淺談加強(qiáng)道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的幾個(gè)問題

劉麗梅

隨著經(jīng)濟(jì)體制和道路運(yùn)輸管理體制改革的不斷深入，國(guó)有專業(yè)運(yùn)輸企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方式已由獨(dú)家經(jīng)營(yíng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制；國(guó)營(yíng)、集體、個(gè)體等多種運(yùn)輸經(jīng)濟(jì)成份如雨后春筍蓬勃發(fā)展。這種歷史性的偉大變革，使原來的國(guó)有專業(yè)運(yùn)輸企業(yè)檔案已失去了指導(dǎo)行業(yè)管理的作用。因此，如何加強(qiáng)道路運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理已經(jīng)成為行管工作的重要內(nèi)容，只有加強(qiáng)檔案管理，才能更好地發(fā)揮各級(jí)交通運(yùn)管部門對(duì)全行業(yè)的監(jiān)督、調(diào)控、協(xié)調(diào)、服務(wù)的職能。本文擬從本行業(yè)的特點(diǎn)出發(fā)，淺談一下道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理所涉及的一些問題和不成熟的看法：

一、道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理的作用

道路運(yùn)輸由企業(yè)管理向行業(yè)管理職能轉(zhuǎn)變以后，原來的企業(yè)檔案管理內(nèi)容，已從質(zhì)的方面發(fā)生了變化，即由管一個(gè)企業(yè)到管理全行業(yè)。而全行業(yè)的管理，既要貫徹落實(shí)好黨和國(guó)家的方針政策，又要運(yùn)用行政的、經(jīng)濟(jì)的、法律的手段來實(shí)施行業(yè)管理，涉及人、車、路、站、場(chǎng)及運(yùn)輸服務(wù)管理。而道路運(yùn)輸行業(yè)不同于一般行業(yè)，同人民生命財(cái)產(chǎn)密切相關(guān)。特別是行車安全，直接關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全，而從業(yè)人員素質(zhì)的高低，車輛技術(shù)狀況的好壞，修理質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響企業(yè)效益和社會(huì)效益。因此，建立和健全道路運(yùn)輸行業(yè)檔案，是道路運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的客觀需要。其作用可概括如下幾個(gè)方面：

1、建立文書檔案，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理賴以咨詢的重要信息，對(duì)于機(jī)關(guān)實(shí)行科學(xué)決策和管理有著重要的參考和評(píng)據(jù)作用。

2、建立文明單位檔案，是為了真實(shí)的記載和反映創(chuàng)建工作情況的原始材料，為創(chuàng)建工作提供可靠的考核依據(jù)。

3、建立車輛技術(shù)檔案，為車輛的發(fā)展、造型、更新、報(bào)廢提供可靠的依據(jù)。

4、建立車輛維修檔案，可以正確貫徹車輛適情修理的方針，節(jié)約原材料和修理費(fèi)用。

5、建立站場(chǎng)建設(shè)檔案，為規(guī)劃本市的站場(chǎng)建設(shè)藍(lán)圖、制定本部門中長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃提供可靠的依據(jù)。

6、建立專業(yè)技術(shù)人員檔案，可以掌握從業(yè)人員的文化素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)，行業(yè)素質(zhì)。

7、建立維修企業(yè)檔案，為掌握全市的維修能力，搞好宏觀調(diào)控，避免盲目建廠，重復(fù)建廠和審批企業(yè)提供科學(xué)的依據(jù)。

8、建立行業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案，可以為各級(jí)政府提供準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

有此可見，建立和完善道路運(yùn)輸行業(yè)檔案勢(shì)在必行。

二、道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

全市運(yùn)管系統(tǒng)建立統(tǒng)一的檔案管理制度以后，要求各市縣運(yùn)管部門都要建立檔案室。目前看，從上到下基本形成了網(wǎng)絡(luò)，人員也都有了具體分工，對(duì)檔案的內(nèi)容和各種規(guī)章制度都作了比較明確的規(guī)定。但根據(jù)《檔案法》的要求和道路運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展的需要，我們感到還存在一些急待解決的問題：

