淺談高校圖書檔案管理及信息化

李婷

[摘 要]隨著信息時代的進步，各大高校的圖書檔案管理也進行了改革，利用信息技術(shù)對圖書檔案進行管理，解決了圖書檔案管理中存在的問題，提高管理效率。本文就現(xiàn)在高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題為中心開展了詳細的研究調(diào)查，分析信息化管理的內(nèi)容和存在的問題，以及高校進行信息化管理建設(shè)的具體措施，使檔案管理更加方便簡單。

[關(guān)鍵詞]高校圖書檔案；圖書管理；信息化發(fā)展

一、高校圖書檔案管理存在的問題

1.認(rèn)識不足，重視不夠

長期以來很大一部分圖書檔案管理人員對檔案的管理工作認(rèn)識不到位，存在一些誤區(qū)，很多人就認(rèn)為檔案管理就是一種記錄、抄寫、保存的工作，其實不然，圖書檔案管理是一個很重要的工作，不僅能給單位創(chuàng)造效益，還可以提高單位的工作效率，查找起來更快更準(zhǔn)確，縮減時間成本。要做好檔案管理工作至少要保證不丟失、不泄露，保證學(xué)校的檔案管理工作的正常的進行，提升學(xué)校的辦學(xué)水平和升學(xué)質(zhì)量。

2.遺留問題多，整理任務(wù)重

部分學(xué)校是民辦學(xué)?；蛘呤呛蠼ǔ珊喜⒌膶W(xué)校，主要精力并沒有落實到檔案的管理工作上，而是集中在學(xué)校的招生、教學(xué)和學(xué)生的就業(yè)工作上，因此造成學(xué)校檔案資料收集的不及時、不準(zhǔn)確，可能給學(xué)生給學(xué)校都造成很大的損失。若是之前落下的工作比較雜亂繁重，那么后續(xù)的整理工作的量就會增加很多，因此，學(xué)校有關(guān)管理人員應(yīng)該多關(guān)注這個問題，及時對檔案進行整理和保存，保證學(xué)校日常工作的正常進行。

3.人員能力不足，管理水平不高

管理人員可能對檔案管理工作不熟悉，或者不具備檔案管理人員所需要的素質(zhì)，對檔案工作投人的精力不足，對檔案的整理保存意識薄弱。除此之外，還存在檔案不能按時移交，質(zhì)量不達標(biāo)，一些檔案要求的格式不對、內(nèi)容不全。這些都可能影響檔案管理的水平。

4.檔案管理設(shè)施配置低，規(guī)范化難到達

學(xué)?？赡苡捎谝恍┰驔]有對檔案管理工作的設(shè)備進行更新升級，導(dǎo)致設(shè)施配置過于落后，沒有辦法對學(xué)校的檔案管理工作進行很好的整理。一些學(xué)校的檔案管理室相對較小，紙質(zhì)化的檔案的保存就更加成問題，若是噴防沖劑則對人的身體有影響，不噴，那么就有可能檔案被蟲子破壞。隨著檔案的日益增多，狹小的、設(shè)備落后的檔案存儲室已經(jīng)不能滿足學(xué)校的檔案管理工作了，因此，對設(shè)備的升級管理是解決檔案管理問題的重要的一環(huán)，從而保障學(xué)校檔案管理的正常進行。

二、信息化管理的研究分析

1.圖書檔案管理信息化的內(nèi)容：讀書檔案管理的信息化是一種新時代的管理方式，利用計算機網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進行分析處理，并且將其存儲在獨立的網(wǎng)絡(luò)中心里。通過網(wǎng)絡(luò)辦公，使用一體化的設(shè)備軟件對數(shù)據(jù)進行管理，實現(xiàn)電子文檔管理一體化。圖書管理系統(tǒng)通過公眾平臺，利用公開的檔案信息，實現(xiàn)全面的圖書檔案管理的信息化。

2.圖書檔案管理信息化的必要性：圖書檔案管理信息化將全面改變傳統(tǒng)管理模式中存在的空間問題，改變以往大量數(shù)據(jù)堆積在存儲室里的現(xiàn)象，不僅方便管理，更加方便查找，和調(diào)用，提高檔案管理工作的效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益；檔案管理利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息資源信息量的最大化和信息資源的共享等特性，滿足人們對于資源的需求與共享的問題，支持圖書檔案管理信息化。可靠的信息化管理不僅有利于節(jié)約時間、節(jié)省空間，更加有利于對于歷史資料的保存，提高檔案管理工作效率，使信息發(fā)揮最大的效益。

三、加強信息化管理的措施

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：基礎(chǔ)設(shè)施的完善是進行檔案信息化管理的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化的檔案管理的需求，對其所需要的硬件進行改進和升級管理，包括：計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、存儲設(shè)備、掃描儀等設(shè)備。除此之外還有準(zhǔn)備一個可以滿足檔案信息化管理并且能很好應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)主要構(gòu)架。只有基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量提升上去了，才有可能更好的發(fā)展檔案管理信息化，提升管理效率。

2.培養(yǎng)信息化的檔案管理人員：積極更新和改善檔案管理設(shè)施配置是實現(xiàn)檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員的素質(zhì)基礎(chǔ)也是極高的。因此，相關(guān)管理人員必須提高自己的工作素質(zhì)，以便適應(yīng)檔案管理工作的高科技性。檔案管理人員必須熟知系統(tǒng)分析與設(shè)計、數(shù)據(jù)管理以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理，這也才能對網(wǎng)絡(luò)信息有效利用，又可以對信息資源進行共享和再教育。提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)也是進行檔案管理工作信息化的重要措施，借以提高檔案管理工作效率，促進學(xué)校的發(fā)展。

3.加強檔案保密工作：檔案管理的服務(wù)特性決定了其保密措施的重要性。因此檔案管理人員應(yīng)該注重保密意識，認(rèn)真記錄管理檔案，確定檔案袋保密程度和開放范圍，嚴(yán)格進行管理。檔案的共享和安全一直是一對矛盾的存在，在現(xiàn)代社會中，更應(yīng)該樹立良好的安全意識，對網(wǎng)絡(luò)安全引起重視，做好電子文件的安全防護工作，以便維護電子檔案的安全問題。

4.加大檔案信息整合的力度：檔案資源建設(shè)是檔案工作中發(fā)揮自身優(yōu)勢實現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)。換句話來說，檔案管理不僅能反映社會發(fā)展的歷史，還可以映射社會生活的點滴，檔案資源的有效配置，才能更加優(yōu)化社會資源，實現(xiàn)真正意義上的資源共享。整合檔案信息不僅包括對檔案記錄的整理，還包括其內(nèi)在的相關(guān)工作，最終達到為社會提供一個資源共享、相互協(xié)作的平臺，實現(xiàn)檔案管理信息化的作用。

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