關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的幾點(diǎn)思考

文/南京理工大學(xué)設(shè)計(jì)藝術(shù)與傳媒學(xué)院 郭紹鑒

高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)下的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，在學(xué)院管理中發(fā)揮著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、服務(wù)師生的作用，是學(xué)院各項(xiàng)工作有效開展的中樞。辦公室工作水平的高低對(duì)學(xué)院整體事業(yè)的推進(jìn)有直接影響。在十八屆三中全會(huì)做出“完善學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)”的決定下，如何正確認(rèn)識(shí)二級(jí)學(xué)院辦公室中存在的各種問題，不斷提升工作水平，是每個(gè)工作人員必須認(rèn)真思考的課題。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作存在的主要問題

（一）角色定位模糊，工作缺乏創(chuàng)新性和主動(dòng)性

辦公室工作涉及的范圍廣、內(nèi)容雜，工作人員往往花費(fèi)了大量精力去處理各種事務(wù)，卻得不到應(yīng)有的認(rèn)可，學(xué)校也沒有相應(yīng)的激勵(lì)和晉升措施。在外界錯(cuò)誤的思維定勢(shì)下，工作人員也會(huì)不知不覺將自己定位為學(xué)院的“管家”、領(lǐng)導(dǎo)與師生間的“傳話筒”。這種錯(cuò)誤的職業(yè)定位，很容易引起職業(yè)倦怠，導(dǎo)致辦公室工作人員缺乏創(chuàng)新性和主動(dòng)性，影響工作效率和水平。

（二）業(yè)務(wù)能力欠缺，工作上捉襟見肘

長(zhǎng)久以來，辦公室工作一直被認(rèn)為是跑腿打雜的。工作人員進(jìn)入門檻較低，年齡與學(xué)歷層次參差不齊，相關(guān)的培訓(xùn)很少，這與高速發(fā)展的信息時(shí)代和瞬息萬變的教育改革完全背道而馳。毛澤東曾講過：“三天不學(xué)習(xí)，趕不上劉少奇”。然而在實(shí)際工作中，辦公室工作人員卻不思進(jìn)取，或求知無門，或無暇他顧，業(yè)務(wù)能力欠缺的問題越來越明顯。工作上的捉襟見肘不僅給自己和師生帶來不便，更影響了學(xué)院對(duì)外形象和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、改進(jìn)和提升辦公室工作水平的策略

（一）辦公室工作人員應(yīng)找準(zhǔn)角色定位，牢固樹立三個(gè)意識(shí)

一是要牢固樹立大局意識(shí)。努力站在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的角度，圍繞學(xué)院年度工作任務(wù)，加強(qiáng)與學(xué)院師生和學(xué)校相關(guān)部門的溝通，及時(shí)搜集整理意見，探索改進(jìn)方法，總結(jié)提出有針對(duì)性的、全局性的和前瞻性的思路，力求服務(wù)在領(lǐng)導(dǎo)謀劃之前，工作在領(lǐng)導(dǎo)決策之前。

二是要牢固樹立奉獻(xiàn)意識(shí)。為師生和領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)是辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。在辦公室工作，往往比其他人要更清苦、付出要更多，這要求辦公室工作人員樹立牢固的奉獻(xiàn)意識(shí)，努力提升教師職業(yè)道德修養(yǎng)，躬身自省，在實(shí)際工作中做到不抱怨、不懈怠，細(xì)致深入、嚴(yán)于律己，自覺為學(xué)院師生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升工作幸福感。

三是要牢固樹立學(xué)習(xí)意識(shí)。學(xué)院辦公室工作具有綜合性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，這要求工作人員必須牢固樹立學(xué)習(xí)意識(shí)，做到既“博”且“?！??！安币蠊ぷ魅藛T不僅要掌握與教育相關(guān)的法律、法規(guī)，還要了解院校兩級(jí)的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、教學(xué)科研概況等，對(duì)管理、文秘、財(cái)會(huì)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)、社交禮儀等專業(yè)性的知識(shí)也要有所涉獵。“?！币筠k公室工作人員盯準(zhǔn)自己的崗位職責(zé)，及時(shí)關(guān)注工作領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)，注意分析、思考工作中遇到的各類難題，積極請(qǐng)教前輩，努力鉆業(yè)務(wù)領(lǐng)域的“牛角尖”。只有不斷優(yōu)化知識(shí)和技能結(jié)構(gòu)，努力做到“一專多能”，由專業(yè)性人才逐步向綜合性人才轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新時(shí)代對(duì)辦公室工作人員的高要求。

（二）提高對(duì)辦公室工作的重視程度

改進(jìn)辦公室工作效率，提升辦公室工作水平，除了辦公室工作人員要努力強(qiáng)化自身能力和個(gè)人修養(yǎng)外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也必須提高對(duì)辦公室工作的重視程度。這主要可以從兩方面著手：一是組織參加相關(guān)培訓(xùn)，二是完善相關(guān)的激勵(lì)與晉升機(jī)制。

培訓(xùn)對(duì)于工作人員快速有效地掌握新技能，提升個(gè)人素質(zhì)和工作水平有重要作用。根據(jù)有關(guān)調(diào)查問卷顯示，目前國(guó)內(nèi)很多高校對(duì)組織辦公室工作人員參加培訓(xùn)不重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有必要將組織辦公室工作人員參加培訓(xùn)制度化、經(jīng)?；?；同時(shí)要深入調(diào)研，按照“缺什么，補(bǔ)什么，需要什么，培訓(xùn)什么”的原則，采取多種有效形式，提高工作人員的高等教育管理、公文寫作、協(xié)調(diào)溝通等能力，切忌填鴨式的灌輸或走過場(chǎng)。

激勵(lì)措施不足、晉升途徑單一是影響工作水平的重要原因之一。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過事前的設(shè)計(jì)、事中的實(shí)施和事后的反饋，根據(jù)每個(gè)崗位的職責(zé)、性質(zhì)、業(yè)務(wù)量，制定一套科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)體系，針對(duì)每年的考核結(jié)果，加大對(duì)優(yōu)秀人員的獎(jiǎng)勵(lì)力度，重視對(duì)考核結(jié)果不理想的人員的關(guān)懷和幫助，激發(fā)他們的工作熱情。而學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也需要改變傳統(tǒng)的身份管理意識(shí)，更加重視崗位管理，制定合理的、多種形式的晉升政策，引導(dǎo)工作人員建立良好的預(yù)期和職業(yè)生涯規(guī)劃，提高職業(yè)認(rèn)同感，實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室工作的高效、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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