1、檔案規(guī)范化管理程度不夠，上下對(duì)應(yīng)性不強(qiáng)。市運(yùn)管處管理工作比較好，但基層的檔案管理工作，在基礎(chǔ)建設(shè)和組織程序上沒有具體落實(shí)。

2、管理人員水平欠佳，專職人員較少。全區(qū)有檔案專業(yè)職稱的人員太少，基層檔案管理人員多為兼職，且缺乏專業(yè)知識(shí)，有時(shí)其他工作忙，就忽略了檔案管理工作。

3、資金短缺，檔案室建設(shè)達(dá)不到規(guī)定的要求。主要原因是上級(jí)沒有專門款項(xiàng)，因此，檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往排不上號(hào)。

4、檔案的內(nèi)容不全、不準(zhǔn)。例如車輛技術(shù)檔案，由于老舊破車流入市場(chǎng)，從交警建檔落戶開始，廠牌型號(hào)就不準(zhǔn)，有些車輛出廠日期則無從考核。特別是放開搞活運(yùn)輸市場(chǎng)之后，個(gè)體車運(yùn)力和運(yùn)量不好考核、行駛里程和燃料消耗也無從考核、修理次數(shù)、時(shí)間也不好計(jì)算，因此，給全方位、全過程管理工作帶來很大的困難。

5、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案工作發(fā)展不平衡。如市運(yùn)管處十分重視檔案工作，配備了專業(yè)檔案工作人員，管理制度比較健全，檔案管理已晉升省一級(jí)檔案室。但從整個(gè)行業(yè)來看，特別是有些市縣運(yùn)管站和運(yùn)輸企業(yè)對(duì)此項(xiàng)工作重視程度還不夠，沒有把檔案管理工作納入重要日程。因此，制約了檔案工作的開展。

三、道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)

道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容是比較廣泛的，但主要包括以下內(nèi)容：

（一）行管業(yè)務(wù)方面的內(nèi)容

室藏檔案的內(nèi)容應(yīng)包括綜合、科技、文書、組織、人事、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、客貨運(yùn)輸、汽車維修、車輛管理等文字材料。另外，還有其它專業(yè)檔案及有價(jià)值的資料、文件匯編、工具書、大型圖冊(cè)等。

（二）精神文明建設(shè)方面的內(nèi)容

經(jīng)過十多年的創(chuàng)建工作，全區(qū)運(yùn)管系統(tǒng)的文明單位建設(shè)都在提檔升級(jí)，處機(jī)關(guān)是省級(jí)文明單位標(biāo)兵，各市縣運(yùn)管站都已進(jìn)入地級(jí)、廳級(jí)文明單位行列。因此，在創(chuàng)建文明單位的過程中，必然形成文明單位建設(shè)檔案，包括文字檔案、聲像檔案、圖片檔案以及各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等。

（三）行業(yè)檔案的特點(diǎn)

道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作，有著同其他行業(yè)不同的幾個(gè)特點(diǎn)：

1、專業(yè)性強(qiáng)。特別是車輛檔案，其內(nèi)容較多，包括：車輛簡(jiǎn)歷、車輛變動(dòng)記錄、駕吮員調(diào)換記錄、車輛改裝記錄、交通技術(shù)責(zé)任事故記錄、技術(shù)檢驗(yàn)記錄、行駛里程記錄等，都需記錄清楚。

2、涉及面廣?？偟恼f有車輛檔案、有從業(yè)人員檔案、有管理人員檔案、還有站場(chǎng)建設(shè)檔案、有道路運(yùn)輸統(tǒng)計(jì)數(shù)字檔案，有修理企業(yè)檔案，而且一二三級(jí)企業(yè)檔案內(nèi)容又有所不同；另外，還有運(yùn)輸代理業(yè)、運(yùn)輸中介服務(wù)組織等都需要建立檔案。

