論檔案管理工作的信息化

關(guān)秀霞

[摘 要]淺談醫(yī)學(xué)會是如何進(jìn)行檔案管理信息化工作的。本文論述的是如何做好檔案管理工作的信息化、檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和過硬的計(jì)算機(jī)操作及檔案管理工作信息化的安全性。

[關(guān)鍵詞]學(xué)會；檔案管理；信息化

檔案信息化是檔案的基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，檔案的信息化就是將傳統(tǒng)的手工管理逐步由計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息時(shí)代不僅對經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，而且對檔案工作也提出了新的更高的要求，對檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和過硬的技術(shù)也提出了更高的要求。

一、檔案管理工作信息化的重要性

當(dāng)前我們生活在知識或者說信息時(shí)代，所以信息化是相當(dāng)重要的。顯而易見，檔案工作的信息化也是非常重要的，檔案是保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等的原始記錄，代表著歷史。一個(gè)信息化的時(shí)代所產(chǎn)生的信息量是使無前例的，是以前無法比擬的，所以檔案的工作量非常大，但是有了信息化建設(shè)，就可以通過網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)準(zhǔn)確地查到所需要的文件、資料、原始記錄等。

二、檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理信息化的保障

在信息化時(shí)代，檔案管理的信息化是非常重要的。提高檔案人員對檔案管理的現(xiàn)代化意識、計(jì)算機(jī)意識及計(jì)算機(jī)管理檔案的意識就是首要問題，只有這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源，檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行，人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。所以一定要對檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，檔案人員的素質(zhì)、檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)操作如何直接決定著檔案管理信息化的質(zhì)量。

三、更好的實(shí)現(xiàn)單位檔案管理工作的信息化

要想搞好檔案管理的信息化，首先必須有一套專用的檔案軟件，并且單位的局域網(wǎng)一定要完善，其次，技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的命脈，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話，那么首先就要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，然后要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合慣通。

四、怎樣做好檔案管理工作信息化的安全保障工作

檔案不同于其它的信息資源，翻閱查看必須要嚴(yán)格審查。一定要建立嚴(yán)格的制度，檔案人員要定期進(jìn)行安全知識培訓(xùn)，使檔案人員從思想上意識到檔案安全工作的重要，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。對涉密的檔案一定要用單獨(dú)的辦公軟件，以防外部入侵。定期檢修檔案軟件，使檔案管理工作邁向信化更安全、更可靠。創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。

（一）配備管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)覆蓋

要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

（二）建立規(guī)范的管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)過程中，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。

（三）建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

信息時(shí)代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)。

五、實(shí)施立卷歸檔原則與檔案工作規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。

六、提高案卷質(zhì)量與推進(jìn)檔案工作規(guī)范化

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

七、結(jié)語

檔案信息化管理是一項(xiàng)長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合，有過硬的硬件設(shè)施和過硬的軟件，只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案工作由人工動手整理向人工計(jì)算機(jī)操作的方式轉(zhuǎn)變，只有深刻認(rèn)識到加快實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要性，才能使檔案信息化工作得到更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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