化檔案信息的模式以及工作的程序，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)原有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。檢索工具越先進(jìn)，就越能節(jié)省檢索時(shí)間，檔案的利用價(jià)值就能越高。所以，要運(yùn)用先進(jìn)的檢索工具，建立相應(yīng)的檔案收藏目錄，主要是根據(jù)具體狀況，把內(nèi)部的一些影像資料、文字資料進(jìn)行分類，并編排目錄索引，并對檔案進(jìn)行編號，建立搜索關(guān)鍵詞，之后把這些信息輸送到計(jì)算機(jī)內(nèi)部，這樣在需要查找資料的時(shí)候可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息檢索。

（三）連接網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會化

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，全球信息化時(shí)代已經(jīng)全面到來，原有的檔案管理模式受到很大的挑戰(zhàn)，數(shù)字化檔案利用勢在必行，所以，在信息化視角下要不斷加大數(shù)字化檔案信息的開發(fā)和利用力度。建立相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站，把檔案的網(wǎng)站鏈接發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)中或者公共信息網(wǎng)中，這樣就能讓檔案部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，還能進(jìn)一步拓展檔案利用的范圍，把原來的封閉服務(wù)轉(zhuǎn)向開放性的服務(wù)，把原來的限定服務(wù)轉(zhuǎn)向?yàn)槿鐣?wù)，為廣大民眾服務(wù)，這是數(shù)字化檔案利用的拓展和創(chuàng)新。

（四）制定系統(tǒng)安全保護(hù)制度，確保網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行

由于數(shù)字化檔案利用與拓展的特殊性，要把檔案信息的安全擺到重要的位置。要通過檔案管理人員和全體使用人員的一起努力，盡可能的減少影響數(shù)字化檔案安全行為的產(chǎn)生，把系統(tǒng)中的安全隱患降低到最低。還要制定系統(tǒng)安全保護(hù)制度，把數(shù)字化檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，建立檔案防病毒系統(tǒng)，防病毒具有被動意義，主要是預(yù)防和防范，沒有病毒時(shí)做好預(yù)防工作，病毒到來時(shí)則被動防范。而建立漏洞檢測系統(tǒng)主要是采用專業(yè)工具對檔案系統(tǒng)進(jìn)行漏洞檢測，及時(shí)安裝補(bǔ)丁程序。可以根據(jù)檔案開發(fā)實(shí)際，建立防火墻技術(shù)，防火墻技術(shù)主要是設(shè)置在不同網(wǎng)絡(luò)之間的部件的組合，屬于不同網(wǎng)絡(luò)或者網(wǎng)絡(luò)安全域之間信息的唯一的出入口，根據(jù)不同的網(wǎng)絡(luò)主體和安全政策控制出入網(wǎng)絡(luò)的信息流，提高抗擊攻擊的能力，保證數(shù)字化檔案的安全性。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化檔案利用工作是不斷順應(yīng)社會發(fā)展潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要舉措。面對數(shù)字時(shí)代帶來的沖擊，我們要積極探索，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，讓檔案工作能夠順應(yīng)社會發(fā)展的要求，最大化的為社會公眾服務(wù)。

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