3、變化性大。需要隨時(shí)記錄、填充、建檔。

四、搞好道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的措施

道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作具有自己的特性，但就其工作的內(nèi)容、工作規(guī)律、工作方法和工作任務(wù)，與其它行業(yè)的檔案管理工作，也是大同小異。因此，要搞好道路運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)采取以下幾條措施：

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，擺上位置。在全行業(yè)廣泛宣傳貫徹《檔案法》，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)行業(yè)檔案管理工作的重要作用，把檔案管理工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和主管業(yè)務(wù)部門的工作規(guī)則，并將其工作職責(zé)范圍落到實(shí)處，保證檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。

二是完善檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。主要是根據(jù)《檔案法》的要求和檔案管理工作的實(shí)際，建立健全檔案管理工作制度，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理。檔案管理工作規(guī)范的內(nèi)容主要包括（1）立卷歸檔規(guī)范（2）檔案管理規(guī)范（3）數(shù)字統(tǒng)計(jì)規(guī)范（4）檔案保管和借閱制度（5）檔案的保管和銷毀制度（6）檔案的接交制度等等，并將其裝訂成冊(cè)，發(fā)至各基層單位貫徹執(zhí)行。

三是建立全區(qū)運(yùn)管系統(tǒng)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。地區(qū)處機(jī)關(guān)和各基層單位都要設(shè)立專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，形成一級(jí)抓一級(jí)的管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，要抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，這是提高檔案工作人員素質(zhì)，搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。主管部門要把培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員納入工作日程，有針對(duì)性的擬定培訓(xùn)大綱和培訓(xùn)教材，定期和不定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四是籌措資金，加強(qiáng)各級(jí)檔案室的建設(shè)。為了加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，其中包括檔案室的規(guī)模、檔案柜的購(gòu)置、管理圖板的制做以及檔案工作實(shí)行微機(jī)管理等等，都需要一定的資金。因此，全區(qū)要制定一個(gè)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，每年投放一部分資金，爭(zhēng)取在幾年內(nèi)，使全行業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作達(dá)到各級(jí)檔案部門要求的標(biāo)準(zhǔn)。

五是探索檔案信息工作有償服務(wù)的新路子。這項(xiàng)工作需要同上級(jí)有關(guān)部門協(xié)調(diào)，使提供信息、查檔服務(wù)等合理合法收取費(fèi)用，促使檔案工作逐步走向市場(chǎng)，并為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

六是開發(fā)科技檔案，促進(jìn)我區(qū)道路運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展。道路運(yùn)輸行業(yè)隨著新技術(shù)廣泛應(yīng)用，車輛在不斷更新，新設(shè)備、新工藝在不斷得到推廣，因此，要求我們廣泛搜集新的資料、開發(fā)信息資源，更好地為科研成果轉(zhuǎn)化，為科學(xué)決策和發(fā)展運(yùn)輸生產(chǎn)力服務(wù)。

七是根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)建立交通運(yùn)輸檔案信息雜志，定期或不定期地將科技信息和行管信息進(jìn)行交流，通過新聞媒價(jià)和各種形式宣傳檔案管理工作，宣傳各地的經(jīng)驗(yàn)，以此推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

八是以本行業(yè)為主，組建檔案協(xié)會(huì)，定期開展活動(dòng)，并且同省、地同行業(yè)建立起業(yè)務(wù)聯(lián)系，交流經(jīng)濟(jì)、交流信息，不斷提高行業(yè)檔案管理工作水平。

道路運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理工作是一項(xiàng)新生事物，它是伴隨著道路運(yùn)輸改革開放的步伐發(fā)展起來的。到目前為止，還有很多需要探索和加強(qiáng)的地方。我們深信，在行業(yè)主管部門的指導(dǎo)下，只要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理工作一定能創(chuàng)出新路，使其更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為振興道路運(yùn)輸事業(yè)服務(wù)。